Система управления проектами ITSM 365 — контроль сроков, команды и бюджета

Неэффективная проектная деятельность — острая проблема среди наших клиентов. Это показало исследование задач топ-менеджмента, проведенное экспертами ITSM 365.

Когда проекты ведутся не оптимальным образом, замедляется рост компании, инвестиции в развитие становятся нерентабельными, предприятие несет денежные и репутационные издержки. Чтобы бизнес получал максимум пользы от проектной работы, мы разработали новый продукт для управления проектами в составе экосистемы решений для комплексной автоматизации.

В статье расскажем, какие преимущества дает бизнесу комплексная автоматизация и какие инструменты предусмотрены в системе для каждой роли в проекте.

Почему бизнесу нужна комплексная автоматизация

Над проектами часто работает несколько подразделений. Если потребности отделов закрываются разными инструментами, это создает неудобства для бизнеса — особенно в случае использования коробочных решений от разных поставщиков.

Компании приходится оплачивать не только лицензии программных продуктов, но также их настройку и поддержку, что может стать заметной статьей расходов в бюджете на проектную деятельность.

Сотруднику приходится переключаться между решениями, это приводит к путанице. Со временем процессы усложняются и возникает еще одна проблема — невозможность доработать и масштабировать «коробку», что негативно влияет на развитие компании.

Единая система автоматизации лишена этих недостатков и предлагает следующие преимущества:

• Вся компания может работать в режиме единого окна. Доступ к платформе в рамках своих задач получают сотрудники разных подразделений — не только проектный офис, но и любые другие отделы, включая сервисные.
  
• Функциональность платформы ITSM 365 расширяется и настраивается под любые бизнес-процессы — от разработки продукта до набора сотрудников в проектную команду.

• Есть возможность создавать и дорабатывать дашборды со статистикой как по личным задачам, так и командной работе.

Все это помогает снизить затраты на закупку и поддержку ПО и повысить эффективность проектных команд.

Кому подойдет эта система

Система управления проектами ITSM 365 будет полезна компаниям, которые сталкиваются со следующими ситуациями:

• Одновременно ведется больше трех проектов и сложно контролировать сроки по каждому из них.
• Нужно видеть, как движется работа каждого сотрудника в реальном времени, чтобы избегать перегрузки или простоя.
• Важно связать проектные задачи с заявками в IT-отдел и другими службами поддержки.
• Разные отделы используют разное ПО для работы — электронные таблицы, мессенджеры, коробочные решения.
• Необходимо хранить всю проектную документацию в одном месте.
• Требуется гибкая настройка прав доступа: менеджер видит все по проектам, участник — только свои задачи, руководитель — аналитику.
• Нужна прозрачная отчетность по трудозатратам без ручного сбора данных.

Что есть в системе управления проектами для разных ролей

Решение для управления проектами как часть единой системы ITSM 365 создано на основе глубокой аналитики процессов наших клиентов. Изучив их потребности и ситуацию на рынке, мы адаптировали решение под нужды компаний из сегмента SMB.

Отличительные черты нового продукта:

• повышает продуктивность команд и снижает затраты на проектную работу;
• бесшовно интегрируется с другими продуктами ITSM 365 — например, с сервисной системой;
• постоянно развивается и дополняется новыми полезными функциями.

В системе для управления проектами предусмотрены инструменты для трех типов пользователей: менеджер проекта, участник проекта и топ-менеджер. Разберем, какие возможности заложены для каждой роли.

Менеджер проекта

Менеджеру важно держать в поле зрения всю ситуацию по проекту и контролировать работу на каждом этапе.

Так, в IT-компании, которая параллельно внедряет CRM у нескольких клиентов, менеджер проекта отслеживает стадии внедрения, распределяет консультантов по объектам и контролирует, чтобы ни один проект не выбился из графика.

Оперативный контроль. Ситуация по проекту представлена в двух основных форматах. Диаграмма Ганта позволяет понять, в какой последовательности ведутся работы по проекту. С помощью функциональности критического пути менеджер видит, по каким задачам нельзя смещать сроки, иначе это приведет к сдвигу в остальных процессах

Канбан-доски визуализируют прогресс по проекту в горизонтальном срезе. Менеджер по проекту видит задачи в разрезе статусов и ответственных. Если у сотрудника в данный момент в работе находится слишком много задач, возникает риск срыва дедлайна. Менеджер может принять стратегическое решение — перераспределить нагрузку, делегировав часть задач более свободному сотруднику.

Детали проекта. Система автоматизации помогает менеджеру сориентироваться даже в больших и многозадачных проектах, подсвечивая участки, на которые нужно обратить внимание.

Для этого в личном кабинете менеджера заводится карточка проекта. В ней указывают описание работы, сроки, бюджет, участников, прикрепляют необходимую документацию.

На отдельную панель выводится текущая ситуация по проекту. Здесь система показывает сроки, трудозатраты, а также горящие задачи. Перейдя на карточку задачи, можно увидеть, в чем конкретно проблема.

Проекты могут бесшовно связываться с объектами сервис деск системы. Например, у нового ПО для разработки продукта слишком сложные настройки, поэтому к программе приходится долго привыкать. Прямо из карточки проекта менеджер может создать заявку в ИТ-отдел — обучить сотрудника работе с новым ПО.

Планирование. Менеджер не только контролирует, что происходит здесь и сейчас, но и планирует работу над проектом. Так, обучение ответственного за задачу из последнего примера — это тоже часть проекта. За счет подачи заявки в ИТ-отдел прямо из системы управления проектами смежные процессы связываются воедино и не нужно переключаться между приложениями.

В карточке нового проекта можно задать его параметры. Менеджер назначает ответственных и исполнителей, задает ожидаемые сроки.

Далее он формирует структуру проекта с этапами, задачами и трудозатратами.

После внесения данных система покажет, насколько реальные затраты по проекту соотносятся с запланированными. Так менеджер проекта может снизить риски и выстроить этапы в соответствии со сроками и доступными человекочасами.

Аналитика по проекту. Встроенные дашборды помогают анализировать показатели по проекту. С помощью визуальных отчетов менеджер отслеживает производительность и трудозатраты по каждому этапу, нагрузку на ответственных, количество выполненных и текущих задач.

Каждый дашборд можно гибко настроить. Например, вывести информацию по трудозатратам на сотрудника, сколько уже выработано, а сколько осталось по плану.

Участник проекта

В системе управления проектами детальную информацию по работе получает не только менеджер, но и участник. 

Сотрудник в этой роли видит наглядную картину по своим задачам и получает доступ к необходимым инструментам: уведомлениям, напоминаниям, трудозатратам, средствам коммуникации с другими участниками проекта.

Основной инструмент для участника проекта — личный кабинет. Здесь отображаются все задачи на текущий момент. Прямо из уведомлений сотрудник может перейти на карточку новой задачи и приступить к работе.

Чтобы правильно выполнять задачи, для участника проекта доступны чек-листы. В них прописывается последовательность шагов, которая ведет к нужному результату. 

Если участник не может в одиночку справиться с тем или иным этапом, ему достаточно написать комментарий и через упоминания позвать на помощь своих коллег. По факту выполнения пункта чек-листа участник может списать трудозатраты. 

Также сотрудник создает встречи и согласования по задачам, куда добавляет коллег по команде или пользователей системы из других отделов. Списки встреч и согласований на стартовой странице и оповещения помогут не забыть о запланированных делах.

Топ-менеджер

Благодаря работе в единой системе автоматизации топ-менеджер может контролировать работу всей компании, не переключаясь между инструментами.

Руководителю производственной компании или торговой сети удобно отслеживать данные по всем проектам — от запуска нового продукта до ремонта склада, понимая, куда направлены основные ресурсы и какие проекты дают максимальную отдачу.

Для полноценного анализа, мониторинга и прогнозирования руководителям доступны дашборды, где отражены основные показатели по разным процессам и отделам: сроки, ответственные, KPI, трудозатраты, производительность.

Информация отображается в разных разрезах, например, по отдельным сотрудникам, командам или отделам. Любой дашборд можно настроить так, чтобы получать актуальную информацию в нужное время.

К выводам

Единая экосистема продуктов ITSM 365 помогает развивать бизнес благодаря сквозной автоматизации процессов: разные отделы могут эффективно решать свои задачи в одном окне, взаимодействуя с соседними подразделениями. 

Решение для ведения проектов организует работу команды через систему ролей, исключая затраты на разрозненные инструменты, повышая прозрачность выполнения задач и производительность сотрудников.

Если хотите узнать, как мы сами ведем наши проекты у нас в системе, читайте внутренний кейс —   https://itsm365.com/blog/project-management/.

Чтобы оценить возможности ITSM 365 для комплексной автоматизации и управления проектами, подайте заявку на бесплатную консультацию и доступ к демостенду.

Часто задаваемые вопросы

• Чем управление проектами в ITSM 365 отличается от Trello или Jira?
  

ITSM 365 — это единая экосистема для автоматизации всех бизнес-процессов компании, а не только управление проектами. В отличие от узко специализированных решений, система связывает проекты с заявками в IT-отдел, службой поддержки, HR-процессами и другими службами. Данные не разрознены по разным сервисам, а все сотрудники работают в едином окне. Кроме того, ITSM 365 — российское ПО с low-code платформой в основе, что позволяет настраивать систему под специфику бизнеса без программирования.

• Подойдет ли система для компании без IT-отдела?

Да, безусловно. Управление проектами в ITSM 365 подходит любым компаниям, где есть проектная деятельность: производственным предприятиям, торговым сетям, консалтинговым агентствам, маркетинговым командам. Функционал системы не требует технических навыков для настройки и использования.

• Можно ли вести и проекты, и заявки в одной системе?

Именно для этого создавалась экосистема ITSM 365. Вы можете связать проектные задачи с инцидентами в сервисной системе, запросами на оборудование из HR-системы, заявками на закупку — и все это будет работать на единой платформе. Например, из карточки проекта можно создать заявку в IT-отдел или направить запрос на наем сотрудника.

• Как быстро можно внедрить систему управления проектами?

Для быстрого старта используют шаблоны типовых проектов и базовые настройки ролей, так получится запустить систему всего за несколько дней. Более глубокая настройка под специфику бизнеса занимает в среднем от 2 недель в зависимости от сложности процессов.