Как хранить резюме: почему почта и мессенджеры больше не подходят

Держать резюме в Excel, почте и мессенджерах вполне обычно для многих компаний, но полезна ли эта привычка? На деле это приводит к неэффективному подбору, утечке данных и штрафам, а значит, вредит бизнесу. Чтобы перестать терять время, деньги и кандидатов, нужно фиксировать каждый шаг работы с резюме. Удобнее всего — в системе автоматизации.

В статье расскажем, почему привычные методы хранения резюме не работают, что учесть для правильного обращения с данными и как выстроить обмен информацией с помощью HR-системы.

К чему приводит хранение резюме вне системы

Раньше личные документы лежали в шкафах отдела кадров, потом — в таблицах и переписке. Доступ к данным стал проще, но появился ряд проблем.

• Неудобство процессов. Резюме разбросаны по разным каналам, найти нужного кандидата — целое приключение. Это отнимает время — ценного соискателя может увести другой работодатель, а HR придется заново искать подходящего специалиста.

• Отсутствие контроля. Информация легко теряется, дублируется или вовсе оказывается доступной всем подряд. Так быть не должно — небезопасно для кандидатов и компании.

• Несоответствие закону. Хранение персональных данных неподходящим образом грозит штрафами и репутационными потерями. Ручной учет не может гарантировать правильную обработку и сохранность информации.

В итоге компания теряет не только время и деньги, но и претендентов на должность. И не только потому, что конкурент перебил оффер, — причина может быть в том, что о соискателе просто забыли. Без системной работы к резюме редко возвращаются, и каждый найм начинается с нуля.

Почему нельзя хранить данные в мессенджерах и таблицах

Согласно 152-ФЗ «О персональных данных», компании обязаны обращаться с данными кандидатов строго по правилам. Важно получать согласия на обработку, обеспечивать ограниченный доступ, защиту от утечек, своевременное удаление.

Excel-таблица на общем диске или чаты в мессенджерах не позволяют контролировать доступ к файлам, мониторить действия, защищать данные — и соблюдать требования закона.

Недостатки и риски в этом случае не теоретические, а реальные:

• Отсутствие согласия. Если резюме пришло на почту от стороннего источника без оформленного согласия на обработку — это повод как минимум для проверки. Обработка персональных данных без письменного согласия грозит штрафом — от 300 до 700 тысяч рублей.
• Нарушение доступа. Если таблицу с кандидатами могут открыть все HR-менеджеры, а то и случайные сотрудники, это прямое нарушение требований к защите данных.
• Бесконтрольность. Кто, когда и с какой целью заходил в файл, в Excel не отследить. А значит, при проверке или инциденте не удастся доказать соблюдение закона.
• Повтор найма с нуля. Когда нет системной работы с резюме, поиск кандидатов каждый раз начинается словно с чистого листа. Собранные в прошлых подборках резюме и контакты забыты, и HR тратят ресурсы на новый поиск.

Потеря доверия соискателей, испорченная деловая репутация, удар по HR-бренду, ограничения в обработке данных, штрафы — и это далеко не весь набор возможных последствий. 

Сколько теряет компания, если не ведет базу кандидатов

Многие работодатели по-прежнему фокусируются только на сегодняшнем дне: ищем, отбираем, нанимаем — и забываем. Резюме тех, кто не подошел, теряются в почте или навсегда оседают в Excel-файле «Резерв». Но этот «резерв» не работает, если к нему нельзя быстро вернуться. В итоге каждый найм начинается с нуля. 

Не прошедшие отбор соискатели могли бы быть отличным попаданием в другую роль, но они остаются вне поля зрения, потому что в компании нет централизованного учета. Единая база резюме помогает не упустить потенциально полезных для компании людей, сократить цикл найма и снизить стоимость закрытия вакансий.

К слову об экономии — рассмотрим, из чего складывается стоимость найма одного сотрудника:

• продвижение HR-бренда,
• зарплаты рекрутеров,
• публикация вакансий,
• оплата агентств, 
• расходы на адаптацию,
• зарплата после выхода.

В случае неудачного подбора к этому списку добавляется потерянная прибыль — особенно, если речь идет об экспертах и руководителях. Так, на найм руководителя в Москве в месяц уходит около 2 млн рублей. На одного штатного сотрудника — 200-300 тысяч. Если в месяц произошло сразу несколько ошибок в найме, затраты достигнут нескольких миллионов — не сравнить со стоимостью системы для подбора персонала.

Зачем HR-отделу автоматизировать хранение резюме

Представим: HR одновременно ведет переговоры с десятками кандидатов, документирует взаимодействие, проводит анализ своей работы. В таком потоке задач легко запутаться. Где лежит информация о новичке, который прошел испытательный срок? Какое название у резюме соискателя, побывавшего на собеседовании на прошлой неделе? Заказчик уже одобрил кандидата или нет?

При большом объеме работы полагаться только на память и таблицы рискованно. Чтобы процесс подбора был прозрачным и управляемым, нужна надежная система. Вот что должно быть в ней обязательно.

• Стандартизированное хранение данных

В ITSM 365 каждое резюме — это отдельная карточка с полной информацией о кандидате: контактами, фотографией, ссылками на соцсети и историей прохождения этапов найма. Талантливый «отказник» останется в базе и ему можно будет предложить место в другой команде. Резюме легко прикреплять к нужным вакансиям — так они точно не потеряются.

• Обновление и удаление резюме

Ответственный рекрутер или его руководитель могут редактировать резюме кандидата, добавляя новые данные и комментарии. Например, если в процессе переговоров соискатель перешел в другой зарплатный грейд или решился на переезд. Можно указать любые важные нюансы — от графика работы до личных качеств.

Кандидат не прошел отбор? Если удалить карточку, вся информация стирается без возможности восстановления — и нарушения закона.

• Выстраивание процесса найма

При создании вакансии можно выбрать готовый шаблон воронки с этапами подбора — от поиска кандидата до прохождения испытательного срока. Это помогает структурировать процесс и видеть, как кандидаты движутся к цели. Шаблоны можно корректировать, например, добавить дополнительное тестирование или собеседование.

Использование воронки помогает быстро выявить узкие места. Если задержка происходит на этапе отсмотра заказчиком, можно подключить к выбору других ЛПР-ов. Так кандидат будет продвигаться по этапам быстрее. Кроме того, система помогает прогнозировать сроки закрытия вакансий и контролировать эффективность подбора.

• Интеграции со смежными процессами

Если HR-система интегрирована с service desk, как в ITSM 365, то после выбора подходящего кандидата специалисты по работе с персоналом подают заявку на выход нового сотрудника. Если использовать конструктор бизнес-процессов, то задачи по оформлению документов и подготовке рабочего места распределяются между отделами бэк-офиса автоматически. Это экономит время и помогает согласовать действия внутри команды.

Когда кандидат подписывает трудовой договор, он становится частью компании — и вливается в единую цифровую среду. Получив доступ к сервис деск системе, новый сотрудник начинает самостоятельно решать личные и рабочие вопросы. В едином каталоге новый сотрудник находит нужную услугу: оформление отпуска, получение справки или настройка ПО. После заполнения формы запросы попадают на нужных исполнителей, и далее виден весь процесс выполнения — меньше уточнений, полная прозрачность процессов. 

Со временем новичок и сам становится исполнителем по заявкам или заказчиком найма. В режиме единого окна он может как работать с запросами в своей ответственности, так и создавать заявки на подбор, просматривать данные по кандидатам и вакансиям, согласовывать соискателей. Это повышает удобство и доступность внутренних сервисов.

Вместо выводов: зачем выстраивать систему работы с кандидатами

Переход к автоматизированной работе с кандидатами — это не излишество, а необходимость. Система HR-автоматизации решает сразу несколько задач:

1. Снижает долю ручного труда. Руководители и рекрутеры освобождают время для решения более сложных вопросов.
2. Упрощает взаимодействие внутри компании. Каждый — HR, менеджер по найму, кадровик, заказчик — знает свою зону ответственности и дедлайны.
3. Повышает прозрачность найма для кандидатов. Соискателям не нужно неделями ждать обратной связи, они видят заинтересованность в себе.
4. Помогает соблюдать требования закона. Риски штрафов минимальны, а репутация компании — в безопасности.
5. Позволяет сохранять знания и базу кандидатов. История и контекст общения с кандидатом не пропадут даже с уходом ответственного рекрутера.
6. Снижает затраты на найм. В базе кандидатов можно без труда найти нужного сотрудника — это помогает ускорить закрытие вакансий.

С ITSM 365 HR вместо хаоса — единая цифровая среда, где каждый кандидат — актив, а не потерянная строка в одной из десятка таблиц. Встроенные инструменты системы помогают выстроить прозрачный, безопасный и управляемый процесс найма.

Проверьте сами, как ITSM 365 HR помогает нанимать быстрее, дешевле и с меньшими рисками. Подайте заявку на консультацию — покажем, как сократить риски и затраты на подбор.