Как компании оптимизировать операционные расходы

Оптимизация расходов — обязательный процесс для любой компании, будь то крупный бизнес или небольшой стартап. Экономия затрат напрямую влияет на рост прибыли и выживание компании, особенно в периоды экономических кризисов. Как оптимизировать расходы компании, не жертвуя при этом качеством продукта и штатом сотрудников — давайте разбираться.

Оптимизировать расходы или сокращать?

Часто в компаниях путают эти понятия и вместо оптимизации затрат активно сокращают их. Например, переезжают в малометражное помещение с более низкой арендной ставкой, увольняют сотрудников или снижают зарплаты, отказываются от маркетинговых активностей.

Подобные меры действительно способны помочь бизнесу сэкономить. Однако здесь есть и обратная сторона. Перед тем, как сократить расходы компании, важно учесть, что подобные решения могут снизить качество обслуживания клиентов, ослабить присутствие на рынке на фоне конкурентов, вызвать недовольство сотрудников и усилить текучку кадров.

Оптимизировать расходы — это значит применить более целостный подход в деятельности компании. Он включает в себя:

• оценку затрат и расходов;
• определение областей и процессов, которые можно оптимизировать или исключить;
• перераспределение ресурсов для дальнейшего роста.
  

Для наглядности приведем основные отличия между сокращением и оптимизацией расходов.

Шесть подходов к оптимизации затрат

Универсального решения для оптимизации расходов не существует. Каждая компания управляет этим процессом в соответствии с масштабами бизнеса, особенностями операционных процессов, каналами продаж товаров или услуг. Тем не менее, можно выделить несколько стратегий и применять их по отдельности или в комбинированном виде:

• Устранение — избавиться от ненужных или слишком затратных рабочих процессов. Например, регулярных командировок, которые можно заменить онлайн-консультациями.
• Адаптация — использовать более гибкие и современные решения, которые позволят бизнесу подстроиться под требования рынка и клиентов.
• Улучшение — убрать дублирующиеся процессы, автоматизировать рутинные задачи.
• Комбинация — объединить процессы по всей организации, например, создание общего центра обслуживания.
• Замещение — использовать более доступные альтернативы в оказании услуг и продажах. Например, частично перевести реализацию продукта в онлайн.
• Перепрофилирование — пересмотреть подходы к разработке и реализации продукта. Как вариант, выбрать более доступную и менее конкурентную нишу.

Как подготовиться к оптимизации расходов

Еще раз обратим внимание, что оптимизация затрат — это последовательный процесс. Перед тем, как выбрать конкретные решения, следует провести тщательную аналитику расходов. Сделать этом можно за 5 шагов.

Шаг 1. Соберите все текущие расходы компании

Для начала важно структурировать статьи расходов вашего бизнеса. В любой компании бухгалтерия отслеживает перемещение денежных средств внутри компании: от зарплат и премий до покупки сувенирной продукции для клиентов. Для этого обычно используют решения 1С, Excel-таблицы или CRM.

Если компания работает давно, необязательно поднимать всю историю расходов со дня основания предприятия. Для оценки можно собрать затраты за период, например, за квартал, полугодие или год.

В сборном отчете важно максимально детализировать статьи расходов. Например, ваш бренд закупает сырье у нескольких поставщиков. Одни продают материалы по предоплате, другие — по постоплате. У каких-то контрагентов стоимость сырья может быть выше, но при этом выше качество и шире ассортимент.

Шаг 2. Сгруппируйте затраты

На этом этапе распределите расходы по группам. Например, затраты:

• на оборудование;
• канцелярские принадлежности;
• маркетинг;
• техобслуживание;
• внутреннюю и внешнюю связь;
• аренду помещения и оплату коммунальных услуг;
• расчеты с партнерами;
• выплаты сотрудникам;
• хозяйственные нужды.

Как правило, в самые крупные группы расходов входят закупки, зарплаты, техобслуживание, маркетинг, аренда, связь и налоги. Такие затраты следует проанализировать в первую очередь. Также следует сгруппировать разовые траты без каких-либо объединяющих факторов. Например, когда компания заказывает на аутсорсе разработку необходимой в бизнесе программы или консультацию.

Шаг 3. Выделите постоянные и переменные расходы

Первая категория затрат не зависит от реализации продукта и действует на постоянной основе. Например, это зарплата сотрудников, аренда офиса или систем телефонии. Вторая категория связана с производством и продажей. Например, покупка расходников.

Чтобы оптимизировать постоянные затраты, можно, например, пересмотреть условия тарифа у провайдера интернет-связи. В случае с переменными расходами это может быть новая договоренность с поставщиками, например, разделить оплату на несколько частей.

Шаг 4. Проведите оценку самых крупных затрат

В списке переменных и постоянных затрат выделите наиболее крупные и тщательно их проанализируйте. Здесь можно использовать принцип Парето: 20% крупнейших затрат на 80% определят эффективность оптимизации.

Обязательно учитывайте периодичность затрат. Например, если весной затраты на сырье были небольшими, а летом увеличились, возможно, причина в сезонности. Может быть, поставщики сменили условия или обновили ассортимент.

Для каждой статьи затрат необходимо решить, как с ней поступить:

• полностью отказаться или оставить;
• оставить и уменьшить затраты;
• как именно уменьшить.

Например, вы видите, что ваша компания тратит слишком много денег на аренду офиса. Быстро решить эту проблему не получится. В этом случае можно отказаться от части аренды и перевести несколько сотрудников на удаленку.

Шаг 5. Исследуйте прочие затраты

На этом этапе нужно выполнить те же действия, что и на четвертом. Сложность состоит в том, что вам придется проанализировать множество мелких и, на первый взгляд, незначительных расходов. Тем не менее этот шаг поможет детализировать всю историю затрат, выявить узкие моменты и принять взвешенное решение по оптимизации.

Какие затраты можно оптимизировать

Приведем несколько распространенных решений, которые сегодня применяют в бизнесе для оптимизации расходов.

Удаленка или аутсорс. Удаленная работа — тренд в современных российских компаниях. Например, в ИТ-отрасли к этой модели трудоустройства относится 40% вакансий. Удаленка — достаточно эффективный способ оптимизировать постоянные расходы и направить высвободившиеся средства на развитие бизнеса.

Кроме того, некоторые бизнес-процессы можно перевести на аутсорс. Например, такое решение часто применяют для технического обслуживания клиентов или в маркетинге. Часто оказывается гораздо дешевле отказаться от собственного штата специалистов, которых надо нанимать и обучать в пользу профильной компании с гибкими тарифами.

Снижение себестоимости продукта. Здесь для оптимизации затрат можно рассмотреть вопрос об обновлении оборудования. Например, новые модели станков способны поддерживать высокую производительность при более низких затратах на обслуживание и потребление энергии. 

Объединение с партнерами. Некоторые сложные и дорогие бизнес-процессы можно выполнять в кооперации с аналогичными компаниями. Например, провести совместную маркетинговую кампанию или конференцию.

Оптимизация оплаты труда. Если работа сотрудников связана с достижением , результативность можно привязать к зарплате. Например, ввести базовую ставку и добавлять к ней надбавки и премии, если сотрудник достиг плана или превысил его.

Автоматизация процессов.

Сегодня современные ИТ-решения позволяют автоматизировать рутинные задачи в рамках любых бизнес-процессов: от документооборота и отчетности до планирования проектов и обслуживания. 

Например:

• Установить систему отслеживания товаров на складе.
• Перевести коммуникацию с клиентами в мессенджеры, подключить чат-бота и автоматические рассылки.
• Формировать документацию из готовых шаблонов, заверять электронной подписью и отправлять в режиме онлайн.
  
• Автоматизировать учет и выполнение заявок в службу поддержки от подразделений компании, например, с помощью облачного service desk.
  
• Внедрить системы аналитики с помощью CRM.
  

Облачный service desk в целом может стать центром автоматизации и оптимизации процессов. Доступные для этого функции заложены и в ITSM 365. Например:

• При переходе на удаленный формат работы можно повысить информированность сотрудников через уведомления, организовать более эффективные командные коммуникации через общие чаты и с помощью виртуальных помощников, интегрированных с обращениями и задачами.
• Сбор полной информации о затратах при обслуживании клиентов — поможет быстрее и точнее проанализировать себестоимость услуг или работ.
  
• Оптимизация оплаты труда станет более эффективной, когда в service desk налажен процесс учета трудозатрат, на основании которого можно формировать премиальную часть для сотрудников, опираться на реальные фактические данные их участия в процессе.
  

Примеры оптимизации затрат из практики

Мы в ITSM 365 накопили немало опыта в вопросах оптимизации бизнес-затрат. Реализованные кейсы доказывают, что управление услугами через service desk помогает нашим клиентам сократить постоянные и переменные расходы. 

Например, один из наших партнеров, торгово-сервисная компания «Нексол», занимается обслуживанием кассет для банковских терминалов. Сервисный центр принимает оборудование со всей России — это около 20 тыс. кассет. В течение нескольких лет инженеры компании вели учет сервисных заявок в бумажном виде, что приводило к огромным затратам на расходники. Не говоря уже о том, что такое управление заявками — долго и сложно.

После запуска ITSM 365 ситуация в «Нексол» изменилась в лучшую сторону. В систему завели все кассеты, которые находятся на поддержке. Для каждой сделали учетную запись по серийным номерам. С этого момента необходимость в бумажной работе отпала. Инженеру достаточно открыть нужную заявку в service desk, свериться с серийным номером и взять кассету в работу.

Если вам необходимо решение для оптимизации бюджета в вашей компании в части оказания услуг, обратитесь к специалистам ITSM 365. Мы проанализируем специфику вашего бизнеса и предложим наиболее выгодное решение.