Облачная инвентаризация: 3 простых шага к учету ИТ-активов

Если вы планируете вести учет ПО и оборудования, перед вами непременно встанет вопрос сверки фактического наличия и состояния техники с заявленными данными.  На инвентаризацию активов в облаке уходит несколько дней — вместо недель кропотливой ручной работы.

Разбираем, как провести облачную инвентаризацию в системе ITSM 365  и какие преимущества дает такой способ по сравнению с классическим подходом.

Что такое инвентаризация ИТ-активов

Регулярная инвентаризация ИТ-активов необходима, как в кейсе FESCO, для эффективного управления инфраструктурой компании. В ходе этой процедуры составляется детальный список всех компонентов ИТ-парка, учитываются их взаимосвязи и конфигурации, а также техническое состояние. Выявляются отклонения в эксплуатации активов, что помогает вовремя проводить корректирующие мероприятия.

Как правило, все это осуществляется в плановом режиме в установленные отчетные периоды. Бывают случаи и внепланового проведения инвентаризации: при открытии новых офисов компании, переезде, переводе цифровых мощностей в облачную среду или внедрении ПО, которое потребует расширить серверную инфраструктуру. В случае таких изменений бизнесу нужно понимать текущую ситуацию с ИТ-активами, чтобы оптимально распределить ресурсы.

Чем облачная инвентаризация отличается от классической

При классическом подходе данные об активах хранятся в локальных таблицах или на бумаге — доступ ограничен, а актуальность информации быстро устаревает. В облачном решении работа идет в единой базе в реальном времени: обновления мгновенно видны всем, кто имеет доступ.

Ключевое отличие — в скорости и точности. Ручной сбор данных по офисам, сведение их в таблицы, сверка ведомостей занимают дни. Облачная система автоматически обрабатывает результаты сканирования штрих- или QR-кодов и показывает неучтенное оборудование за минуты. Сравним оба подхода в деталях.

Когда пора переходить на облачную инвентаризацию

Не всегда стоит менять работающую схему, но есть ситуации, когда классический подход начинает тормозить бизнес.

• Несколько офисов или филиалов — сведение данных вручную по разным локациям требует все больше человекочасов, растут расходы компании.
• Удаленные сотрудники и гибридный формат — активы перемещаются между домом, офисом и командировками, инвентаризация усложняется.
• Частые расхождения в ведомостях — если каждое сличение выявляет десятки неучтенных устройств, пора автоматизировать процесс.

Пример из практики

Компания с 350 ИТ-активами и двумя офисами проводила плановые инвентаризации вручную: технический специалист обходил рабочие места, заполнял таблицы, затем другой сотрудник сверял данные с ведомостью. Полный цикл занимал 5 дней и замедлял обработку заявок в службу поддержки из-за занятости сотрудника на инвентаризации.

После перевода процесса в сервис деск ITSM 365 процесс сократился до 6 часов: данные импортируются автоматически, сканирование штрих-кодов для инвентаризации ИТ и обработка результатов занимают несколько часов. Появилась возможность уделять больше времени анализу расхождений, а не их поиску.

Шаг 1. Импорт активов в систему

Данные для инвентаризации берутся из существующих источников: таблиц учета, предыдущих ведомостей, данных поставщиков оборудования. ITSM 365 поддерживает импорт списка активов из CSV и Excel — форматы, которые доступны любому бизнесу.

Типичная проблема при импорте — некорректные инвентарные номера или дубликаты записей. Система автоматически проверяет данные на уникальность и сообщает о конфликтных строках еще до загрузки. Это позволяет сразу исправить ошибки и работать только с достоверной информацией.

Шаг 2. Маркировка штрихкодами или QR-кодами

Для печати штрихкодов не нужно устанавливать специальное ПО — достаточно стандартного принтера этикеток. Из карточки ИТ-актива в ITSM 365 можно сформировать этикетку с нужным набором данных: инвентарный номер, название, серийный номер, ответственный сотрудник. Далее этикетку размещают рядом с соответствующей единицей оборудования.

Шаг 3. Проведение инвентаризации и обработка результатов

Специалист с мобильным сканером проходит по офисам и считывает штрихкоды оборудования. Собранные данные сохраняются в файл CSV, который загружается в ITSM 365. 

Система автоматически распределяет активы по четырем категориям:

«Найдено». Все ИТ-активы, которые нашлись в выбранном хранилище конфигурационных единиц по инвентарным номерам из файла.

«Не найдено». Активы, которые есть в хранилище, но их инвентарных номеров не было в файле — возможна потеря или перемещение.

«Не отсюда». Активы, которые нашлись по номерам из файла, но находятся в других хранилищах — оборудование перемещено без документального оформления.

«Нет в системе». Инвентарные номера из файла, по которым не найдены активы в ITSM 365 — новые устройства, которые нужно добавить в базу.

Что дает облачная инвентаризация на практике

В результате применения облачного ПО для управления ИТ-активами технические сотрудники получат возможность:

• загружать информацию об объектах инфраструктуры, конфигурационных единицах и других компонентах в единую базу;
• формировать и печатать штрихкоды прямо из сервиса для маркировки оборудования;
• проводить автоматическую инвентаризацию по файлу с собранными данными;
• получать сведения об имеющихся в компании ИТ-активах и неучтенном оборудовании в наглядном виде.

Если говорить о выгодах для компании, то перенос учета в облачный сервис ITSM 365 измеряется в конкретных показателях:

• Сокращение времени на инвентаризацию — на 60–80% в зависимости от количества активов. Для 500 единиц — 1–2 дня вместо недели работы.
• Повышение точности данных — с 70–85% при ручном вводе до 95–99% за счет автоматической проверки и исключения человеческого фактора.
• Оперативное выявление расхождений — отчет готов сразу после загрузки файла, не нужно ждать сводки от всех филиалов или нескольких сорудников.
• Непрерывная актуальность базы — изменения фиксируются в реальном времени, следующая инвентаризация стартует с актуальных данных.

Начните инвентаризацию в облаке

Попробуйте ITSM 365 бесплатно в течение 14 дней: импортируйте данные, настройте печать штрихкодов и проведите первую инвентаризацию. Оцените, сколько времени и нервов сэкономит облачное решение.

Далее:

• Учет ИТ-активов — следующий процесс после инвентаризации. Как вести базу в актуальном состоянии и отслеживать жизненный цикл каждого актива, узнаете в статье.
• Управление ИТ-активами — используйте расширенные возможности системы для планирования замен оборудования, бюджетирования закупок и анализа эффективности использования оборудования. Детали — в материале.

Остались вопросы? Напишите нам в техническую поддержку, и мы расскажем, как организовать учет активов в SaaS-сервисе и выполнить все настройки.

Частые вопросы об инвентаризации активов в облаке

• С какой периодичностью нужно проводить инвентаризацию?

Рекомендуемый минимум — один раз в год. Для динамичных ИТ-сред с частыми изменениями — ежеквартально. Облачная система позволяет проводить выборочные проверки, например, только новых активов или конкретного отдела, без остановки работы всей компании.

• Что делать с выявленными расхождениями?

ITSM 365 автоматически формирует отчет по четырем категориям: «Найденные», «Не найденные», «Не отсюда» и «Нет в системе». На основе этого отчета создаются задачи на корректировку данных, поиск потерянных активов или перемещение оборудования между хранилищами. Все действия фиксируются в истории изменений.