Проект под контролем: какие инструменты управления выбрать руководителю в 2025 году

Управлять сроками, распределять нагрузку и следить за прогрессом по задачам — все это ежедневная работа руководителя проектов. Чтобы справляться с ней эффективно, нужны инструменты управления проектами. В статье рассказываем, какие из них стоит включить в работу уже сейчас.

Какие проблемы возникают без автоматизации проектов

В отсутствие автоматизации проекты буксуют: задачи теряются или дублируются, сроки срываются, команда работает с перегрузками, а менеджеру приходится вручную контролировать каждый шаг. Возможны и другие неприятные последствия:

1. Потеря прозрачности. Без централизованной системы сложно понять, на каком этапе находится проект, какие задачи в работе, а какие — в режиме ожидания. Информация расплывается по чатам, почте и таблицам, ее невозможно собрать в единую картину. 

2. Повышенная нагрузка на менеджеров. Когда нет инструмента для отслеживания сроков, уведомления исполнителей о дедлайнах и формирования отчетности, руководитель превращается в координатора, а стратегическое управление уходит на второй план.

3. Срывы дедлайнов и неучтенные риски. Без инструментов управления сроками проекта сложнее контролировать критические точки: что должно начаться сегодня, какие задачи зависят друг от друга, какой этап тормозит остальную работу. Это часто приводит к проблемам, которые можно было бы предотвратить.

4. Снижение эффективности работы. Без системы уведомлений и прозрачного распределения задач менеджеры теряют из виду зависшие или просроченные активности. Задачи могут затягиваться, не получая внимания, а сотрудники — простаивать в ожидании новых поручений. В результате снижается общая эффективность команды.

5. Высокие издержки. Ошибки, нехватка знаний, дублирование работы, неэффективная коммуникация — все это превращается в потери для бизнеса: финансовые, временные, репутационные. Чем больше проект, тем ощутимее цена беспорядка. 

Такие трудности редко появляются внезапно. Чаще всего они накапливаются постепенно, оставаясь незаметными на фоне текущей загрузки. Чтобы такого не происходило, полезно периодически пересматривать свои процессы: на что тратится больше всего времени, какие задачи «теряются» чаще других, насколько понятны зоны ответственности внутри команды. Также можно обратить внимание на информацию в базе знаний — насколько она соответствует текущим процессам в компании. 

Даже такой простой аудит помогает выявить слабые места в управлении проектами. Далее можно подобрать сервисы и инструменты, которые нужны компании на текущем этапе. При этом важно учитывать специфику команды, масштаб проекта и уровень зрелости процессов. Например, для разработки ПО традиционно используют системы, подобные Jira, а для обычного таск-трекинга — сервис Trello или его аналоги.

Диаграмма Ганта

На практике проекты часто сбиваются с курса из-за непонимания взаимосвязей между задачами. Одно небольшое отклонение может повлиять на весь график, особенно если над проектом работает несколько человек. 

В таких случаях диаграмма Ганта становится инструментом ежедневной навигации: помогает увидеть, что уже сделано, что в работе, и где может возникнуть узкое место.

Для руководителя проекта такая диаграмма — способ отразить этапы работы, определить зависимости и повлиять на потенциальные точки задержек на основе накопленных знаний.  Эта функциональность представлена в Wrike или отечественной системе ITSM 365. 

В ITSM 365 диаграмма Ганта — один из ключевых инструментов управления проектами. Она помогает настроить последовательность задач и проконтролировать их исполнение на всех этапах работы. 

Особое значение для руководителей имеет функция критического пути в ITSM 365. В него включают задачи, от которых напрямую зависит соблюдение сроков всего проекта. Это позволяет менеджеру сосредоточиться на наиболее уязвимых точках плана и оперативно отреагировать на отклонения. 

Диаграмма обновляется автоматически и остается актуальной на каждом этапе проекта — руководителю не нужно собирать данные вручную и самостоятельно создавать отдельные информационные панели.

Канбан-доски

Когда задачи не фиксируются в едином пространстве, сложно отслеживать их статус и контролировать загрузку команды. Канбан-доска подходит для демонстрации всего процесса на одной визуальной панели — кто, что и на каком этапе выполняет, видно сразу. Доска может быть встроена в инструменты управления проектами: Trello, Asana, ClickUp и другие. 

Визуальная доска разбита на колонки — «Новые», «В работе», «Выполнены». Каждая задача оформляется в виде карточки и перемещается по колонкам по мере их выполнения. Это помогает:

• отслеживать прогресс задач поэтапно;
• видеть, какие задачи в фокусе у каждого участника;
• своевременно выявлять чрезмерную загруженность и перераспределять задачи.

Если важно держать под контролем количество незавершенных задач, повысить управляемость процессов и выровнять темп работы в команде — начните с внедрения канбан-доски. Это один из инструментов управления, который подходит для быстрого результата без сложного обучения и перестройки процессов. Канбан-доски могут быть реализованы в простых сервисах наподобие Trello и в более сложных, таких как Wrike. 

Учет трудозатрат

Без учета рабочего времени, потраченного на каждую задачу, менеджеру сложно оценить личную эффективность сотрудников — а значит,  создавать реалистичные планы проектов. Также руководитель не сможет вовремя выявить риски задержек и рассчитать себестоимость мероприятий. В итоге бизнес будет незаметно терять деньги.

Чтобы избежать подобных проблем, в ITSM 365 пользуются системой учета трудозатрат, Каждый специалист в карточке задачи фиксирует фактическое время работы и описывает выполненные действия. Отдельный плюс для сервисных подразделений — возможность видеть, как распределяется время каждого сотрудника между проектной работой и выполнением заявок. 

Инструмент позволяет:

• Рассчитывать плановые трудозатраты на проекте и сравнивать их с фактическими, чтобы избегать нереалистичных оценок требуемых ресурсов.
• Оценивать загрузку каждого сотрудника и команды в целом с помощью отчетов, своевременно перераспределять задачи и не допускать перегрузок.
• Прогнозировать сроки завершения проектов и этапов, основываясь на данных о трудозатратах. Это повысит точность планирования и выполнения проектов.

Автоматическая отчетность

Учет трудозатрат помогает контролировать нагрузку команды, но для стратегического управления этого недостаточно. Руководителю важно видеть общую картину загрузки сотрудников. 

Для такой задачи подходят инструменты управления, которые собирают и визуализируют ключевые показатели. При этом  отчетность должна быть автоматической, как в Jira или ITSM 365. Система сама строит дашборды, формирует отчеты по задачам и проектам, показывает прогресс в связке с KPI. 

Вот как это реализовано в ITSM 365:

• Дашборд по проекту. Наглядно отображает этапы, таск-статусы, загрузку сотрудников и соотношение плановых и фактических трудозатрат. Все данные обновляются автоматически, по заданному интервалу.
• Оценка эффективности проекта. В системе уже есть базовые метрики для отслеживания качества работы команды. Руководитель видит, где проседают сроки, сколько задач выполнено с опозданием и кто из исполнителей регулярно не укладывается в нормативы.
• Контроль SLA и KPI. С помощью SLA можно задать сроки реакции и выполнения заявок в зависимости от договора, услуги, приоритета, графика работы и других параметров, что необходимо для сервисных команд.

Автоматическая отчетность помогает увидеть, насколько работы по проекту укладываются в план, где требуются дополнительные ресурсы и какие процессы требуют пересмотра стратегии. Это делает управление проектами прозрачным и предсказуемым — даже если команда работает по нескольким направлениям.

Настраиваемые уведомления

Несмотря на четкий план и учет ресурсов проект может выйти из-под контроля. Один сотрудник забыл о новой задаче, другой пропустил дедлайн, третий не заметил, что превышен лимит трудозатрат и рабочего времени. 

Чтобы быть в курсе критических моментов, в ITSM 365 предусмотрен механизм уведомлений и напоминаний, который адаптируют под реальную работу команды.

• О ключевых событиях. При приближении или нарушении дедлайнов задач, превышении лимитов трудозатрат, смене статуса задач руководитель получает уведомления, из которых переходит в таск-карточку для принятия мер.
• О поступлении задач. Пользователи видят, когда добавляется новая задача. По ссылке на карточку  можно просмотреть детали, воспользоваться чек-листами, оставить комментарии и зафиксировать трудозатраты.

При этом администратор может настроить, какие оповещения должен получать сотрудник. Для менеджера проекта настраивается отдельный набор необходимых уведомлений, что позволяет избежать лишнего информационного шума. 

Чтобы сотрудники и руководитель могли получать уведомления и совершать необходимые действия вне офиса, в продукте ITSM 365 есть мобильное приложение. 

К выводам

Для эффективного управления проектом нужна комбинация различных инструментов — особенно когда задач много, команда большая, а сроки сжаты. Инструменты для управления проектами автоматизируют контроль, помогают быстро реагировать на отклонения и принимать решения на основе фактов, а не догадок. 

Чтобы организовать работу нужным образом, важно выбирать гибкую систему и адаптировать ее под особенности проекта и компании. Например, задать роли, жизненный цикл задач, логику оповещений, шаблоны задач и метрики эффективности. Это поможет не тратить ресурсы на доработки и использовать полный потенциал инструмента с первых недель. 

Если вы ищете такое решение, присмотритесь к продукту ITSM 365 вместо ушедших из России Jira и Trello. Гибкая система управления проектами масштабируется вместе с командой и позволяет выстраивать работу так, как удобно именно вам. 

Бесшовная взаимосвязь между проектной деятельностью и процессами поддержки понравится сервисным командам — система обеспечит высокий уровень обслуживания без потери информации и лишних переключений между платформами. 

Оставить заявку на тестирование нашего решения можно прямо сейчас — специалисты проконсультируют вас и откроют доступ к демостенду.