Как с помощью ITSM 365 автоматизировать подбор персонала в компании

Длительное и дорогое закрытие вакансий, простой в работе на время поиска специалиста, найм неподходящих кандидатов — ключевые боли в подборе персонала. 

Эти проблемы обостряются в развивающихся компаниях, где постоянно усложняются процессы и требуется приток специалистов. Особенно, если бизнес решает задачи по расширению штата вручную или с помощью разрозненных инструментов.

Ускорить найм сотрудников, сделать его прозрачным и предсказуемым можно с помощью единой системы автоматизации на базе low-code платформы ITSM 365. Она позволяет:

• объединить все процессы в одном месте и получать к ним доступ через единое окно;
• легко настраивать систему под требования бизнеса и масштабировать на другие процессы по мере роста компании;
• создавать и дорабатывать дашборды для мониторинга и анализа показателей;
• снизить затраты на покупку и использование ПО;
• объединить все подразделения, включая HR-отдел, в единой системе и реализовать сервисный подход в их работе.

Рассмотрим, как в системе автоматизации найма ITSM 365 работают специалисты с ролями заказчика, рекрутера и лидера команды подбора.

Заказчик

Работа над подбором сотрудников начинается с заказчика. Для него предусмотрен следующий ключевой функционал.

Подача заявки. Заказчик оставляет заявку на подбор персонала через витрину услуг в едином личном кабинете. В заявке указывается ряд параметров:

• причина открытия вакансии — например, расширение штата или увольнение предыдущего сотрудника;
• должность и город, где открыта вакансия;
• подразделение, описание проекта и команды;
• должностные обязанности и требования к кандидату;
• личностные характеристики.

Чем подробнее заполнена форма заявки, тем проще рекрутеру работать над подбором. Более того, в одной заявке можно связать задачи для нескольких подразделений. Например, указать, какое оборудование потребуется новому сотруднику, и заранее создать заявку в АХО. Пока рекрутер занимается поиском кандидата, сотрудники административного отдела подготовят рабочее место. 

Согласование кандидатов. Далее заявка попадает к рекрутеру. Когда специалист по подбору добавляет к вакансии новых кандидатов, заказчику приходят уведомления.

Список кандидатов отображается в личном кабинете в разделе «Кандидаты для согласования». Здесь заказчик может принять или отклонить кандидата, а также оставить свои комментарии для рекрутера — какие детали нуждаются в уточнении, насколько хорошо выполнено тестовое задание и т.д.

Так единая система помогает выстроить диалог между заказчиком и рекрутером. Чем активнее взаимодействуют стороны, тем быстрее будет закрыта вакансия.

Помимо базового функционала, в ITSM 365 предусмотрен ряд дополнительных опций для заказчика:

• согласование любых деталей по вакансии, например, ставка кандидата или оборудование рабочего места;
• доступ к дашборду по вакансии с воронкой — сколько кандидатов проходит, на каких этапах они находятся;
• сохранение истории рассмотрения кандидата в компании и всех его резюме — например, если одного кандидата собеседуют на разные вакансии;
• оценка выполнения заявки на подбор — показывает HR-специалисту, насколько качественно он выполняет услуги по найму.

Рекрутер

Для рекрутера ITSM 365 предлагает несколько основных инструментов.

Работа с вакансиями. В личном кабинете на одном экране представлены следующие данные: 

• дашборд по всем заявкам на вакансии и задачам; 
• кандидаты, по которым необходимо вести работу;
• список активных вакансий. 

В списке вакансий подсвечиваются статусы, например, «Поиск кандидатов» или «Подготовка брифа», и последние комментарии в карточке вакансии.

Ниже размещается канбан-доска. На ней видны активные рассмотрения кандидатов с распределением по вакансиям — кто на каком этапе находится. По каждому кандидату рекрутер может посмотреть персональную карточку, перевести его на нужный этап и оставить в карточке комментарий.

Плагин для сохранения резюме из hh.ru. Переносить данные с рекрутингового сайта вручную — долго и утомительно. Упростить этот процесс в ITSM 365 помогает специальный плагин. 

Как это работает:

1. Рекрутер открывает страницу резюме на hh.ru.
2. В браузере появляется иконка «Сохранить резюме кандидата».
3. После нажатия на кнопку «Прикрепить к вакансии» резюме автоматически сохраняется в системе.

Резюме можно сохранить и без вакансии. Например, если рекрутер находит потенциально интересного для компании кандидата, 

но для текущих вакансий он не подходит. Плагин позволяет добавить это резюме в базу, чтобы поработать с ним в будущем.

Парсер резюме из файла. Бывает так, что кандидаты загружают резюме в виде файла — на почту или рекрутинговый сайт. Для таких случаев в ITSM 365 есть специальный парсер, который собирает информацию из файла и формирует карточку кандидата. Сейчас система работает с шаблонами из Linkedin, Career.Habr и HeadHunter.

Помимо основных инструментов, рекрутеру также доступны дополнительные:

• шаблоны воронок с возможностью настраивать этапы;
• дашборд по своим вакансиям;
• объединение резюме-дублей;
• поиск по базе кандидатов;
• контакт с кандидатами через Telegram и WhatsApp;
• статус запроса на обработку персональных данных.

Лидер команды подбора

Третья роль, которая настроена в ITSM 365, включает функции для лидера рекрутинговой команды.

Активности по командам. На основном экране дашборд наглядно показывает все активности по задачам и заявкам, а также их состояния: активные, нераспределенные, просроченные и т.д.

Ниже находится расширенная канбан-доска по всем вакансиям и рекрутерам. Здесь лидер видит распределение нагрузки между специалистами, количество вакансий, статусы и этапы. Это помогает планировать и прогнозировать работу HR-команд с учетом текущей ситуации. 

Дашборды по вакансиям и команде. В личном кабинете лидера предусмотрена детальная аналитика в визуальном отображении. Здесь можно посмотреть:

• среднюю оценку рекрутера и команды;
• процентное соотношение одобренных кандидатов, собеседований, офферов и сотрудников на испытательном сроке;
• вакансии по городам;
• источники подбора;
• воронки по открытым вакансиям с количеством кандидатов;
• отказы от оффера и собеседований;
• количество заявок и задач со статусами;
• соблюдение SLA и оценка качества сервиса.

Таким образом, лидер команды рекрутеров четко видит, как работают его сотрудники, насколько заказчики довольны выполнением заявок. Это позволяет принимать эффективные решения для оптимизации работы HR-отдела.

Таск-трекер. Лидер может создавать задачи для своей команды. Например, подготовить отчет по вакансиям за месяц, также к задаче можно добавить описание, прикрепить файл и чек-лист, указать сроки выполнения и ответственных.

Все созданные задачи отображаются в таск-трекере на главном экране в личном кабинете лидера команды. Список задач открывается в виде канбан-доски, на которой видно, сколько задач в работе, на каких они этапах, можно ли дать рекрутерам дополнительные поручения.

К выводам

Единая система автоматизации ITSM 365 упрощает и ускоряет процессы рекрутинга за счет распределения ролей и функций:

• заказчик — создает заявку, утверждает кандидата, ставит задачи для смежных отделов;
• рекрутер — находит соискателей, работает с вакансиями, заводит их в систему через плагин или парсер;
• лидер команды рекрутеров — распределяет задачи между сотрудниками, отслеживает ход работы по вакансиям и качество сервиса.

Для бизнеса единая система автоматизации предлагает важные преимущества.

• Компания получает возможность подключить все подразделения к единой платформе без необходимости приобретать дополнительные инструменты, тратить время и деньги на настройку и обучение.
• Автоматизация найма помогает быстрее закрывать вакансии.
• Единая платформа бесшовно интегрирует другие продукты ITSM 365 — Управление проектами, Service desk для внутренней поддержки, Service desk для внешней поддержки.
• Решение непрерывно развивается — добавляются новые полезные функции.
• Сервисный подход делает работу HR-отдела проще и прозрачнее, объединяет процессы найма с деятельностью других подразделений компании. 

Если вы хотите протестировать ITSM 365 для подбора сотрудников, отправьте запрос на cs@itsm365.com. Наши специалисты проконсультируют вас и откроют доступ к демостенду.