Как вести прайс-листы на сервисное обслуживание в ITSM 365

Бизнес, который оказывает сервисные услуги или работает с различными типами оборудования, должен отслеживать прибыль и грамотно управлять ценообразованием. В таких процессах не обойтись без наглядного прайс-листа цен. Он помогает контролировать расходование средств по договору, показывает заказчику стоимость заявки, делает более простым базовый расчет экономической эффективности.

При этом удобно, если соответствующий документ встроен в систему управления услугами. В статье разбираем, для чего нужен прайс-лист, что это такое, и как с ним работают в облачном решении ITSM 365.

Что такое прайс-лист

Если объяснять, что такое прайс-лист простыми словами, то можно определить его как список услуг с ценами по каждой позиции. В прайс-листе фиксируют «чистую» стоимость, которую устанавливает производитель или поставщик продукта, — без скидок или наценок. Прайс-лист — это отправная точка для клиента. Именно благодаря прайс-листу покупатель может сравнивать предложения разных компаний и выбирать для себя наиболее выгодные для себя.

Для чего компании прайс-лист

Прайс-лист необходим, чтобы предложить клиентам легкий и понятный доступ к ценам, а также обоснование любых дополнительных сборов или комиссий. Прозрачность цен помогает установить доверие и способствует выстраиванию долгосрочных отношений с клиентами. 

Прайс-листы помогают контролировать расходование денег по договору. Например, клиент выплачивает 100 000 рублей за услуги. При помощи прайс-листа компания рассчитывает стоимость заявок и вычитает ее из оплаты по договору. В результате бизнес предотвращает перерасход денежных средств.

Цену любой услуги в компании обычно рассчитывают на основе двух факторов: фактические затраты на выполнение работы и наценка. При этом для внутреннего использования прайс-лист может также включать себестоимость, скидки, акции — все, что помогает управлять продажами.

Какие бывают прайс-листы

Прайс-лист услуг — это важный инструмент, который может быть адаптирован под любую категорию клиентов. Например, организация может создавать прайс-листы услуг как для физлиц, так и компаний, а также для новых и постоянных клиентов.

Есть случаи, когда под некоторых заказчиков создают уникальные прайс-листы. Это бывает необходимо, чтобы выполнить требование по тендеру или договору с установленными расценками на услуги.

Типовой прайс-лист может не понадобиться в следующих случаях.

• Компания выполняет разовые работы для ограниченного круга клиентов или оказывает премиальные услуги. В таких случаях для заказчика обозначают индивидуальную стоимость, которую фиксируют в договоре.
• Предприятие выпускает продукт на заказ. Здесь стоимость сильно зависит от требований заказчика и ресурсов компании.
• Бизнес предлагает уникальный продукт с базовой стоимостью и наценками за дополнительные опции.

Как составить прайс-лист

Компания с узкой специализацией вполне может обойтись одностраничной Excel-таблицей с ценами по каждой услуге. 

Если же компания работает с сотнями позиций или дифференцированными прайс-листами, документы с перечнем цен удобнее заводить в систему автоматизации. Например, в service desk ITSM 365.

Преимущество такого способа — возможность гибко настроить прайс-лист по выбранной в компании модели сервисного обслуживания.

• По абонентской плате

В этом случае сервисная компания работает с клиентом по договору с перечнем услуг, условиями и периодами их оказания. Для каждого набора сервисов в рамках типового обслуживания предусмотрена абонентская плата.

Бывают случаи, когда клиент хочет выйти за рамки типового сервисного договора. Например, заказать дополнительное оборудование, выполнить ремонт повышенной сложности, выполнить заявку быстрее, чем это указано в SLA. В этом случае работы считаются разовыми и отдельно фиксируются в service desk.

• По требованию

Компания и клиент заключают договор на оплату работы по факту оказания необходимых услуг. В этом случае стоимость также фиксируют в service desk с привязкой к конкретному заказчику.

• Под конкретного клиента

Расценки в прайс-листе можно устанавливать для каждого клиента. Например, если подрядчик обслуживает заказчиков из VIP-листа. Тогда в систему заводят отдельные прайс-листы с уникальными ценами и связывают их с разными компаниями.

Как завести прайс-лист в ITSM 365

Работа с прайс-листами в ITSM 365 представляет собой последовательное прохождение двух обязательных шагов.

1. Наполнить номенклатуру всех возможных позиций для будущих прайс-листов.
2. Создать один или более прайс-лист. Выбрать нужные позиции из справочника номенклатуры. В них будут указаны данные о стоимости, себестоимости и величине НДС.

В ITSM 365 прайс-лист услуг можно прикрепить к сервисному договору. Так менеджеру по работе с клиентами будет проще формировать по заявке акт выполненных работ и смету, которые связаны с договором. Для этого мы добавили возможность создания нового прайс-листа путем копирования существующего на карточке договора. После копирования прайс-листа менеджер клиентов может отредактировать цену, себестоимость и НДС одной или нескольких позиций.

Для каждой компании в ITSM 365 можно сформировать отдельные прайс-листы. Предположим, клиенту необходимо разместить серверное оборудование в офисе. Он заключает договор с подрядчиком, согласует его стоимость. Заявка на обслуживание фиксируется в ITSM 365, где прайс-лист связывается с договором. В заявке детализируют перечень работ, чтобы клиент четко понимал, за что и сколько он платит. Например:

• установка серверной техники;
• настройка сетей;
• размещение кабелей на рабочих местах (10 штук);
• подключение проводов.

После этого сервисная компания считает общую стоимость услуг и согласует ее с клиентом. По факту выполнения в ITSM 365 можно автоматически сформировать и выгрузить счет и акт по заявке, которые будут включать в себя позиции из спецификации.

В service desk ITSM 365 доступна детальная информация по платным услугам. Данные можно посмотреть в карточке договора, который регулирует услуги для того или иного клиента.

Какие еще задачи по ведению прайс-листов решает ITSM 365:

• Сделать взаимодействие сервисной компании с клиентом максимально прозрачным на каждом этапе — от согласования работ до отчета;
• Сообщать клиенту, какие работы выполнены в рамках тарифа, а что из услуг необходимо оплатить дополнительно;
• Отслеживать статистику по платным услугам;
• Оценивать рентабельность сервиса.

В ITSM 365 учет стоимости и прайс-листы заложены по умолчанию. В тарифах Standard и Enterprise клиенты могут настраивать любую логику их использования в соответствии со своими процессами. В ITSM 365.Outsource их можно настроить с помощью нашей инструкции. По всем вопросам пишите на cs@itsm365.com.