Оповещения в ITSM 365: гибкая настройка для каждого

Многим технологам знакома ситуация, когда одним пользователям нужны определённые оповещения, а другим с точно такой же ролью эти оповещения только мешают, и они относятся к ним как к спаму.

Что же делать технологу? Настраивать индивидуальные оповещения и накручивать дополнительную логику? Или оставить всё как есть и объяснить пользователям, что изменить это не получится?

Мы нашли оптимальное решение! Пусть каждый сам выбирает, какие оповещения он будет получать.

Примеры кейсов

Допустим, в компании «Солнышко» ведётся постоянная активная работа в разных подразделениях: регистрируются задачи и заявки, создаются согласования. Почти каждый шаг в этих процессах сопровождается отправкой оповещений. Сотрудники стали замечать, что некоторые оповещения больше отвлекают, чем содержат полезную информацию.

Руководитель понимает, что части сотрудников неудобно с такими настройками. В то же время он не может полностью отказаться от подобных оповещений, так как для других сотрудников такое информирование необходимо, и они не хотят от него отказываться. Также есть оповещения, получение которых руководителю важно контролировать для всех без исключения.

Разберём на примерах, как решить эту задачу.

Кейс 1. Как рядовой сотрудник компании управляет поступающей информацией

Наталья – специалист второй линии. Она подключается ко многим заявкам точечно как подписчик. Ей необходимо отслеживать, как решаются те или иные вопросы. При этом от каждой заявки, на которую она подписана, приходят оповещения о смене статуса. Эта информация отвлекает Наталью, так как ей важна только суть заявок, а именно: комментарии и решение.

Так как в компании «Солнышко» настроено персональное управление оповещениями, Наталья с легкостью переходит на свою карточку и кликами мыши выбирает оповещение «Подписчикам о смене статуса заявки» и выключает его для себя.

Кейс 2. Как руководитель управляет процессом в целом

Семён – руководитель специалистов первой линии. В рамках его команды распределение заявок по линии происходит автоматически по определённым правилам. Но когда происходит регистрация заявки с высоким приоритетом, для Семёна важно, чтобы сотрудники его отдела были оповещены об этом и нужные специалисты оперативно подключались для решения проблемы.

Принципиально, чтобы никто не отключил критичное оповещение. Поэтому Семён не выдает права на отключение оповещения команды о заявках с высоким приоритетом, но добавляет возможность сотрудникам отключить обычное оповещение о новых заявках.

Чем полезна гибкая настройка оповещений

Вы можете настроить механизм по управлению поступающей информацией в своём ITSM 365 уже сейчас. Перечислим профиты, которые вы получите:

1. Сотрудники смогут легко управлять получаемыми оповещениями. Соответственно, повышается продуктивность их работы: они будут получать только самые важные оповещения и не будут к ним относиться как к спаму.
2. Администратор системы всегда сможет регулировать список оповещений, которые можно отключать. Не нужно беспокоиться о том, что сотрудники отключат что-то важное для бизнес-процесса.
3. Также администратор сможет просматривать, кто из сотрудников отключает у себя те или иные оповещения. Это позволит анализировать процесс оповещений подробнее.

Заинтересовали кейсы?

Напишите в нашу службу поддержки, и мы отправим вам инструкцию по настройке, а также проконсультируем по любым возникшим вопросам 😉