Учет ИТ-активов: зачем нужен и как внедрить

Учет ИТ-активов помогает компаниям не терять оборудование при увольнении сотрудников, проходить аудиты без авралов и не тратить бюджет на лишние лицензии. Когда пора внедрять учет, с чего начать и как не наступить на типичные грабли — разбираем в статье.

Что такое учет ИТ-активов

Учет ИТ-активов — это систематическая фиксация информации об ИТ-оборудовании и программном обеспечении: какая техника и ПО есть в компании, где находится, кто использует, в каком состоянии эти активы.

Чем учет отличается от инвентаризации: инвентаризация — это разовая или периодическая проверка наличия и состояния активов. Учет — непрерывный процесс актуализации данных в режиме реального времени.

Чем учет отличается от CMDB: CMDB (Configuration Management Database) — база конфигураций для управления ИТ-инфраструктурой, которая хранит информацию о конфигурационных единицах и связях между ними. Учет ИТ-активов — более широкое понятие, включающее не только технические параметры, но и финансовую информацию, владельцев, местоположение, историю использования.

В учете могут участвовать:

• Материальные активы — ноутбуки, серверы, принтеры, сетевое оборудование
• Нематериальные активы — лицензии на ПО, облачные подписки, договоры на поддержку
  

Кому и когда нужен учет активов

Учет ИТ-активов перестает быть опцией и становится необходимостью, когда компания сталкивается с конкретными проблемами:

• Оборудование пропадает при увольнении сотрудников

Сотрудник увольняется, а служба поддержки не знает, какой ноутбук и монитор были у него в использовании. Техника не возвращается на склад, через полгода никто не помнит, куда она делась. Потери накапливаются.

• Компания готовится к прохождению аудита

Внешний или внутренний аудит требует предоставить список всех активов с серийными номерами, датами покупки и ответственными лицами. Данные разбросаны по Excel-таблицам разных отделов, часть информации утеряна. Подготовка к аудиту превращается в аврал на несколько недель.

• Бюджет уходит на лишние лицензии

Компания оплачивает 150 лицензий антивируса, хотя реально используется 110. О части подписок на облачные сервисы забыли — деньги списываются автоматически. Никто не знает, сколько действующих лицензий Microsoft Office, а сколько уже не нужны после увольнения сотрудников.

• ИТ-отдел не успевает обрабатывать заявки

Специалисты тратят до 30% времени на выяснение, какое оборудование у сотрудника, когда оно куплено, на гарантии ли. Каждая заявка начинается с уточняющих вопросов.

• Невозможно спланировать обновление техники

Руководство спрашивает, сколько ноутбуков нужно заменить в следующем квартале. ИТ-отдел не может дать точный ответ — непонятно, у какой техники истекает срок службы или гарантия.

Что именно учитывается в системе

При организации учета ИТ-активов фиксируют данные на трех уровнях: объекты учета, атрибуты по каждому активу, этап жизненного цикла

Объекты учета

• Компьютеры и ноутбуки
• Серверное оборудование
• Сетевое оборудование — коммутаторы, маршрутизаторы
• Периферийные устройства — принтеры, сканеры, мониторы
• Мобильные устройства — телефоны, планшеты
• Программное обеспечение и лицензии
• Облачные подписки

Также в число активов можно включить любое другое оборудование, например, торговое, кассовое, лабораторное и даже перечень помещений компании. 

Атрибуты актива

Характеристики каждой единицы оборудования делятся на пять больших групп: идентификационные данные, финансовые данные, данные об использовании, технические параметры, временные характеристики.

Все атрибуты можно просмотреть в карточке конкретного актива, а основные выводятся в общий список активов. Точный набор атрибутов зависит от конкретной системы учета ИТ-активов и возможностей ее настройки. 

Жизненный цикл актива

Каждый актив проходит через определенные стадии:

1. Планирование и закупка — формирование потребности, согласование, приобретение
2. Приемка — регистрация в системе, присвоение инвентарного номера, проверка комплектации
3. Эксплуатация — закрепление за пользователем, использование в работе
4. Обслуживание и ремонт — плановое ТО, устранение неисправностей, модернизация
5. Списание — вывод из эксплуатации, оформление документов, утилизация или продажа

На каждом этапе обновляется информация в системе учета.

Этапы внедрения учета ИТ-активов

По своему опыту работы с активами, мы в ITSM 365 рекомендуем не усложнять процесс, а автоматизировать поэтапно.

1. Инвентаризация — создание базы данных

Цель: понять, что есть в компании прямо сейчас.

Действия:

• Провести физический осмотр всего оборудования
• Зафиксировать серийные номера, модели, состояние
• Определить текущих пользователей и местоположение
• Собрать данные о лицензиях и подписках

Результат: полный список всех активов компании.

2. Паспортизация — создание структуры активов

Цель: создать единые стандарты описания активов.

Для начала определите:

• Какие типы объектов вы заведете в service desk.
• Какие справочники информации по активам потребуется настроить и сопровождать
• Какой у активов будет жизненный цикл.
• С каким другими объектами системы будут связаны активы — заявки, сотрудники, отделы, роли и прочее.
• Кто из сотрудников будет с ними работать — создавать, наполнять справочники, актуализировать данные.
• Какие настройки используемой service desk системы доступны для текущей реализации учета ИТ-активов. Это поможет понять, что подходит уже сейчас, а что потребуется адаптировать под себя.

Так, в ITSM 365 можно завести детальное описание каждого актива: параметры, комплектующие, справочные материалы, владельца, пользователей. При этом в системе можно создать логические группы. Например, структурировать ИТ-активы по подразделениям внутри компании или филиалам.

Результат: продуманная структура базы данных с понятной логикой.

3. Наполнение и актуализация сведений по активам

Цель: перенести учет в специализированную систему.

На этом этапе оцифровать активы можно разными способами: завести с нуля, импортировать данные или выполнить интеграцию со сторонними системами. 

• Завести с нуля

Подойдет, если в компании небольшое количество активов. В этом случае их достаточно добавить в самой системе вручную.

• Загрузить через импорт

Этот способ позволяет массово загрузить активы, если они велись ранее в другой системе или просто в табличном формате Excel. Тут потребуется структурировать данные. Например, сопоставить поля из файла с обязательными для ввода атрибутами в системе. Затем необходимо выделить поле, которое будет уникальным идентификатором на случай, если в будущем потребуется обновить данные.

Например, в ITSM 365 предусмотрена опция универсального импорта под разные виды ИТ-активов. С его помощью в систему можно быстро загрузить данные из других внешних систем инвентаризации и учета.

• Интегрировать со сторонней системой для регулярного обновления

Самый сложный, но реализуемый вариант. Здесь важно продумать формат интеграции: определить принципы обновления данных, сопоставить поля, написать саму интеграцию. 

Что следует учитывать при интеграции двух систем:

- ИТ-специалистам со стороны поставщика service desk потребуется время для изучения документации каждой системы, чтобы сопоставить  методы и примеры запросов;  

- уже на этапе наполнения активов многие системы имеют ограничения, которые не получится обойти;

- следует продумать, а нужна ли вообще связка двух систем. Ведь в каждой из них придется поддерживать настройки в актуальном состоянии, чтобы данные передавались корректно. А это может превратиться в достаточно трудоемкий процесс. 

Результат: база активов загружена в систему, все готово к автоматизированному учету. 

4. Автоматизация процессов учета активов

Цель: сократить время и усилия на работу с активами.

После наполнения базы ИТ-активов у каждой единицы формируется карточка, в которой хранится полная информация об активе. Далее работу с активами встраивают в бизнес-процессы компании.

Результат:

• у клиента есть возможность обратиться по активу в использовании, а у сотрудников сервисной службы — работать с актуальной информацией по активу;
• по каждому отделу видно, какие активы находятся во владении, какие требуют замены или модернизации — эти данные помогают руководству компании заранее учитывать в бюджете расходы на ИТ-инфраструктуру;
• специалисты, которые занимаются администрированием ИТ-активов, получают доступ к данным в одном месте,  актуализируют их состояние, обновляют статусы.

Типичные ошибки при внедрении учета

• Отсутствие инвентаризации перед автоматизацией

Что происходит: компания сразу покупает систему и начинает вносить данные, пропуская этап физической проверки. В результате в системе оказываются активы, которых уже нет, а реально существующее оборудование не учтено.

Последствие: через полгода база данных не соответствует действительности, доверие к системе падает, сотрудники перестают актуализировать информацию.

Как избежать: начните с ручной инвентаризации, зафиксируйте данные о реально имеющемся оборудовании, а потом перенесите их в систему.

• Избыточная детализация на старте

Что происходит: команда пытается сразу зафиксировать 30-40 атрибутов на каждый актив: цвет корпуса, версию BIOS, историю всех ремонтов за 5 лет.

Последствие: процесс внесения данных затягивается на месяцы, сотрудники выгорают, проект останавливается на половине.

Как избежать: начните с 7-10 критичных полей — инвентарный номер, модель, пользователь, местоположение, дата покупки, статус. Остальное добавите по мере необходимости.

• Отсутствие регламента актуализации

Что происходит: база создана, но непонятно, кто и когда должен обновлять информацию. Сотрудник переезжает в другой офис с ноутбуком — никто не фиксирует изменение местоположения. Техника уходит в ремонт — статус не меняется.

Последствие: через 3-6 месяцев база данных устаревает и становится бесполезной.

Как избежать: назначьте ответственных и пропишите в инструкциях, при каких событиях и в какие сроки нужно обновлять данные: выдача оборудования, перемещение, ремонт, списание.

• Игнорирование нематериальных активов

Что происходит: компания учитывает «железо», но забывает про лицензии и подписки.

Последствие: продолжаются расходы на неиспользуемые лицензии, компания рискует получить претензии при проверке лицензионной чистоты ПО.

Как избежать: включите в учет все лицензии с датами истечения и количеством доступных мест.

Как автоматизация учета активов устраняет проблемы

Реальный сценарий внедрения

Компания: региональная сервисная компания, 120 сотрудников, 180 единиц техники, ~50 лицензий на ПО.

Проблема: при увольнении сотрудников терялось оборудование — за год пропало 5 ноутбуков и 3 монитора на сумму ~400 тыс. руб. ИТ-отдел из 2 человек тратил до 30% времени на поиск информации об активах при обработке заявок.

Решение: внедрение учета в системе ITSM 365 за 2 месяца.

• Месяц 1 — инвентаризация силами ИТ-отдела — 2 недели, импорт данных в систему — 1 неделя, обучение ответственных — 1 неделя.
• Месяц 2 — настройка процессов выдачи/возврата техники, интеграция с заявками, автоматические уведомления об истечении гарантий.

Результаты через 6 месяцев:

• Нет потерянного оборудования — при увольнении система автоматически создает заявку на подготовку списка активов, закрепленным за сотрудником.
• Экономия 24 часа в месяц — на поиске информации и подготовке отчетов 
• Оптимизация лицензий — выявили 15 неиспользуемых подписок, экономия ~150 тыс. руб. в год
• Упрощение аудита — подготовка отчета для аудита сократилась с 2 недель до 1 дня 

Вместо заключения

Учет ИТ-активов решает конкретные бизнес-задачи: сокращает потери оборудования, ускоряет работу службы поддержки, оптимизирует расходы на лицензии, упрощает аудиты.

Начните с малого: проведите инвентаризацию, зафиксируйте данные в таблице, назначьте ответственного за актуализацию. Когда процесс заработает, переносите учет в систему service desk для автоматизации рутинных операций.

В ITSM 365 доступны инструменты для учета активов с возможностью импорта данных, настройки автоматических напоминаний и связей с заявками. Попробуйте бесплатно в течение 14 дней — автоматизируйте учет и освободите время специалистов для решения реальных задач.