Работа с ИТ-активами: эксплуатация, планирование, развитие управления

В гибких сервис деск системах заложены возможности по работе с ИТ-активами на протяжении всего жизненного цикла, от мониторинга и обслуживания до планирования закупок и расширения управления. 

Рассмотрим, что содержится в карточке ИТ-актива в ITSM 365, как работают с занесенными в систему ПО и оборудованием, какие настройки и функции позволяют планировать ИТ-активы и развивать управление инфраструктурой.

Атрибуты карточки и эксплуатация ИТ-активов

Актуальная информация об оборудовании и программном обеспечении фиксируется в карточке.

Статус актива. Когда актив вносится в сервис деск систему, ему автоматически присваивается статус «Доступен к использованию». После выдачи сотруднику актив переводят в статус «В эксплуатации», установив дату начала использования. Если оборудование отправляют в резерв, происходит откат к статусу «Доступен к использованию», например, при перемещении ноутбука на склад. 

При переводе актива в статус «В ремонте» необходимо указать дату начала работ. В ремонт переводит уполномоченный сотрудник либо участник ответственной команды, фиксируя подробности в комментариях. 

Актив, находящийся в резерве или в эксплуатации, можно списать. Для ПО указывается дата окончания действия пользовательской лицензии. Для оборудования фиксируется дата списания, а связанные с ним исправные компоненты переносят в резерв или на другое оборудование. Так получается отслеживать перемещения компонентов.

Характеристики актива. Модель и вид актива, производитель, а также технические характеристики модели могут быть внесены в систему еще на этапе планирования и закупки оборудования или ПО. Добавление инвентарного и серийного номера позволит верно идентифицировать актив для дальнейшего учета. 

Стоимость актива часто используется в связке с атрибутами «Дата ввода в эксплуатацию» и «Дата окончания использования», чтобы оценивать стоимость владения, а также затраченные на приобретение активов средства за определенный период.

Связанное оборудование и программное обеспечение. В карточке ПО устанавливается связь c оборудованием, на котором оно находится. После внесения связи в карточку программного обеспечения она будет отображаться и в карточке технического устройства. Для устройства также указывается вложенное в него оборудование. Например, для компьютера это может быть жесткий диск, материнская плата или монитор. 

Это полезно при работе с заявками и отслеживании изменений в рамках ремонта или модернизации активов.

Пользователи, владельцы, ответственные. К пользователям относятся контактные лица, которые применяют актив в своей работе. Можно назначить пользователями всех заведенных в систему сотрудников, на уровне отдела/компании или поименно.

Владельцы же — это подразделения или отделы, например, АХО, которые закупили актив и принимают решение о его передаче определенному пользователю. Ответственные — это сотрудник или команда, выполняющие в системе такие действия, как создание актива, смена статуса, оставление комментариев и так далее. 

Таким образом в системе устанавливается, кто ведет учет активов и выполняет заявки или пользуется оборудованием и отправляет запросы на обслуживание.

Существует отличие в отображении карточки актива для пользователей и ответственных лиц. Пользователя актива, который регистрирует заявку, как правило, не интересует подробная информация о технике или ПО, поэтому ему предоставляется доступ к карточке с минимальным набором данных.

Специалисты, которые занимаются решением заявок по активу, должны видеть полную картину, включая комментарии и историю изменений. Для них доступна полная версия карточки.

Местоположение актива. Этот атрибут показывает, где фактически находится актив. Так как уровней вложенности может быть сколько угодно, то детализировать местоположение актива можно вплоть до кабинета, стенда или полки. Благодаря этому специалистам не нужно тратить время на поиски оборудования для проведения инвентаризации или ремонта. С помощью местоположения удобно контролировать движение имущества и перераспределять технику между отделами.

Связанные активности и история изменений. Статистика использования актива отражена в блоке «Связанные активности». В нем содержится информация обо всех заявках на обслуживание, проблемах и запросах на изменение, связанных с активом. Эти данные нужны, чтобы анализировать состояние актива и планировать ремонт или закупку нового оборудования. 

Во вкладке «История изменений» отражены все действия по работе с активом, в том числе изменения статуса, местоположения, пользователей, связанного оборудования или ПО. Это помогает сотрудникам, наделенным правами на просмотр раздела, вести учет и мониторинг состояния активов.

Планирование и развитие управления ИТ-активами

Эксплуатация активов тесно связана с планированием и закупкой. Для этого в ITSM 365 доступна настройка следующих процессов.

Контроль наличия активов. Если привязать активы к местоположению, то в карточке подразделения или офиса видно, какое оборудование находится в использовании, резерве или ремонте. На основании этих данных, а также информации о выходе новых сотрудников и заявках на приобретение оборудования, удобно планировать закупку необходимой техники.

Анализ потребностей в закупке. В системе доступен сбор статистики по заявкам на определенный тип услуг, например, закупка оборудования, и представление в виде отчета для бухгалтерии или руководства компании. Если требуется, заявки на приобретение активов можно согласовывать с любыми ЛПР прямо в системе.

Выстраивание плановых закупок. Если отсортировать активы по плановой дате окончания использования или дате окончания лицензионного договора на ПО, появится наглядное представление о потребностях в закупке. Далее с помощью модуля повторяющихся активностей настраивается автоматическое создание заявок на продление лицензии с определенной периодичностью. Таким образом получится избежать периодов простоя в работе из-за отсутствия необходимой программы.

Что касается развития управления ИТ-активами, то для этого используются дополнительные функции системы. 

Автоматизация подачи заявок по ИТ-активам. Если настроить дополнительный модуль, то в карточке актива становится доступна генерация QR-кода, который затем можно распечатать и разместить на технике или рядом с ней. 

Сканируя QR-код в мобильном приложении ITSM 365, пользователь проваливается в карточку актива и регистрирует заявку. Использование QR-кодов сокращает время на открытие формы добавления заявки и поиск актива, которому требуется обслуживание.

Проведение регламентных работ. С помощью чек-листов и настройки автоматического создания заявок автоматизируют профилактическое обслуживание ИТ-активов. В назначенный срок исполнитель получит задание на проверку состояния техники. Если прикрепить к заявке чек-лист, то с помощью мобильного приложения сотрудник пройдет по пунктам списка во время работы, выполняя необходимые действия в нужной последовательности. Регулярные регламентные работы помогут продлить срок службы оборудования.

Автоматический контроль за состоянием активов. Если настроить обмен данными между программой для мониторинга ИТ-активов с сервис деск системой, то в сервис деск будет передаваться информация о неполадках. На основе этих оповещений автоматически формируются заявки на устранение инцидентов. Так проще поддерживать работоспособность ИТ-инфраструктуры и собирать статистику по возникающим проблемам.

Таким образом, пользуясь базовыми функциями системы ITSM 365, получится организовать полноценную работу с ИТ-активами, включая процесс планирования. Если внедрить дополнительные инструменты, то можно автоматизировать подачу заявок, профилактическое обслуживание и мониторинг состояния инфраструктуры.

Наши специалисты помогали запустить сервис деск для работы с ИТ-активами в таких компаниях, как ФПК «Инвест» и «Байкал Сервис». Если хотите узнать, как автоматизировать управление ИТ-ресурсами в вашей компании, запишитесь на консультацию.