Как вести расчет трудозатрат на выполнение работ

Оценка трудозатрат — одна из ключевых KPI в бизнесе. Она позволяет не только повышать трудовую дисциплину сотрудников, но и грамотно планировать расходы и прибыль. Например, рассчитывать, во сколько обойдутся сервисные услуги или типовые задачи. 

В статье разберем, как сделать расчет трудозатрат на выполнение работ, с помощью каких единиц измерения и систем учета.

Что такое трудозатраты

Учет трудозатрат помогает определить, сколько времени потребуется, чтобы выполнить поставленную задачу. Как правило, для этого суммируют трудозатраты персонала, который задействован в определенном бизнес-процессе. 

От чего зависит продуктивность

Продуктивность сотрудника — это сумма нескольких факторов:

• опыт выполнения конкретной работы;
• знания, умения и навыки;
• наличие специализированного ПО и оборудования;
• управленческие способности руководителя команды;
• инструменты для контроля задач.

Важно понимать, что влияние каждого из этих факторов может быть индивидуальным для конкретного предприятия. Величина трудозатрат во многом зависит и от эффективности управления компанией. Своевременное обновление оборудования и ПО, тщательный анализ KPI, обучение персонала и его мотивация — все это позволяет снизить трудозатраты и увеличить прибыль. 

Трудозатраты и трудоемкость — есть ли разница?

Кроме трудозатрат, для оценки продуктивности сотрудников используют трудоемкость. Эти понятия — не синонимы. Оба показателя отталкиваются от времени на выполнение работы. При этом трудоемкость также учитывает специфику производства. 

Например, менеджеру проекта для подготовки отчета нужно 30-40 минут — если на предприятии предусмотрено соответствующее ПО для автоматизации. Вручную на ту же задачу придется потратить не менее двух часов. Следовательно, автоматизация помогает сократить трудоемкость и увеличить производительность.

Трудозатраты показывают, насколько эффективно работают сотрудники, выполняют ли они плановые показатели. Если задачи решаются медленно, компании необходимо оптимизировать бизнес-процессы.

Зачем считать трудозатраты

Учет трудозатрат помогает решить ряд задач:

• повысить дисциплину в компании и мотивировать сотрудников на качественное выполнение работы;
• равномерно распределять ресурсы;
• оптимизировать выполнение SLA;
• правильно выполнить расчет себестоимости услуги с учетом прямых и косвенных издержек;
  
• создать прозрачные нормативы операций по обслуживанию клиентов;
• отслеживать, как различные факторы (дополнительные KPI, перераспределение задач и другие) влияют на производительность бизнеса.

Как провести оценку и посчитать трудозатраты на выполнение работ

Трудозатраты принято делить на две группы:

• плановые — определенный перечень работ по проекту;
• фактические — по выполненным задачам.

Например, на заявку по регламентному обслуживанию оборудования выездной инженер тратит 2 дня по 8 часов. Следовательно, трудозатраты составят 16 часов. Если задачу выполнили 2 сотрудника, показатель трудозатрат будет равен 32 часам.

По факту же трудозатраты редко получается учесть через суммированный учет рабочего времени. У сотрудников может быть разная производительность труда. Один выполняет задачу быстрее, другой — медленнее. Поэтому показатели продуктивности обычно рассчитывают через средние показатели.

При оценке трудозатрат следует учитывать два фактора:

• Во время отдыха часто удается придумать решение проблемы. Задачу не всегда можно решить только во время телефонных переговоров с клиентом или с помощью операций в компьютерной программе. Сотрудник может прерваться на 10-15 минут и за это время придумать, как найти решение проблемы.

• Важна не только продолжительность, но и эффективность работы. Например, при написании сложного кода специалисту физически необходимо переключать внимание и устраивать короткие перерывы, чтобы сохранять высокую производительность.

Единицы измерения. Как считать человеко-часы

Чтобы внести в табель учета рабочего времени максимально точные данные с поправкой на нагрузку и производительность труда, в компаниях используют понятия «человеко-день» или «человеко-час».

Человеко-день учитывают по дням трудовой деятельности. Как правило, эту метрику применяют, когда нужно рассчитать сдельную оплату труда. Так, человеко-день засчитывают, если сотрудник приступил к работе в установленные по графику 9 или 10 часов утра. 

Но как считать трудозатраты, если сотрудник, например, отпросился на несколько часов и приступил к своим обязанностям в обед? В этом случае в силу вступает более точная единица измерения — человеко-час. Она показывает время в часах, необходимое для решение задач силами одного сотрудника.

Формула расчета человеко-часов: количество сотрудников x рабочее время = трудозатраты

Например, в штате компании — 20 сотрудников поддержки, которые стандартно отрабатывают 8 часов в день. Необходимо вычислить трудозатраты в человеко-часах за январь 2024 года.

Применяем формулу: 20x8 = 160 человеко-часов за рабочий день. С учетом выходных и праздников на январь приходится 17 рабочих дней: 17x160 = 2720 человеко-часов за месяц.

Какую систему учета трудозатрат использовать

Когда компания задается вопросом о том, как посчитать трудозатраты на выполнение работ, на помощь часто приходят специализированные решения для учета продуктивности. Такие программы для мониторинга рабочего времени могут поставляться в виде установочного ПО или облачного сервиса.

Какой инструмент выбрать, зависит от специфики бизнеса. Например, в сфере логистики трудозатраты обычно считают через систему, которая отслеживает передвижение транспорта. А на промышленных предприятиях сервисы мониторинга часто интегрируют с системами видеонаблюдения.

Если компания оказывает сервисные услуги и поддержку пользователям, расчет трудозатрат удобно автоматизировать через корпоративный service desk. Например, в ITSM 365 при управлении заявками уже в базовой настройке предусмотрена опция учета рабочего времени.

Кроме того, в системе доступны различные варианты кастомной автоматизации оценки трудозатрат, которые настраивают в зависимости от особенностей бизнес-процессов:

• По выполнению заявок — трудозатраты списывают непосредственно в форме заявки, в которой сотрудник отмечает время на выполнение задачи.
• С привязкой к комментариям — внедряют в компаниях, где одной заявкой могут заниматься несколько специалистов. Тогда каждый отмечает время на свою часть работы в форме комментария заявки.
• Автоматический учет — при работе одного специалиста с несколькими заявками система ITSM 365 может сама отслеживать трудозатраты по каждому запросу в техподдержку. 
• Нормирование по SLA — service desk решение автоматически оповещает сотрудника, если он превышает заданное по нормативу время.
• Фиксированные лимиты — для клиента в ИТ-системе устанавливается отображение лимита часов, доступного в определенный сервисный период. Это позволяет точно рассчитать оплату услуг по затраченному времени, например, при выполнении работ на аутсорсе.
• Учет времени простоя — как правило, используют в компаниях с выездным сервисом. Эта настройка позволяет зафиксировать время, которое сотрудник потратил, например, на дорогу или учесть простои не по вине сервисных специалистов.

Оценка трудозатрат может быть довольно сложным процессом. Особенно, если выполнять ее вручную на предприятии с персоналом в несколько десятков человек. Более эффективный способ — автоматизировать учет трудозатрат через специализированное решение, которое минимизирует риск ошибок.

Хотите узнать больше, как настроить учет трудозатрат с помощью ITSM 365? Оставьте заявку, и наши эксперты проконсультируют по этому вопросу.