Управление ИТ-активами: жизненный цикл, эксплуатация и автоматизация

После внедрения учета ИТ-активов встает вопрос эффективного управления: как отслеживать жизненный цикл оборудования, планировать замену вовремя, автоматизировать рутинные операции. Какие процессы нужно выстроить и какие инструменты помогут сократить трудозатраты — читайте в материале.

Что входит в управление ИТ-активами

Управление ИТ-активами (IT Asset Management, ITAM) — непрерывный процесс работы с оборудованием и ПО на всех этапах использования: от планирования закупки до списания.

В отличие от простого учета, который фиксирует «что есть», управление отвечает на вопросы:

• когда заменить оборудование;
• как распределить ресурсы между отделами;
• какие активы требуют обслуживания;
• сколько стоит владение каждым активом.

Управление включает процессы планирования, эксплуатации, обслуживания, мониторинга состояния и принятия решений о модернизации или списании.

Жизненный цикл ИТ-актива

Каждый актив проходит через несколько обязательных этапов. Понимание жизненного цикла помогает планировать бюджет и не пропускать критичные сроки.

Приведем ориентировочные эксплуатации по категориям техники:

• Ноутбуки — 3-4 года
• Компьютеры — 4-5 лет
• Серверы — 5-7 лет
• Сетевое оборудование — 7-10 лет
• Принтеры и МФУ — 5-6 лет
• Мониторы — 5-7 лет

Реальный срок службы зависит от интенсивности использования, условий эксплуатации и политики компании в отношении ИТ-активов.

Карточка актива: какие поля критичны и почему

В системе управления активами каждая единица оборудования или ПО имеет карточку с набором атрибутов. 

Статус актива. Когда актив вносится в сервис деск систему, ему автоматически присваивается статус «Доступен к использованию». После выдачи сотруднику актив переводят в статус «В эксплуатации», установив дату начала использования. Если оборудование отправляют в резерв, происходит откат к статусу «Доступен к использованию», например, при перемещении ноутбука на склад. 

При переводе актива в статус «В ремонте» необходимо указать дату начала работ. В ремонт переводит уполномоченный сотрудник либо участник ответственной команды, фиксируя подробности в комментариях. 

Актив, находящийся в резерве или в эксплуатации, можно списать. Для ПО указывается дата окончания действия пользовательской лицензии. Для оборудования фиксируется дата списания, а связанные с ним исправные компоненты переносят в резерв или на другое оборудование. Так получается отслеживать перемещения компонентов.

Характеристики актива. Модель и вид актива, производитель, а также технические характеристики модели могут быть внесены в систему еще на этапе планирования и закупки оборудования или ПО. Добавление инвентарного номера позволит верно идентифицировать актив для дальнейшего учета и связать его с системой бухучета. Серийный номер нужен для обращения в гарантийный сервис, идентификации при краже и проверки подлинности оборудования.

Стоимость актива часто используется в связке с атрибутами «Дата ввода в эксплуатацию» и «Дата окончания использования», чтобы оценивать стоимость владения, а также затраченные на приобретение активов средства за определенный период.

Связанное оборудование и программное обеспечение. В карточке ПО устанавливается связь c оборудованием, на котором оно находится. После внесения связи в карточку программного обеспечения она будет отображаться и в карточке технического устройства. Для устройства также указывается вложенное в него оборудование. Например, для компьютера это может быть жесткий диск, материнская плата или монитор. 

Это полезно при работе с заявками и отслеживании изменений в рамках ремонта или модернизации активов.

Пользователи, владельцы, ответственные. К пользователям относятся контактные лица, которые применяют актив в своей работе. Можно назначить пользователями всех заведенных в систему сотрудников, на уровне отдела/компании или поименно.

Владельцы же — это подразделения или отделы, например, АХО, которые закупили актив и принимают решение о его передаче определенному пользователю. Ответственные — это сотрудник или команда, выполняющие в системе такие действия, как создание актива, смена статуса, оставление комментариев и так далее. 

Таким образом в системе устанавливается, кто ведет учет активов и выполняет заявки или пользуется оборудованием и отправляет запросы на обслуживание.

Существует отличие в отображении карточки актива для пользователей и ответственных лиц. Пользователя актива, который регистрирует заявку, как правило, не интересует подробная информация о технике или ПО, поэтому ему предоставляется доступ к карточке с минимальным набором данных.

Специалисты, которые занимаются решением заявок по активу, должны видеть полную картину, включая комментарии и историю изменений. Для них доступна полная версия карточки.

Местоположение актива. Этот атрибут показывает, где фактически находится актив. Так как уровней вложенности может быть сколько угодно, то детализировать местоположение актива можно вплоть до кабинета, стенда или полки. Благодаря этому специалистам не нужно тратить время на поиски оборудования для проведения инвентаризации или ремонта. С помощью местоположения удобно контролировать движение имущества и перераспределять технику между отделами.

Связанные активности и история изменений. Статистика использования актива отражена в блоке «Связанные активности». В нем содержится информация обо всех заявках на обслуживание, проблемах и запросах на изменение, связанных с активом. Эти данные нужны, чтобы анализировать состояние актива и планировать ремонт или закупку нового оборудования. 

Во вкладке «История изменений» отражены все действия по работе с активом, в том числе изменения статуса, местоположения, пользователей, связанного оборудования или ПО. Это помогает сотрудникам, наделенным правами на просмотр раздела, вести учет и мониторинг состояния активов.

Планирование закупок и замены оборудования

Эксплуатация активов тесно связана с планированием и закупкой. Для этого в ITSM 365 доступна настройка следующих процессов.

Контроль наличия активов. Если привязать активы к местоположению, то в карточке подразделения или офиса видно, какое оборудование находится в использовании, резерве или ремонте. На основании этих данных, а также информации о выходе новых сотрудников и заявках на приобретение оборудования, удобно планировать закупку необходимой техники.

Анализ потребностей в закупке. В системе доступен сбор статистики по заявкам на определенный тип услуг, например, закупка оборудования, и представление в виде отчета для бухгалтерии или руководства компании. Если требуется, заявки на приобретение активов можно согласовывать с любыми ЛПР прямо в системе.

Выстраивание плановых закупок. Если отсортировать активы по плановой дате окончания использования или дате окончания лицензионного договора на ПО, появится наглядное представление о потребностях в закупке. Далее с помощью модуля повторяющихся активностей настраивается автоматическое создание заявок на продление лицензии с определенной периодичностью. Таким образом получится избежать периодов простоя в работе из-за отсутствия необходимой программы.

Рассмотрим детальнее, какие настройки можно провести, чтобы не пропустить продление лицензии или гарантийного договора.

Проблема: гарантия на сервер истекла 2 месяца назад, оборудование сломалось, ремонт стоит 80 тыс. руб. вместо бесплатного по гарантии.

В ITSM 365 можно настроить:

• Уведомление за 3 месяца до окончания гарантии — чтобы принять решение о продлении
• Уведомление за 1 месяц — последний шанс продлить договор
• Автоматическое создание заявки на продление гарантийного договора

Пример настройки: для всех активов со статусом «В эксплуатации» система проверяет поле «Дата окончания гарантии». Если до даты осталось 90 дней, ответственному приходит письмо вида: «Гарантия на сервер Dell R740 истекает 15.03.2025. Требуется решение о продлении».

Для планирования замены оборудования также может быть полезно рассчитать его остаточный ресурс.

Метод 1 — по сроку эксплуатации

Простая формула: *Остаточный ресурс = Плановый срок службы - Фактический срок эксплуатации*

Пример: ноутбук куплен 01.02.2022, плановый срок службы 4 года. На 01.02.2025 остаточный ресурс = 4 - 3 = 1 год. Пора планировать замену.

Метод 2 — по частоте обращений в поддержку

Если по активу регистрируются заявки чаще, чем в среднем по парку, это сигнал о проблемах.

Пример: средняя частота заявок по ноутбукам — 0,3 заявки в месяц на устройство. По конкретному ноутбуку за последние 3 месяца — 2 заявки. Актив становится убыточным, пора менять.

Что касается развития управления ИТ-активами, то для этого используются дополнительные функции системы.

Автоматизация рутинных операций

Разберем, что отнимает больше всего времени при ручном управлении активами и как сократить эти потери с помощью системы.

Итого экономия для ИТ-отдела:10-15 часов в месяц только на рутинных операциях.

Практические примеры автоматизации

• Регламентное обслуживание

С помощью модуля повторяющихся активностей в ITSM 365 настраиваются заявки на профилактическое обслуживание, например:

- Раз в квартал — проверка серверов

- Раз в полгода — чистка системных блоков и ноутбуков

- Ежемесячно — проверка ИБП и системы охлаждения

Исполнитель получает задание в назначенный срок, выполняет работы по чек-листу через мобильное приложение.

Результат: оборудование обслуживается планово, снижается количество аварийных ремонтов, срок службы увеличивается на 15-20%.

• Подача заявок по QR-коду

Если настроить дополнительный модуль, то в карточке актива становится доступна генерация QR-кода, который затем можно распечатать и разместить на технике или рядом с ней.

Пользователь сканирует код через мобильное приложение ITSM 365 и сразу попадает в форму создания заявки с привязкой к конкретному активу.

Результат:

- Время на создание заявки сокращается с 3-5 минут до 30 секунд

- Исключены ошибки — пользователь не может указать не тот актив

- Специалист сразу видит всю информацию об оборудовании

• Напоминания о критичных датах

Система автоматически отправляет уведомления с заданной периодичностью, например:

- За 90 дней до окончания гарантии

- За 30 дней до истечения лицензии

- За 180 дней до планового списания

Результат: решения о продлении лицензии и закупки оборудования на замену принимаются своевременно.

Интеграции с другими процессами

Эффективное управление активами невозможно в изоляции от других направлений деятельности. Оборудование должно быть связано с ключевыми процессами компании — рассмотрим, как это можно настроить на примере ITSM 365.

• Управление заявками

Как работает: при создании заявки пользователь выбирает проблемный актив из списка доступных ему активов или подает заявку по QR-коду. Специалист сразу видит всю информацию об активе: модель, конфигурацию, историю предыдущих ремонтов.

Польза:

- Скорость обработки заявки увеличивается на 30-40% — не нужно уточнять детали

- В карточке актива накапливается история обращений — видно проблемные устройства

- Можно проанализировать, какие модели чаще ломаются, стоит ли менять поставщика

• Управление закупками

Как работает: заявка на закупку нового оборудования создается от лица сотрудника. После согласования и приобретения новый актив автоматически регистрируется в системе.

Польза:

- Видно, кто инициировал закупку, можно отфильтровать список заявок на закупку по подразделению, чтобы просмотреть статистику

- Ускорение согласований — маршрут утверждения настроен в системе

• Онбординг новых сотрудников

Как работает: при найме нового сотрудника HR создает заявку на подготовку рабочего места. Система автоматически создает задачу ИТ-отделу на выдачу и настройку, после выполнения задачи меняет пользователя и статус актива на «В эксплуатации».

Польза:

- Новый сотрудник получает технику в установленные сроки

- Нет ручной работы с таблицами и бумажными актами

- Данные актуализируются автоматически

• Мониторинг состояния инфраструктуры

Как работает:система мониторинга, например, Zabbix, передает в ITSM 365 данные о сбоях. При критичной ошибке автоматически создается инцидент с привязкой к конкретному активу.

Польза:

- Проактивное реагирование на проблемы до обращения пользователей

- История сбоев сохраняется в карточке актива

- Статистика помогает анализироваь надежность оборудования

Вместо заключения

Управление ИТ-активами — это система взаимосвязанных процессов, которая помогает контролировать жизненный цикл оборудования, планировать замену, снижать трудозатраты на рутинные операции.

Ключевые элементы эффективного управления:

• Детальная карточка актива с гибкой настройкой атрибутов
• Настраиваемые напоминания об истечении гарантий и лицензий
• Возможность подачи заявок по QR-коду
• Интеграция с процессами заявок, закупок, онбординга
• Возможность настройки регулярного обслуживания по расписанию

В ITSM 365 доступны инструменты для полного цикла управления ИТ-активами: от карточек с гибкой структурой до автоматических уведомлений и настройки интеграций. Попробуйте бесплатно 14 дней — узнайте, как выстроить управление активами и сократить трудозатраты на рутинных операциях.

FAQ

• Чем управление активами отличается от инвентаризации?

Инвентаризация — разовая или периодическая проверка наличия активов. Управление — непрерывный процесс планирования, эксплуатации, обслуживания и списания активов. Инвентаризация — часть управления, но не весь процесс.

• Можно ли управлять активами без системы, вручную?

Можно, если активов не более 50 единиц и низкая динамика изменений. При большем количестве или частых перемещениях ручное управление становится неэффективным: высок риск ошибок, невозможно автоматизировать напоминания и отчеты, тратится много времени на рутину.

• Как часто нужно обновлять данные об активах?

Критичные изменения — смена пользователя, перемещение, ремонт, списание — необходимо фиксировать сразу в момент события. Плановая актуализация остальных данных, например, проверка соответствия фактического местоположения — раз в квартал или полгода в рамках инвентаризации.