«Не забудь!» Как ITSM 365 помогает делать все вовремя

В потоке рабочих задач легко пропустить или забыть что-то важное. Расскажу о том, как этого избежать с помощью ITSM 365.

В чем проблема

Рассмотрим кейс: директор компании Петр в понедельник просит Марину, руководителя подразделения, подготовить к пятнице план по развитию ее отдела.

Марина понимает, что начать формировать план лучше заранее, а в пятницу уже отнести его Петру.

Чтобы не держать в голове все важные даты, Марина может зафиксировать их в to-do-листе, записать в блокнот или приклеить на монитор новый стикер.

Но блокнот или стикер сами о задачах не напомнят, а на работу в другом приложении тратится дополнительное время.

Подключаем «напоминалки»

Ничего не забыть помогут автоматические напоминания, которые могут быть реализованы в ITSM 365 с помощью настроек платформы. С их помощью в ITSM 365 можно настроить, кого и когда предупредить о важных запланированных задачах.

Петр создает задачу на Марину с просьбой подготовить план и сразу добавляет напоминалку, которая «прилетит» за два дня до дедлайна. Он знает, что Марина загружена и ей нужно помочь не забыть о задаче.

Марина видит новую задачу с напоминалкой и сразу создает дополнительную на пятницу, чтобы вовремя отнести план директору.

Когда наступит указанная дата и время, ИТ-система напомнит Марине о задаче по тем каналам, которые она выбрала: по почте, в мобильном приложении или браузере.

Вы спросите, а как же процесс эскалации, с помощью которого ответственному и его руководителю приходит уведомление о приближении дедлайна?Все верно, эскалация по-прежнему работает. Напоминания дополняют эскалацию, позволяя сотруднику выбрать, кого и когда оповещать по конкретной задаче.

В чем плюсы напоминаний

1. Работа в одной ИТ-системе со своими задачами и напоминаниями.
2. Настройка удобного для сотрудника времени для оповещения.
3. Возможность задать интервал относительно дедлайна и не указывать точное время напоминания.
4. Возможность создать несколько напоминаний для одной задачи.
5. Выбор, кому нужно напомнить: себе или другому сотруднику.

А для заявок подойдет?

Напоминания настраиваются не только для задач. Их можно использовать при работе с заявками, запросами на изменение, проблемами, а также с соглашениями. Например, чтобы не пропустить, когда срок соглашения подходит к концу.

Как получить «напоминалки»

Не держите в голове то, что можно поручить ITSM 365. Используйте напоминалки!

Напишите в нашу техническую поддержку, и мы расскажем, как такие настройки могут быть реализованы на вашем стенде, а также проконсультируем по любым возникшим вопросам.