Соберите в единой системе данные о зданиях, инфраструктуре, подрядчиках, арендаторах и условиях обслуживания.
Создавайте карточки объектов с адресами, контактными лицами и детализацией до этажа и помещения, чтобы упрощать работу инженеров. Привязывайте оборудование к договорам и объектам, указывайте технику в заявках, чтобы вести статистику поломок и планировать ремонты. Фиксируйте события жизненного цикла оборудования для инвентаризации и закупок.
Сократите время на поиск нужных сведений и количество уточняющих звонков. Заносите данные партнеров и клиентов в общую базу, указывайте в карточках контакты ответственных за взаимодействие и прикрепляйте документы. Оставляйте примечания, которые будут видны только вашим сотрудникам, чтобы упростить взаимодействие с клиентами.
Настраивайте индивидуальные условия обслуживания для каждого договора: срок действия, перечень услуг, SLA, стоимостные показатели. Используйте готовые шаблоны и адаптируйте их под особенности объектов и клиентов, чтобы исключить ошибки и ускорить подготовку контрактов.
Планируйте ППР и ТОиР, сохраняйте историю работ и ведите учет запчастей — без путаницы в таблицах и системах.
Автоматически запускайте регулярные работы по расписанию: ежемесячную проверку электросетей, сезонное обслуживание отопительных систем и другие плановые сервисы. Система сама создает заявки, назначает ответственных и напоминает о сроках: ручной рутины меньше, а риск пропуска — ниже.
Автоматически сохраняйте историю плановых ремонтов, аварийных инцидентов и обычных заявок в привязке к объектам и договорам обслуживания. Это позволит быстро формировать отчеты для клиентов, выявлять проблемное оборудование и «невыгодные» контракты вместо долгого анализа бумажных журналов.
Контролируйте расход запчастей: оформляйте приход деталей, резервируйте нужные ЗИП и списывайте их в заявках. Планируйте закупки вовремя, чтобы не откладывать ремонт из-за отсутствия нужных расходников.
Добавляйте инструкции, схемы и другую документацию в базу знаний, чтобы быстро погружать в работу новых специалистов и обеспечивать соблюдение регламентов. Прикрепляйте к задачам чек-листы вручную или автоматически — снижайте число ошибок и контролируйте качество сервиса.
Настройте единое окно для общения с арендаторами и рассылку уведомлений, собирайте обратную связь.
Принимайте заявки в режиме одного окна. Пользователи пишут и получают ответы там, где им удобно: в личном кабинете, на сайте, в мобильном приложении, почте или мессенджере. Все заявки попадают в систему — ни одна не потеряется.
Настройте автоматическое распределение заявок по ответственным сотрудникам. Например, нет света — электрику, засор трубы — сантехнику. Это сократит время на первичную обработку заявок по сравнению с ручным распределением.
Соберите ваши услуги на наглядной витрине, чтобы пользователи могли направить запрос без диспетчера, просмотреть статус заявок или воспользоваться базой знаний. Подключите мобильное приложение, чтобы подавать обращение по QR-коду. Снижайте нагрузку на первую линию с простыми и удобными инструментами.
Автоматически информируйте арендаторов о статусе заявок, плановом обслуживании и любых изменениях через оповещения в ботах, push-уведомлениях или по почте. Собирайте обратную связь после выполнения заявок — это повышает лояльность и помогает контролировать качество услуг.
Координируйте действия инженеров, контролируйте их местоположение и получайте оперативные отчеты через мобильное приложение.
Инженер видит свои заявки в приложении, может менять статусы, добавлять комментарии, заполнять чек-листы и прикладывать фото- или видеоотчеты прямо с объекта. Приложение работает даже в офлайн-режиме благодаря кэшированию данных.
Используйте QR-коды для просмотра данных об оборудовании. При сканировании кода, расположенного рядом с единицей техники, инженер попадает в карточку, где можно посмотреть схемы и инструкции, историю заявок. Это ускоряет диагностику и ремонты.
Сотрудники с включенной геопозицией в мобильном приложении отображаются на карте в десктопной версии системы. Находите ближайшего к объекту специалиста, чтобы оптимизировать логистику и выполнять больше заявок. Следите за перемещениями, контролируйте, чем заняты ваши сотрудники.
Управляйте на основе данных — контролируйте KPI, находите причины проблем, принимайте обоснованные решения.
Узнавайте, сколько обращений по каждому из объектов, где больше всего инцидентов, какое оборудование чаще ломается, какие услуги наиболее востребованы. Улучшайте сервис, планируйте ресурсы и формируйте выгодные предложения.
Контролируйте загрузку команды, распределение задач, соблюдение SLA, качество обслуживания и трудозатраты. Используйте данные для мотивации, обучения, формирования состава бригад — найма или сокращения сотрудников.
Оценивайте эффективность привлеченных подрядчиков: соблюдение сроков, качество работ. Принимайте решения о продлении, пересмотре условий или расторжении контрактов.
Отслеживайте поступления оплат, остаток средств и прибыль по договорам. Детализируйте работы и материалы в спецификациях по отдельным заявкам. Сопоставляйте фактические затраты с полученными оплатами, управляйте рентабельностью услуг.
Как в управляющей компании полного цикла оптимизировали работу с обращениями клиентов в ITSM 365.Outsource.
8 мин читать
Как управляющей компании НИЦ ЕЭС удалось кратно сократить трудозатраты на прием обращений.
8 мин читать
9 500
рублей в месяц
Отличный тариф для старта
5 лицензий
17 000
рублей в месяц
Всё самое необходимое
10 лицензий
35 000
рублей в месяц
Доступ к платформе настроек
10 лицензий
69 000
рублей в месяц
Высокий уровень поддержки и онлайн-консультации
10 лицензий
Запишитесь на бесплатную демонстрацию возможностей продукта
Большинство хелп деск систем не учитывает специфику недвижимости, а узкоспециализированные системы учета обычно не дают гибко настроить сервисные процессы. ITSM 365 объединяет в себе полноценный сервис деск с омниканальностью и гибкой настройкой SLA и автоматизаций, а также учет объектов, оборудования, ППР и подрядчиков без переноса данных между системами.
Можно создавать карточки компаний, закреплять за подрядчиками объекты и работы, прописывать условия сотрудничества, отслеживать показатели эффективности и вести отчетность.
Да, в ITSM 365 есть модуль для работы со складом. Можно добавлять позиции, указывать адрес хранения — с такой же вложенностью, как и для местоположения оборудования на объектах, контролировать отгрузку и перемещение, просматривать, какие запчасти были задействованы в работах.
Да, система прошла экспертизу Минцифры и была внесена в Единый реестр отечественного ПО под номером 25624.
Да. ITSM 365 — low-код платформа. Адаптировать типовые процессы к специфике УК или собственника объекта можно настройками в интерфейсе. Есть инструкция для быстрого старта. Протестировать систему можно в бесплатной демо-версии.
