Учет запасов расходных материалов и запчастей в ITSM 365.Outsource

В статье рассмотрим возможности учета расходных материалов, который реализован в модуле «Склад» в типовой конфигурации ITSM 365.Outsource.

Отметим, что при разработке мы не ставили задачу повторить систему складского учета. Наоборот, старались сделать этот модуль максимально простым и интуитивно понятным.

Модуль предназначен для небольших сервисных компаний, которые для исполнения обязательств по сервисным контрактам должны иметь в наличии определенный перечень запчастей и не используют при этом специализированных программ складского учета.

Главная задача модуля «Склад» – предоставить возможность координатору сервисной службы оперативно получать информацию о наличии определенных деталей и резервировать их в сметах к заявкам.

Чтобы подключить модуль, в интерфейсе технолога необходимо активировать метки «Склад» и «Сервисные контракты» в разделе «Настройка бизнес-процессов/Метки».

Ввод остатков

Для учета расходных материалов и запчастей в ITSM 365.Outsource реализован простой список позиций с указанием остатков и места хранения.

Скорректировать остатки можно прямо в списке, кликнув на «Количество на складе» в соответствующей строке.

Если в списке материала еще нет, его можно добавить. На форме добавления указывается наименование позиции, количество и другая вспомогательная информация: место хранения, категория (по справочнику), партия.

Обратите внимание на атрибут «Место хранения». Он позволяет указать местонахождение позиции. В отличие от складских систем в ITSM 365.Outsource этот атрибут – просто элемент оргструктуры. Поэтому в нашей терминологии к месту хранения относятся: внутренние отделы компании, филиалы, объекты обслуживания клиентов либо офисы подрядчиков.

Таким образом, в атрибуте «Место хранения» можно указать, что материалы хранятся на объекте заказчика подрядчика либо же создать структуру внутренних мест хранения запчастей.

Например, если сервисная компания имеет филиалы или подрядчиков в разных городах, то можно отметить, у кого и сколько находится в наличии расходных материалов и запчастей.

Если материал перемещается из одного места в другое, то место хранения также легко изменить в ИТ-системе.

Списание материалов в заявках

Когда позиция добавлена на склад, ее можно использовать при формировании спецификации по заявкам.Добавление материала со склада проводится в карточке заявки на вкладке «Спецификация».

Когда позиции со склада попадают в спецификацию заявки, проверяется наличие на складе необходимого количества. При этом добавить материал в спецификацию со склада можно не более того количества, которое имеется в наличии на складе. При удалении позиции или изменении количества в спецификации заявки остаток на складе пересчитывается.

Кроме того, в карточке позиции склада удобно отслеживать, по каким заявкам и какое количество материалов списано.

Сценарии использования

Основной сценарий – простейший начальный учет материалов и отслеживание остатков на складах. Данный модуль не содержит сложных механизмов складского учета и не интегрирован со складскими системами. Здесь решается другая задача: координатору небольшой сервисной компании понять, какие материалы в наличии, и иметь возможность списать определенное количество в заявке.

Кейс 1. Небольшая сервисная компания с минимальным набором типовых запчастей. Модуль «Склад» позволит быстро организовать таблицу учета остатков, видеть наличие и вовремя пополнять запасы на случай аварийных работ.

Кейс 2. Сервисный контракт требует от подрядной организации держать определенные запчасти или подменный фонд на случай поломки оборудования. Если заказчик – территориально распределенная компания, то запасы запчастей, скорее всего, необходимо хранить в тех населенных пунктах, где находятся объекты обслуживания заказчика. В этом случае модуль «Склад» ITSM 365.Outsource позволит распределить запасы по регионам с указанием конкретных мест хранения. Например, в офисе заказчика, у подрядчика в этом регионе либо даже в рюкзаке выездного инженера.

Расширение возможностей

Типовая настройка модуля легко адаптируется под специфику работы клиента и конкретного сервисного контракта.

В ITSM 365. Outsource можно легко добавлять собственные атрибуты, настраивать внутренние процессы приемки и передачи материалов между местами хранения, загружать остатки из внешней системы или передавать данные в другие системы при помощи API. Все эти возможности предоставляет гибкая платформа настроек ITSM 365, которая позволяет конфигурировать типовое решение под особенности бизнеса сервисной компании прямо в процессе работы.

Испытайте возможности модуля «Склад» на практике. Запросите бесплатный тестовый доступ.