Учет стоимости работ в ITSM 365.Outsource: абонплата и разовые заявки

13 декабря 2019, 4 мин читать

Сервисные аутсорсинговые компании обслуживают, как правило, внешних заказчиков. А это значит, необходим постоянный учет стоимости работ. Задача не так проста, как кажется. Специфика объектов, география обслуживания, риск обнаружения скрытых дефектов в ходе работ, время выполнения – всё это влияет на итоговую цену предоставляемого сервиса. Не говоря уже о сезонности, колебании цен на запчасти и других факторах.

Наша статья о том, как не потерять ни одной суммы по клиентским заявкам и организовать биллинг работ, используя возможности ITSM 365.Outsource.

Абонентская плата

Распространенный и относительно простой в плане бухучета механизм определения стоимости работ – абонентская плата. Это некая фиксированная стоимость за оговоренный объем сервисов. Она зависит от многих условий, поэтому часто сервисные компании утверждают, что их система расчета оплаты на основе аналитики данных – едва ли не ключевой актив. И действительно, риск из-за просчета велик, особенно в ситуации, когда контракт заключен на обслуживание большого числа объектов.

ITSM 365.Outsource позволяет организовать учет работ по абонентскому обслуживанию в рамках сервисного контракта. Для этого в системе используются так называемые «Сервисные периоды». Длительный контракт разбирается на этапы. Для периода фиксируется стоимость работ по абонплате, в настройках контракта – предоставляемые услуги и уровень сервиса (SLA).

В карточке заявки указывается, в каком сервисном периоде учесть заявку, если выполняемые работы входят в плату.

Так ведется учет работ по сервисным периодам.

Чтобы анализировать стоимость работ с фактически понесенными затратами в рамках сервисного периода, собираются суммарные временные трудозатраты, которые потрачены на выполнение работ по контракту. Для более глубокого анализа данных можно подключить внешнюю BI-систему.

Спецификация работ по заявкам

Кроме абонентской платы, в ITSM 365.Outsource реализована возможность учета разовых работ и формирования спецификации в заявках.

Ведь нередко возникают ситуации, когда клиент просит выполнить работы, которые не включены в абонентскую плату, либо дополнительно нужно включить стоимость запчастей и расходных материалов.

Также в последние годы набирает популярность модель обслуживания без регулярной фиксированной платы. Например, когда работы по заявкам сопровождаются формированием сметы.

Прайс-листы и сервисные контракты

В ИТ-системе можно хранить любое количество прайс-листов и связывать их с сервисным контрактами. Прайс-лист доступен в карточке заявки и позволяет быстро сформировать спецификацию работ.

Отдельно можно добавить информацию об использованных материалах или списать со склада установленные клиенту запчасти.

Согласование спецификации работ с клиентом

Для спецификации работ доступен процесс согласования.

Прямо в интерфейсе ITSM 365.Outsource можно провести согласование любых работ, спецификаций, прочих событий как внутри сервисной компании, так и с материально ответственными лицами со стороны клиента.