Как создать дорожную карту проекта и не сбиться с пути

В проектах нередко что-то идет не по плану: сотрудник нарушил сроки, руководитель ошибся в оценке требуемых ресурсов, задержка выполнения важной задачи привела к простою на других участках работы.

Это приводит к тому, что результат этапов или всего проекта не совпадает с ожиданиями. Чтобы четко понимать, как достигнуть стратегических целей, используют дорожную карту. 

Рассказываем, чем этот инструмент отличается от обычного плана задач, как составить эффективную дорожную карту и какие способы реализации roadmap стоит рассмотреть.

Что такое roadmap проекта

Под дорожной картой, или roadmap, понимают бизнес-документ с отображением этапов проекта и его измеримых результатов. Простыми словами — это визуальный график задач для достижения конечной цели. Roadmap охватывает цели и задачи проекта, основные стадии работы, а также перечень ответственных участников. 

Дорожную карту используют, чтобы каждому участнику были понятны: 

• стратегия и дальнейшие действия;
• стадии работы и их временные отрезки; 
• зоны ответственности отделов и сотрудников;
• конечный результат и KPI по всему проекту и отдельным задачам.

Roadmap отличается от обычного плана задач тем, что представляет общий путь проекта, тогда как план — детальная пошаговая схема этого пути. 

Без дорожной карты сотрудникам сложно понять, на что направлен проект, какие этапы и ключевые вехи должны быть достигнуты. Отсутствие четкой стратегии может привести к тому, что работа будет двигаться хаотично, а это грозит перегрузкой команды, срывом сроков и перерасходом бюджета.

Как создать дорожную карту

Для составления эффективной дорожной карты нужно предпринять пять основных шагов:

1. Определить цели и ключевые моменты развития;
2. Разбить проект на фазы работы;
3. Оценить сроки и ресурсы;
4. Выбрать инструменты;
5. Утвердить дорожную карту;
6. Контролировать результаты.

1. Определите цели и ключевые моменты развития. Для этого удобно использовать SMART-критерии с учетом специфики бизнеса и проекта.  Кроме определения конечного результата важно выделить ключевые показатели успеха проекта. Когда цель понятна и достижима, можно переходить к следующим пунктам roadmap. 

2. Разбейте проект на этапы. Они помогут определить основные шаги на пути к результату. Понятные этапы проекта позволят точно определить взаимосвязи между задачами и контрольные точки на каждом участке работ. 

Например, если проекту нужно разработать приложение, сначала исследуют рынок, собирают информацию и обозначают требования. Далее технически реализуют, тестируют и запускают проект. Пока не будет выполнен каждый предыдущий этап, к следующему не переходят. Этот вид взаимосвязей называется FS (финиш-старт). Есть и другие отношения между этапами или задачами — FF (финиш-финиш). Суть в том, что две задачи выполняются одновременно, но одна не завершается, пока не будет выполнена другая. 

В продукте ITSM 365 для управления проектами такие зависимости настраивают во время формирования структуры проекта: задают последовательность задач, разбивают работу на этапы, устанавливают сроки и ответственных. Логика проекта отображается на диаграмме Ганта — это позволяет заранее увидеть потенциальные узкие места и корректировать путь развития проекта.

3. Оцените сроки и ресурсы. Во время создания дорожной карты важно не только поставить реалистичные сроки, но и заранее понять, какие ресурсы потребуются на каждом этапе. В ITSM 365 оценить временные ресурсы помогает автоматизация учёта трудозатрат. В системе можно прогнозировать необходимый объем ресурсов на основе сохраняемых данных по проектам. Так получится опираться не на субъективные оценки, а на реальные данные по трудозатратам для решения аналогичных задач.

4. Выберите инструменты. Существует разные варианты для создания дорожных карт — конечный выбор зависит от целей и стратегии roadmap. Например, в небольших проектах с ограниченным бюджетом используют Google-таблицы. Это бесплатный и гибкий инструмент, который подходит для простых визуализаций. Однако по мере роста компании такое решение не эффективным из-за отсутствия средств автоматизации и отчетности, функциональностей для комплексного планирования, отображения связей между инициативами. 

В сложных проектах, где этапы и задачи тесно связаны между собой, необходимо учитывать сроки, очередность выполнения задач, нагрузку команды. В этом случае важно иметь инструменты, которые помогают управлять процессами: визуализировать взаимосвязи, отслеживать прогресс выполнения задач, гибко реагировать на изменения и координировать действия всех участников команды. Для подобных проектов используют диаграмму Ганта и канбан-доски. 

Диаграмма Ганта — это столбчатая схема в виде таблицы из горизонтальных полос, которая помогает изобразить главное: список этапов работы и шкалу времени. Также в ней можно видеть статус задач и сроки завершения. Суть диаграммы Ганта — наглядно показать, сколько задач выполняется, когда они будут завершены и как связаны между собой. 

Например, диаграмма Ганта в контексте roadmap может включать: 

• даты начала и окончания проекта, промежуточные дедлайны и статусы; 
• задачи, представленные цветными отрезками с конкретными временными ограничениями; 
• ответственные за задачи участники.

В ITSM 365 для визуализации дорожной карты часто используют именно диаграмму Ганта. С помощью этого инструмента определяют оптимальную последовательность выполнения работ в проекте. Функция критического пути выделяет задачи, сдвиг сроков которых приведет к срыву дедлайна по всему проекту. На основе диаграммы формируется наглядная дорожная карта, которую можно просматривать в системе или сохранить в виде файла. 

Канбан-доски — это инструмент с набором колонок для задач на разных этапах жизненного цикла. Каждая колонка включает карточки задач со текущим статусом, степенью приоритета, ответственным и дедлайном. 

В управлении проектами канбан-доска используется и в личной и в командной работе. На ней отслеживают количество задач в разных статусах и контролируют загрузку сотрудников. 

Благодаря своей простоте и наглядности канбан-доска подходит для любых проектов, а в масштабных инициативах используется совместно с диаграммой Ганта для общей визуализации сроков и этапов. 

5. Утвердите дорожную карту. На этом этапе важно учитывать мнение всей команды — зачастую разработчики и исполнители проекта лучше понимают реальные объёмы и сложность задач. Совместное обсуждение деталей roadmap поможет точнее определить риски и заранее разработать план их предотвращения. 

Для утверждения дорожной карты важно наладить коммуникацию между всеми пользователями проектного офиса: объяснить логику приоритизации задач, обосновать сроки, этапы и взаимосвязи задач в рамках проекта. Это поможет визуализировать план работы и усилить вовлеченность всех участников команды.

6. Контролируйте результаты. Регулярные проверки соответствия работ дорожной карте и актуализация данных помогут не сбиться с пути. В продукте для управления проектами доступны различные инструменты для сбора и анализа информации. Встроенные дашборды позволяют отслеживать ключевые показатели: статус задач, трудозатраты по этапам и ответственным, а также прогресс выполнения в разрезе сотрудников и проектов.

Каждый виджет можно гибко настраивать под нужды компании — например, видеть, сколько времени уже потрачено и сколько осталось по плану. Это помогает своевременно выявлять риски просрочек и перерасхода ресурсов, корректировать планы и повышать общую эффективность управления проектом.

К выводам

Чтобы создать эффективную дорожную карту, нужно не только поставить цели и выбрать правильные инструменты, но и предусмотреть сложности, которые могут возникнуть в процессе. 

Чтобы выстроить roadmap c пользой для всех участников команды, в продукте ITSM 365 для управления проектами есть все необходимое. В систему встроены канбан-доски, диаграмма Ганта, дашборды, учет трудозатрат. Так командам проще фокусироваться на результате, а руководителям — видеть объективную картину и сохранять полное управление проектом на каждом этапе.

Оставить заявку на тестирование нашего решения можно прямо сейчас — специалисты проконсультируют вас и откроют доступ к демостенду.