Как с помощью ITSM 365 автоматизировать подбор персонала в компании

Подробнее
Попробовать бесплатно

Как с помощью ITSM 365 автоматизировать подбор персонала в компании

7 мин читать

Длительное и дорогое закрытие вакансий, простой в работе на время поиска специалиста, найм неподходящих кандидатов — ключевые боли в подборе персонала. 

Эти проблемы обостряются в развивающихся компаниях, где постоянно усложняются процессы и требуется приток специалистов. Особенно, если бизнес решает задачи по расширению штата вручную или с помощью разрозненных инструментов.

Ускорить найм сотрудников, сделать его прозрачным и предсказуемым можно с помощью единой системы автоматизации на базе low-code платформы ITSM 365. Она позволяет:

  • управлять подбором и другими процессами компании в режиме единого окна;
  • настраивать систему под требования бизнеса и масштабировать на другие процессы по мере роста компании;
  • создавать и дорабатывать дашборды для мониторинга и анализа показателей;
  • снизить затраты на покупку и использование ПО;
  • объединить различные подразделения, включая HR-отдел, в единой системе и реализовать сервисный подход в их работе.

Рассмотрим, как в системе автоматизации найма ITSM 365 работают специалисты с ролями заказчика, рекрутера и лидера команды подбора.

Заказчик

Работа над подбором сотрудников начинается с заказчика. Для него предусмотрен следующий ключевой функционал.

Подача заявки. Заказчик оставляет заявку на подбор персонала через витрину услуг в едином личном кабинете. В заявке указывается ряд параметров:

  • причина открытия вакансии — например, расширение штата или увольнение предыдущего сотрудника;
  • должность и город, где открыта вакансия;
  • подразделение, описание проекта и команды;
  • должностные обязанности и требования к кандидату;
  • личностные характеристики.
Детали заявки на подбор, оформляемой заказчиком

Чем подробнее заполнена форма заявки, тем проще рекрутеру работать над подбором. Более того, в одной заявке можно связать задачи для нескольких подразделений. Например, указать, какое оборудование потребуется новому сотруднику, и заранее создать заявку в АХО. Пока рекрутер занимается поиском кандидата, сотрудники административного отдела подготовят рабочее место. 

Согласование кандидатов. Далее заявка попадает к рекрутеру. Когда специалист по подбору добавляет к вакансии новых кандидатов, заказчику приходят уведомления.

Участие заказчика в процессе согласования кандидатов

Список кандидатов отображается в личном кабинете в разделе «Кандидаты для согласования». Здесь заказчик может принять или отклонить кандидата, а также оставить свои комментарии для рекрутера — какие детали нуждаются в уточнении, насколько хорошо выполнено тестовое задание и т.д.

Данные о кандидате, содержащиеся в системе

Так единая система помогает выстроить диалог между заказчиком и рекрутером. Чем активнее взаимодействуют стороны, тем быстрее будет закрыта вакансия.

Помимо базового функционала, в ITSM 365 предусмотрен ряд дополнительных опций для заказчика:

  • согласование любых деталей по вакансии, например, ставка кандидата или оборудование рабочего места;
  • доступ к дашборду по вакансии с воронкой — сколько кандидатов проходит, на каких этапах они находятся;
  • сохранение истории рассмотрения кандидата в компании и всех его резюме — например, если одного кандидата собеседуют на разные вакансии;
  • оценка выполнения заявки на подбор — показывает HR-специалисту, насколько качественно он выполняет услуги по найму.

Рекрутер

Для рекрутера ITSM 365 предлагает несколько основных инструментов.

Работа с вакансиями. В личном кабинете на одном экране представлены следующие данные: 

  • дашборд по всем заявкам на вакансии и задачам; 
  • кандидаты, по которым необходимо вести работу;
  • список активных вакансий. 
Список вакансий, канбан-доска с кандидатами и навигация по заявкам и задачам в личном кабинете рекрутера

В списке вакансий подсвечиваются статусы, например, «Поиск кандидатов» или «Подготовка брифа», и последние комментарии в карточке вакансии.

Ниже размещается канбан-доска. На ней видны активные рассмотрения кандидатов с распределением по вакансиям — кто на каком этапе находится. По каждому кандидату рекрутер может посмотреть персональную карточку, перевести его на нужный этап и оставить в карточке комментарий.

Плагин для сохранения резюме из hh.ru. Переносить данные с рекрутингового сайта вручную — долго и утомительно. Упростить этот процесс в ITSM 365 помогает специальный плагин. 

Как это работает:

  1. Рекрутер открывает страницу резюме на hh.ru.
  2. В браузере появляется иконка «Сохранить резюме кандидата».
  3. После нажатия на кнопку «Прикрепить к вакансии» резюме автоматически сохраняется в системе.
Автоматическое сохранение резюме с HH.ru с помощью плагина

Резюме можно сохранить и без вакансии. Например, если рекрутер находит потенциально интересного для компании кандидата, 

но для текущих вакансий он не подходит. Плагин позволяет добавить это резюме в базу, чтобы поработать с ним в будущем.

Парсер резюме из файла. Бывает так, что кандидаты загружают резюме в виде файла — на почту или рекрутинговый сайт. Для таких случаев в ITSM 365 есть специальный парсер, который собирает информацию из файла и формирует карточку кандидата. Сейчас система работает с шаблонами из Linkedin, Career.Habr и HeadHunter.

Помимо основных инструментов, рекрутеру также доступны дополнительные:

  • шаблоны воронок с возможностью настраивать этапы;
  • дашборд по своим вакансиям;
  • объединение резюме-дублей;
  • поиск по базе кандидатов;
  • контакт с кандидатами через Telegram и WhatsApp;
  • статус запроса на обработку персональных данных.

Лидер команды подбора

Третья роль, которая настроена в ITSM 365, включает функции для лидера рекрутинговой команды.

Активности по командам. На основном экране дашборд наглядно показывает все активности по задачам и заявкам, а также их состояния: активные, нераспределенные, просроченные и т.д.

Ниже находится расширенная канбан-доска по всем вакансиям и рекрутерам. Здесь лидер видит распределение нагрузки между специалистами, количество вакансий, статусы и этапы. Это помогает планировать и прогнозировать работу HR-команд с учетом текущей ситуации. 

Канбан-доска с распределением вакансий по этапам и рекрутерам

Дашборды по вакансиям и команде. В личном кабинете лидера предусмотрена детальная аналитика в визуальном отображении. Здесь можно посмотреть:

  • среднюю оценку рекрутера и команды;
  • процентное соотношение одобренных кандидатов, собеседований, офферов и сотрудников на испытательном сроке;
  • вакансии по городам;
  • источники подбора;
  • воронки по открытым вакансиям с количеством кандидатов;
  • отказы от оффера и собеседований;
  • количество заявок и задач со статусами;
  • соблюдение SLA и оценка качества сервиса.
Дашборд с аналитикой по команде для лидера команды подбора 

Таким образом, лидер команды рекрутеров четко видит, как работают его сотрудники, насколько заказчики довольны выполнением заявок. Это позволяет принимать эффективные решения для оптимизации работы HR-отдела.

Таск-трекер. Лидер может создавать задачи для своей команды. Например, подготовить отчет по вакансиям за месяц, также к задаче можно добавить описание, прикрепить файл и чек-лист, указать сроки выполнения и ответственных.

Все созданные задачи отображаются в таск-трекере на главном экране в личном кабинете лидера команды. Список задач открывается в виде канбан-доски, на которой видно, сколько задач в работе, на каких они этапах, можно ли дать рекрутерам дополнительные поручения.

К выводам

Единая система автоматизации ITSM 365 упрощает и ускоряет процессы рекрутинга за счет распределения ролей и функций:

  • заказчик — создает заявку, утверждает кандидата, ставит задачи для смежных отделов;
  • рекрутер — находит соискателей, работает с вакансиями, заводит их в систему через плагин или парсер;
  • лидер команды рекрутеров — распределяет задачи между сотрудниками, отслеживает ход работы по вакансиям и качество сервиса.

Для бизнеса единая система автоматизации предлагает важные преимущества.

  • Компания получает возможность подключить все подразделения к единой платформе без необходимости приобретать дополнительные инструменты, тратить время и деньги на настройку и обучение.
  • Автоматизация найма помогает быстрее закрывать вакансии.
  • Единая платформа бесшовно интегрирует другие продукты ITSM 365 — Управление проектами, Service desk для внутренней поддержки, Service desk для внешней поддержки.
  • Решение непрерывно развивается с добавлением новых полезных функций.
  • Сервисный подход делает работу HR-отдела проще и прозрачнее, объединяет процессы найма с деятельностью других подразделений. 

Если вы хотите протестировать ITSM 365 для подбора сотрудников, отправьте запрос на cs@itsm365.com. Наши специалисты проконсультируют вас и откроют доступ к демостенду.

Рекомендуем

Чек-лист. Первые шаги автоматизации сервисных подразделений

Рассказываем, какие основные шаги нужно пройти на старте автоматизации сервисных служб внутри компании.

4 мин читать

Сервис деск для АХО, HR и бухгалтерии

Рассказываем, как автоматизировать работу почти всех отделов компании, ускорить процессы и сделать их прозрачными.

2 мин читать

Автоматизация HR: как построить цифровые сервисы для сотрудников

Рассматриваем основные области автоматизации в HR-cервисах и то, как это улучшает обслуживание сотрудников.

11 мин читать

Повторяющиеся активности: функции, настройки, польза для бизнеса

Как настраивать и применять функциональность системы для создания регулярных заявок и задач.

7 мин читать

Как автоматизация бизнес-процессов помогает улучшать сервис

Рассматриваем кейсы автоматизации бизнес-процессов на примере задач различных сервисных служб.

7 мин читать