Что такое онбординг и как его проводить

По данным Gallup, только 12% сотрудников считают, что в их организации отлично справляются с онбордингом новых сотрудников. 

Не вовлеченный в работу персонал обходится компаниям по всему миру в 8,8 триллиона долларов потерянной производительности. Каждый третий новичок увольняется в течение первых 90 дней. При этом 49% компаний проводят онбординг лишь в течение двух недель. 

Вовлечен ли работник в бизнес-процессы с первых дней, как он понимает корпоративные ценности и цели своей компании, знает ли, к кому обращаться за помощью, — от всего этого зависит  долгосрочность отношений с работодателем. 

В статье разберем, как должен проходить процесс онбординга, чтобы погружение в работу было успешным, из каких этапов он обычно состоит и можно ли автоматизировать адаптацию сотрудников.

Что такое онбординг

Онбординг — это процесс вхождения нового сотрудника в компанию через ознакомление с правилами, обязанностями и организационной культурой. 

Процесс онбординга можно сравнить с инструктажем перед полетом, когда пассажирам объясняют правила поведения в салоне и действия в случае внештатных ситуаций.  

Адаптация нового сотрудника может длиться от 90 дней до целого года. Конкретные сроки зависят от размера компании, сложности новой роли, объема выполняемой работы.

Программы онбординга персонала решают четыре ключевых задачи:

1. Дают четкое понимание ролей и обязанностей.
2. Помогают новичкам освоиться в новой обстановке.
3. Знакомят сотрудников с командой и руководством, политикой и протоколами компании.
4. Ускоряют рост продуктивности новых членов команды.

Таким образом, основная цель адаптации — плавно и органично вовлечь сотрудника во внутренние бизнес-процессы, тем самым сократив время на достижение требуемой производительности.

Исследования показывают, что качественный онбординг сотрудников помогает 58% новичков остаться в компании минимум на три года. Если работников адаптируют с первых дней, то уже во время онбординга они достигают 70% производительности.

Чем более гладко проходит онбординг, тем больше шансов, что сотрудничество с работником станет эффективным и долгосрочным.

Кроме того, это экономит бюджет компании — удержать талантливого сотрудника дешевле, чем нанять нового. 

Онбординг и адаптация — в чем разница?

Описывая онбординг простыми словами, можно сказать, что это адаптация сотрудника к новым для него условиям. Однако между адаптацией и онбордингом все же есть разница.

Адаптация в большей степени — естественный процесс. Новичок способен самостоятельно адаптироваться к новому месту и понять, как ему взаимодействовать с командой и распределять свое рабочее время. Адаптация может проходить без участия наставника или руководителя. Но такое «свободное плавание» не всегда оказывается эффективным в плане сроков и результатов.

Онбординг команды или одного сотрудника — целенаправленный бизнес-процесс. С его помощью можно ускорить и облегчить адаптацию персонала, эффективнее вовлечь сотрудников в работу над новыми или действующими проектами.

Виды онбординга

В онбординге выделяют пять ключевых направлений:

• Обустройство рабочего места. На базовом уровне сотруднику дают доступ к инструментам и оборудованию, которые понадобятся для выполнения его работы. Например, предоставляют ноутбук или ПК, подключенный к корпоративной сети, доступы ко внутренним системам.

• Передача знаний. Сотрудник осваивает необходимые для выполнения работы знания через устный инструктаж или письменные материалы. Как правило, обучение проходит порционно, чтобы новая информация легче усваивалась и ее можно было сразу применять в работе.

• Оперативный онбординг. Работнику ставят краткосрочные цели и задачи, которые можно выполнить, начиная с первых дней в компании. Так новичок быстрее разбирается в должностных обязанностях. Например, в службе поддержки сотруднику поручают обновить скриншоты в руководстве пользователя или предоставить обратную связь по звонкам клиентов.  

• Социальная адаптация. Нового сотрудника знакомят с командой, объясняют роль каждого ее участника. Часто новичка прикрепляют к более опытному напарнику, чтобы вовлечение в рабочие процессы проходило более органично и наглядно.

• Управление талантами. Предприятию выгодно удерживать ценные кадры, поэтому уже на старте талантливым новичкам позволяют вносить свой вклад в общее дело. Например, если новый сотрудник проявляет способности к управлению проектами и бегло говорит на иностранных языках, его могут сразу прикрепить к проектной работе с зарубежными партнерами.

Как проходит процесс онбординга

Процесс онбординга разделяют на шесть этапов:

1. Предварительная адаптация. Для сотрудника готовят рабочее место, пропуск, документы. В идеале — еще до выхода на работу. Так новичку не придется ждать, пока компания утрясет все формальности, и он сможет сразу погрузиться в рабочие задачи.
   В рамках предварительного онбординга для нового сотрудника готовят «шпаргалки» — инструкции с ответами на часто задаваемые вопросы. Чтобы работнику было проще найти нужную информацию, печатные и цифровые материалы оформляют в виде таблиц и схем.
   
2. План целей и задач. Руководство заранее определяет фронт работ для новичка. Здесь важно соблюдать баланс. С одной стороны, не следует в первые дни заваливать нового сотрудника сложными задачами, например, давать ему проект с горящим дедлайном или конфликтным заказчиком. С другой, задания должны быть разноплановыми, чтобы новичок мог уже на старте продемонстрировать свои навыки и таланты.
   
3. Наставничество. К новичку прикрепляют наставника — более опытного сотрудника, который знакомит с рабочими процессами, отвечает на вопросы, помогает разобраться во «внутренней кухне» компании. Чтобы замотивировать наставника, с него обычно снимают часть типовых задач и расширяют зоны ответственности.
   
4. Вовлечение в коллектив. На этом этапе нового сотрудника знакомят с коллегами, объясняют роль каждого. Здесь важно, чтобы новичок понимал, как его отдел взаимодействует с другими подразделениями — юристами, логистами, техподдержкой, АХО. Например, это может происходить с помощью единой сервис деск системы. Кроме того, наставник объясняет правила корпоративной культуры, ценности и миссию организации.
   
5. Обратная связь от новичка и его команды. Во время испытательного срока HR-специалист может проводить опросы нового сотрудника и его коллег. Это позволяет выявить, насколько новичок освоился на новом месте, все ли его устраивает, возникают ли у него сложности с задачами и коллегами. Обратную связь должна дать и команда — комфортно ли им работать с новым коллегой, вписывается ли он в коллектив, эффективно ли участвует в совместной деятельности. На основе этих данных корректируют условия и содержание работы, чтобы повысить вероятность успешного подбора.
   
6. Оценка новичка. Через 3 месяца, когда новый сотрудник достаточно освоился на рабочем месте, подводят итоги испытательного срока с помощью Performance Review. Руководство оценивает, насколько работник раскрыл свои навыки и таланты, готов ли он к более сложным и ответственным задачам. Оценка должна быть максимально объективной, учитывать все слабые и сильные стороны сотрудника.

Как автоматизировать онбординг

Онбординг персонала — это бизнес-процесс, каждый этап которого поддается автоматизации. Для этого удобно применять систему класса service desk, в которой предусмотрены функции подачи, фиксации и отслеживания обращений, назначения исполнителей и аналитики результатов.

Так, service desk ITSM 365 легко и гибко кастомизируется под задачи по адаптации персонала. Например, после устройства сотрудника на работу HR подает заявки в смежные подразделения:

• в АХО — для организации рабочего места новичка и выдачи пропуска.
• в бухгалтерию — на подготовку финансовых документов и расчета заработной платы.
• в ИТ-отдел — на предоставление доступа к корпоративным системам.
• в HR-отдел — для организации обучения и тренингов для нового сотрудника.

Удобство системы ITSM 365 в том, что ни одна заявка не теряется в общем потоке обращений. В системе можно отсматривать список заявок в HR-отдел отдельно от других обращений, чтобы руководство и HR-специалисты в любой момент отслеживали статусы и производили необходимые действия. Например, оформили кадровые документы, назначили наставника, провели ознакомительную экскурсию по компании.

Сам новичок с помощью service desk может быстрее адаптироваться на новом месте. Так, в системе есть возможность настроить скрипты, которые последовательно будут отправлять новому сотруднику материалы из базы знаний. В скором времени в HR-модуле ITSM 365 появится новый удобный инструмент — автоматизация адаптации.

Если сотруднику необходимо дополнительное оборудование или доступы, ему не нужно ходить по кабинетам и искать того, кто выполнит его просьбу. Достаточно разместить в системе заявку — service desk назначит исполнителя и покажет ход работы над обращением. В результате процесс онбординга станет более прозрачным, гибкими и предсказуемым. 

Выводы

Эффективный онбординг закрывает целый ряд задач. С его помощью компания удерживает ценные кадры, повышает удовлетворенность работой и производительность сотрудников, быстрее вовлекает новичков в корпоративную культуру. 

В конечном итоге онбординг помогает сократить затраты на поиск и обучение сотрудников и снизить текучесть кадров, а с единой системой автоматизации это будет происходит еще быстрее и эффективнее.