Как автоматизировать составление графика планово-предупредительного ремонта

В сервисном обслуживании существует простое правило: проще предотвратить проблему, чем устранить. Конечно, все поломки и сбои предусмотреть не получится, но можно значительно сократить число внезапных происшествий. Для этого необходим регулярный планово-предупредительный ремонт объектов и оборудования.

Расскажем, что такое предупредительный ремонт, какие существуют инструменты автоматизации этого процесса и как их применять для максимального эффекта.

Что такое планово-предупредительный ремонт 

Планово-предупредительный ремонт (ППР) — это регулярный технический сервис, направленный на поддержание оборудования или инфраструктуры предприятий в рабочем состоянии. 

ППР может включать следующие мероприятия:

• инвентаризация;
• технический осмотр;
• диагностика неисправностей;
• обновление программного обеспечения;
  
• очистка, смазка, настройка компонентов;
  
• замена расходников или изношенных деталей;
  
• ремонт повреждений, возникших в ходе использования оборудования.
  

ППР проводится согласно графику и регламенту. Они составляются с учетом технических характеристик и особенностей эксплуатации оборудования, а также  текущего производственного цикла. Это позволяет минимизировать влияние ремонта на рабочий процесс предприятий.

В чем преимущества планирования ППР

Проведение ППР зачастую автоматизируют с помощью системы класса service desk. Это означает, что в определенное время ответственные лица будут получать детальный перечень задач по профилактическому ремонту зарегистрированных в программе единиц техники или объектов. 

Перечислим основные плюсы автоматизации такого процесса.

Сокращение сервисных расходов. Внедрив регулярное обслуживание оборудования, получится выявлять проблемы на ранней стадии и не допускать критических поломок, которые приводят к дорогостоящему ремонту. 

Продление срока службы оборудования. Своевременный уход за техническими устройствами и инфраструктурой снижает избыточную амортизацию и откладывает необходимость капитальных вложений, связанных с их заменой.

Соответствие отраслевым нормам. Проведение ППР требуется для соблюдения официальных требований к эксплуатации объектов и оборудования. Так достигается безопасность условий труда на предприятиях и уменьшается вероятность штрафов.

Управление активами и персоналом. Заложенные в систему возможности позволяют вести текущий учет оборудования, распределять задачи и контролировать их выполнение. 

Анализ данных и оптимизация процессов. В программе консолидируются данные о поломках, стоимости ТО, трудозатратах. Эта информация нужна, чтобы повышать эффективность работы специалистов по ремонту и снижать расходы на ППР. 

Рассмотрим подробнее, каким образом сервис деск обеспечивает автоматизацию профилактических мероприятий.

Инструменты для автоматизации графика ППР

Чтобы автоматизировать проведение ППР, нужно настроить ряд процессов. В облачном сервисе ITSM 365 для этого есть следующие возможности.

Создание сервисного контракта. В сервисном договоре указывается ряд параметров: клиент, объекты, срок действия контракта, перечень услуг и ответственных за их выполнение специалистов, время на решение заявок.

При формировании заявки на регламентное обслуживание для нее автоматически устанавливается исполнитель, обладающий нужной квалификацией, и дедлайн по выполнению работ.

Разные виды ремонта можно внести в сервисный договор как отдельные услуги со своими правилами SLA и назначить для них разных ответственных специалистов. 

Учет оборудования. Для этого добавляется информация обо всех единицах оборудования. В карточку объекта вносятся технические данные: модель, производитель, серийный номер.

К карточке прикрепляются файлы с любой полезной информацией. Так удобно хранить чертежи, монтажные схемы и прочие документы. 

Кроме этого, в специальном блоке будет отображаться статистика по связанным с активом заявками и проблемами. Так можно отследить все работы, которые проводились по данному оборудованию, например, за последний год, и учитывать их при проведении профилактики.

Автоматическое формирование заявок. Для регламентных мероприятий настраивают шаблоны повторяющихся заявок и устанавливают периодичность их создания. 

В шаблон добавляется информация по услуге из сервисного договора и при необходимости вносятся данные о связанных с услугой активах. В расписании указывается период повторения, дата очередного срабатывания и окончание действия правила. Также можно создать заявку по шаблону вне заданного расписания по нажатию кнопки, например, при поступлении запроса от клиента на перенос ППР.

Это помогает придерживаться годового графика ППР и плана предупредительного ремонта, что необходимо для правильной эксплуатации оборудования.

Использование чек-листов. Обычно ППР состоит из многочисленных этапов, которые нужно выполнять в определенной последовательности. Чтобы специалистам было проще соблюдать регламент, существует функционал чек-листов.

По мере прохождения этапов ППР специалист отмечает пункты как выполненные, что помогает не пропускать важные операции. По завершению формируется отчет, который добавляется в комментарии к заявке.

Чтобы не создавать чек-листы каждый раз вручную, для них также настраивается автоматическое добавление. Так, к каждой заявке по плановой диагностике сервера прикрепится чек-лист с обязательными действиями по проверке такого типа оборудования.

Уведомления и напоминания. В системе доступна настройка оповещений по заявке на ППР. Исполнителю и получателю услуги приходят уведомления о создании новой заявки. Специалисту приходит несколько напоминаний о приближении дедлайна, чтобы было проще уложиться в требования сервисного договора. Заказчик видит уведомления об изменениях статуса запроса — когда он поступает в работу и по его завершению.

Таким образом ремонтный процесс становится более прозрачным для всех участников.

Управление знаниями. Для помощи сервисным сотрудникам, помимо прикрепления полезных материалов к карточке объекта и использования чек-листов, доступно  формирование базы знаний. 

Если добавить связь между статьями базы знаний и услугами по ремонту различного оборудования, то при поступлении новой заявки исполнитель сразу увидит ссылки на рекомендуемые материалы. 

Распределение работ по ППР. Для этого удобно создавать задачи внутри карточки заявки на обслуживание. Для них указывается ответственное лицо, вносится описание операции, дата начала и дедлайн. К задачам также можно добавлять чек-листы. Если участие специалистов происходит по типовому сценарию, содержание задач добавляется из готовых шаблонов.

В результате исполнители знают, что и когда каждому из них нужно сделать в рамках одной заявки.

Ведение статистики. Сервис деск накапливает информацию о ППР: количество заявок по договорам, соблюдение условий SLA, оценки клиентов. Видны данные по ремонтам каждой единицы оборудования, ведется учет заявок по объектам. 

Это помогает планировать ресурсы, анализировать качество оказываемых услуг и повышать эффективность сервисного бизнеса.

Интеграции с другим ПО. Сервис деск может принимать данные из систем мониторинга и управления оборудованием. Чаще подобные интеграции используют для оповещений об инцидентах, например, как наш клиент Агротерра, но их можно применять и в организации ППР.  Как вариант, если профилактические работы выполняются не с четкой периодичностью, а на основе фактического использования актива. При достижении установленных параметров износа деталей система мониторинга оповестит сервис деск и заявка создастся автоматически.

Мобильное приложение для проведения ППР

Автоматизация проведения ППР с помощью ITSM 365 будет неполной без использования мобильной версии платформы. Чтобы иметь оперативный доступ к сервис деск системе, выездные инженеры работают в полнофункциональном мобильном приложении.

В приложении выездной инженер получает оповещение о назначенной заявке по регламентному ТО и может сразу посмотреть все детали: кто заказчик, где находится оборудование, сколько есть времени на выполнение. 

Встроенное геопозиционирование помогает не только выстроить маршрут до заказчика. На карте видно, какие еще заявки открыты на объекте. Чтобы выполнить все запросы за один выезд, ответственный за профилактику берет их в работу. Это экономит ресурсы сервисной компании.

Прямо во время проведения ППР выездной инженер может пользоваться чек-листом, информировать клиента о необходимости закупки деталей в комментариях к заявке и формировать фотоотчет.  

Иногда на объекте обнаруживается техническая проблема, которая требует дополнительного выезда. Тогда сотрудник либо создает задачу в рамках заявки, либо отдельную заявку, если работы не входят в содержание текущего плана предупредительного ремонта.

Таким образом мобильное приложение помогает управлять сервисным обслуживанием и расширяет возможности автоматизации ППР. 

Чтобы узнать больше о выстраивании процессов ППР с помощью ITSM 365, отправьте заявку для консультации с нашим экспертом.