Канбан на практике: с чего начать и как не ошибиться

Что такое режим «тушения пожаров» и как он изматывает сотрудников, известно многим. Не все знают, что предотвращать возникновение цейтнота и держать нагрузку под контролем помогает простой, но эффективный инструмент — канбан-доски. Почему он упрощает управление рабочими процессами и как внедрить kanban систему в компании, рассказываем в статье.

Что такое Kanban-метод

Канбан — это визуальная система управления рабочими процессами, С помощью этого метода оптимизируют выполнение потока дел.

На доске наглядно представляют проекты или регулярную работу отделов, где каждая из задач — карточка с названием активности, уровнем приоритета и сроком выполнения. Задачи перемещаются по этапам, что позволяет отслеживать прогресс и оперативно реагировать на изменения. 

Основное преимущество подхода заключается в его простоте и наглядности. Все активности — на одном экране, поэтому процессы становятся максимально прозрачными для всей команды.

Из чего состоит система Канбан

Чтобы организовать управление процессами на основе канбан, используются несколько ключевых элементов.

Колонки. Показывают этапы решения вопросов. Как правило, на доске отражаются стандартные столбцы: «Бэклог» или «Запланировано», «В процессе», «Завершено». В зависимости от специфики деятельности добавляют другие колонки, чтобы детализировать прогресс выполнения заданий.

Карточки задач. Содержат информацию по каждому заданию: краткое описание, имя ответственного, дедлайн, приоритет. Карточка перемещается по необходимым колонкам в соответствии с текущим статусом активности.

Приоритетность задач. На доске можно отображать степень важности задания, используя цветовые метки или другие визуальные элементы. Маркировка помогает быстро понять, какие дела нужно выполнить немедленно, а что можно отложить на потом. Так получается точнее распределять ресурсы и обеспечивать непрерывность рабочего процесса.

На чем основана работа Канбан-доски

Чтобы понять, как использовать канбан-доски, важно знать их основные принципы.

• Визуализация рабочих процессов

Доска наглядно отображает поток дел на одном экране, чтобы специалисты видели весь ход проекта или деятельности подразделения. В результате оперативно выявляются возможные проблемы и задержки. 

• Автоматизация управления задачами

На канбан-досках отслеживают сроки, назначение ответственных сотрудников и текущий статус заданий. Обновление данных происходит автоматически в режиме реального времени, информация доступна пользователям с соответствующими правами.  Доска подсвечивает проблемные места — слишком большое количество дел в бэклоге или просрочек на исполнителе.

• Изменения статусов и ответственных

C помощью перетаскивания карточек из одной колонки в другую можно менять статусы или ответственных. Это позволяет легко и быстро корректировать процесс, перераспределять ресурсы и расставлять приоритеты, минимизируя задержки и повышая гибкость управления проектами.

• Ограничения по объему работы

В рамках этапа можно установить лимит на количество задач в текущем статусе. Это создает оптимальный ритм работы, обеспечивая завершение текущих дел перед началом новых. Такой принцип способствует повышению общей эффективности команды.

Какие показатели измеряют в Канбан-системе

Канбан дает возможность оценить и проанализировать производительность команды. К важнейшим метрикам канбан-системы относятся следующие.

Время выполнения задачи. Измеряется от начала работы до полного завершения задачи. Благодаря этой метрике менеджер проекта может определить, какие этапы требуют ускорения и как оптимизировать рабочий процесс без потери качества.

Пропускная способность. Количество дел, успешно завершенных за определенный период. Сопоставляя планируемые и фактические показатели менеджер следит за трудозатратами. Это помогает оценивать рентабельность проекта и вовремя корректировать бюджет.

Эффективность потока решения задач. Демонстрирует, сколько времени вопрос находился в активной фазе работы и в ожидании передачи следующему сотруднику. Эта метрика выявляет, на каком этапе и у какого специалиста происходит замедление процесса. На основе показателя при необходимости приостанавливают передачу новых дел до завершения текущей работы.

Регулярный анализ состояния дел и их статусов помогает выявлять узкие места в рабочем процессе. Мы в ITSM 365 рекомендуем проводить короткие еженедельные встречи для отслеживания прогресса и оперативного решения возникающих проблем. Такой подход минимизирует риски, оптимизирует скорость выполнения задач и повышает продуктивность команды.

Как подготовиться к внедрению Канбан

До внедрения метода необходимо совершить ряд шагов, чтобы правильно выстроить систему и избежать хаоса.

• Анализ текущих процессов и выявление проблем

На первом этапе важно выделить области, которые требуют улучшений перед внедрением канбан-системы. Если сроки выполнения заданий часто сгорают, это может говорить не только о низкой продуктивности, но и излишней нагрузке на сотрудников. В таком случае без расширения штата или автоматизации части рабочих процессов не получится выстроить эффективное управление.

• Определение целей внедрения Канбан

Необходимо понять, какую пользу должен принести  инструмент, например, ускорение решения вопросов или улучшение координации внутри команды. Четкие цели помогут правильно настроить систему и адаптировать её под нужды бизнеса. Например, для IT-поддержки потребуется создать цепочку этапов обработки заявок, для маркетинга — цикл подготовки и запуска кампаний, для разработки — этапы от бэклога до релиза.

• Выбор инструментов и платформ

Для эффективного внедрения подхода важно выбрать подходящее ПО. В случае ITSM-систем получится интегрировать kanban-доски с другими средствами управления IT-услугами. Service desk платформа обеспечит выполнение задач и заявок с учетом приоритетов и сроков, улучшая работу команды и повышая прозрачность процессов.

Типичные ошибки при внедрении Канбан и как их избежать

Есть ряд ошибок, которые часто совершают при реализации kanban-метода. Разберемся, как их не допустить.

Недооценка важности обучения и вовлечения команды. Сотрудники могут не понимать важность и пользу системы. Без должной мотивации часть команды проигнорирует фиксацию дел на доске, и такое применение будет неэффективным. Для успешного внедрения kanban-досок необходимо донести до команды цели и пользу применения.

Отсутствие мониторинга и корректировки системы. Kanban — это гибкий подход, который требует регулярного изучения результатов для последовательной доработки решения. Без постоянного отслеживания эффективности и обратной связи от команды инструмент рискует стать просто цветными карточками на виртуальной доске, а не методом оптимизации процессов.

Неправильный выбор платформы и инструментов. Выбор неподходящего ПО может сильно осложнить внедрение kanban. Если система неудобна или имеет ограниченный функционал, это может затруднить ее внедрение и использование. Важно выбрать платформу, которая позволяет настроить управление работой в соответствии с потребностями команды.

Отсутствие чёткой стратегии и целей внедрения. В отсутствие ясной цели и стратегии методология kanban может «не срастись» с рабочим процессом, а ее применение окажется поверхностным. Без четкого понимания, какие задачи нужно улучшать и какие метрики использовать, эффективность канбана останется под вопросом.

Какой канбан-инструмент использовать и почему

Когда компания планирует внедрение kanban, стоит подумать на перспективу: достаточно ли широк набор функций у сервиса для визуализации досок. Так, в ITSM 365 для управления проектами  есть целый ряд возможностей для улучшения рабочих процессов.

• Интеграция всех процессов в единой системе

Решение для управления проектами бесшовно интегрируется с другими продуктами ITSM 365 для внутренней поддержки и обслуживания клиентов, подбора сотрудников. Работа в единой экосистеме устраняет необходимость переключаться между разными платформами. Такой подход повышает общую эффективность сотрудников, отделов и всей организации, упрощая взаимодействие между подразделениями.

• Поддержка функций для разных ролей

В системе есть функции для всех участников проекта: менеджеров, участников и руководства компании. Менеджеры проекта получают полное представление о ходе реализации инициатив, используя диаграммы Ганта и kanban-доски для контроля задач и сроков. Участники могут легко следить за своими заданиями и взаимодействовать с коллегами. Топ-менеджеры получают визуальные отчеты по ключевым метрикам, чтобы принимать стратегические решения на основе реальных данных.

• Инструменты аналитики

В платформу встроены гибкие средства аналитики. Дашборды отображают информацию о соблюдении сроков и трудозатратах, чтобы отслеживать производительность работы команды над проектом. На kanban-досках виден процесс командной работы, что помогает следить за нагрузкой на сотрудников и равномерно распределять задачи. В совокупности данные инструменты помогают не только контролировать текущий прогресс, но и прогнозировать будущие риски.

• Настройка под бизнес-потребности

В ITSM 365 используются low-code технологии, которые позволяют настраивать систему под конкретные требования организации с минимальным участием разработчиков. Гибкая платформа обеспечивает возможность быстрого адаптирования ИТ-решений под уникальные нужды заказчика и оперативного внедрения изменений.

К выводам

Внедрение kanban-досок в управление проектами — это важный шаг на пути эффективности работы команд. Сочетая Канбан-метод с функциональностью продукта ITSM 365 для управления проектами, компании получают инструмент для мониторинга, анализа и координации действий участников. 

Использование платформы для комплексной автоматизации поможет навести порядок не только в управлении проектами, но и других бизнес-процессах. Единая система сэкономит бюджет за счет срезания дополнительных затрат на покупку лицензий, настройку и поддержку многочисленных сервисов. 

Чтобы оценить возможности ITSM 365 для управления проектами и  комплексной автоматизации, подайте заявку на бесплатную консультацию.