Учет ИТ-активов: что такое, кому нужно и как организовать

Гибкие системы service desk умеют автоматизировать достаточно сложные процессы управления ИТ-активами. Разбираемся, кому нужно внедрять учет активов, когда и как это делать.

Раньше работа с ИТ-активами и предоставление ИТ-услуг в организации зачастую были двумя параллельными процессами. Сегодня многофункциональные ITSM-решения позволяют объединить оба процесса и автоматизировать их. При этом в компаниях нередко возникает вопрос, когда приступать к управлению активами, чтобы повышать качество сервиса.

Что такое ИТ-активы

Сейчас даже в компаниях малого и среднего бизнеса возникает потребность вести активы, по которым важно видеть и актуализировать информацию. Обычно сначала автоматизируют учет ИТ-активов, которые отличаются более сложной структурой. 

Активы могут быть:

• материальными — ИТ-оборудование, оргтехника и т.д.;
• нематериальными — лицензии, договоры, ПО, облачные хранилища данных.

В число активов можно включить любое другое оборудование, например, торговое, кассовое, лабораторное и даже перечень помещений компании. В статье сфокусируемся на преимуществах ведения учета ИТ-оборудования и софта, при этом подход к автоматизации универсален. 

Если говорить об ИТ-активах, их объединяет несколько общих свойств.

Наличие списка характеристик — у активов могут быть как уникальные характеристики, такие как идентификатор, серийный номер, штрихкод, RFID-метки, так и типовые для определенных групп объектов. Например, для ноутбуков — производитель, вид, модель, конфигурация.

Связь с пользователями — закрепление за клиентами, сотрудниками и материально ответственными лицами (МОЛ): кто владеет, кто закупал, кто отвечает за обслуживание.

Необходимость отслеживать изменения — гарантийный срок, смена места хранения, смена МОЛ или пользователя, степень износа, списание актива.

Связь с работами и сервисами — регламентное обслуживание оборудования, ремонт, аварийные работы и выезды.

В идеале всю работу по учету ИТ-активов удобнее вести в единой системе service desk. Здесь компания может хранить данные об оборудовании, установленном ПО, лицензиях. Все это можно объединить в специальных справочниках, которые помогают систематизировать и детализировать работу с активами.

При этом функциональность service desk позволяет решать целый ряд задач по управлению ИТ-активами в режиме единого окна:

• собирать и анализировать данные о владельцах и пользователях активов, что упрощает учет и инвентаризацию;
• согласовывать закупку с учетом потребностей конкретного подразделения или отдельного сотрудника;
• управлять и распределять активы;
• оптимизировать обновление ИТ-активов без задержек;
• координировать ремонт, обслуживание и модернизацию с сохранением истории взаимодействий с каждой единицей;
• анализировать списанные активы для точного расчета стоимости владения.

Подход к реализации учета ИТ-активов

По своему опыту работы с активами, мы в ITSM 365 рекомендуем не усложнять процесс, а автоматизировать поэтапно. Оптимальный вариант — заранее продумать, что бы вы хотели получить от учета активов в будущем, расставить приоритеты, заложить фундамент, с которого и начинать работу. 

Управление активами можно выстроить в три этапа.

Этап 1. Создание структуры активов

Для начала определите:

1. Какие типы объектов вы заведете в service desk.
2. Какие справочники информации по активам потребуется настроить и сопровождать.
3. Какой у активов будет жизненный цикл.
4. С каким другими объектами системы будут связаны активы — заявки, сотрудники, отделы, роли и прочее.
5. Кто из сотрудников будет с ними работать — создавать, наполнять справочники, актуализировать данные.
6. Какие настройки используемой service desk системы доступны для текущей реализации учета ИТ-активов. Это поможет понять, что подходит уже сейчас, а что потребуется адаптировать под себя.

Так, в ITSM 365 можно завести детальное описание каждого актива: параметры, комплектующие, справочные материалы, владельца, пользователей. При этом в системе можно создать логические группы. Например, структурировать ИТ-активы по подразделениям внутри компании или филиалам.

Этап 2. Наполнение и актуализация сведений по активам

На этом этапе оцифровать активы можно разными способами: завести с нуля, импортировать данные или выполнить интеграцию со сторонними системами. Разберем каждый способ подробнее.

Завести с нуля. Подойдет, если в компании небольшое количество активов. В этом случае их достаточно добавить в самой системе вручную.

Загрузить через импорт. Это позволяет массово загрузить активы, если они велись ранее в другой системе или просто в табличном формате Excel. Тут потребуется структурировать данные. Например, сопоставить поля из файла с обязательными для ввода атрибутами в системе. Затем необходимо выделить поле, которое будет уникальным идентификатором на случай, если в будущем потребуется обновить данные. 

Например, в ITSM 365 предусмотрена опция универсального импорта под разные виды ИТ-активов. С его помощью в систему можно быстро загрузить данные из других внешних систем инвентаризации и учета.

Интегрировать со сторонней системой для регулярного обновления. Самый сложный, но реализуемый вариант. Здесь важно продумать формат интеграции: определить принципы обновления данных, сопоставить поля, написать саму интеграцию. 

Что следует учитывать при интеграции двух систем:

• ИТ-специалистам со стороны поставщика service desk потребуется время для изучения документации каждой системы, чтобы сопоставить  методы и примеры запросов;  
• уже на этапе наполнения активов многие системы имеют ограничения, которые не получится обойти;
• следует продумать, а нужна ли вообще связка двух систем. Ведь в каждой из них придется поддерживать настройки в актуальном состоянии, чтобы данные передавались корректно. А это может превратиться в достаточно трудоемкий процесс. 

Этап 3. Учет, планирование и отслеживание состояния активов

После наполнения базы ИТ-активов у каждой единицы формируется карточка, в которой хранится полная информация:

• характеристики;
• стоимость;
• связь с пользователями и владельцами;
• актуальные даты ввода в эксплуатацию, окончания гарантии, ремонта или амортизации;
• статусы (в эксплуатации, в резерве, списан);
• связанные объекты (заявки, проблемы и прочее). 

Далее работу с активами встраивают в бизнес-процессы компании:

• у клиента есть возможность обратиться по активу в использовании, а у сотрудников сервисной службы — работать с актуальной информацией по активу;
• в карточке отдела видно, какие активы находятся во владении, какие требуют замены или модернизации — эти данные помогают руководству компании заранее учитывать в бюджете расходы на ИТ-инфраструктуру;
• специалисты, которые занимаются администрированием ИТ-активов, получают доступ к данным в одном месте,  актуализируют их состояние, обновляют статусы.

Масштабирование работы с активами

После того как компания прошла все три этапа, у нее появляется возможность планировать дальнейшее развитие по управлению активами: 

• учет расходных материалов на складах, а также в рамках работ и определенных заявок;
• выстраивание плановых закупок с напоминаниями;
• привязка к сервисным договорам клиентов;
• организация регулярных работ по разным активам.

К выводам

Управление активами — сам по себе сложный процесс, который требует тщательной подготовки. В малом и среднем бизнесе внедрение специализированных решений может быть избыточным. 

Гораздо выгоднее и эффективнее — использовать гибкую service desk систему, в которую заложены инструменты для управления активами и дальнейшей кастомизации процессов. 

Это решение поможет:

1. Создать прозрачную структуру ИТ-активов.
2. Оптимизировать расходы на эксплуатацию ИТ-инфраструктуры и планировать ее модернизацию.
3. Производить учет и инвентаризацию всех элементов ИТ-ландшафта.
4. Выявлять проблемные объекты в работе инфраструктуры.
5. Повышать прозрачность взаимодействий с активами.
6. Обеспечивать безопасность использования оборудования, ПО и связанных с ними лицензий.

Хотите узнать, как организовать учет ИТ-активов или других объектов с помощью облачного решения ITSM 365? Оставьте заявку, и наши специалисты помогут разобраться.