Как настроить под Agile-проекты low-code систему ITSM 365

Никто не станет спорить с тем, что вести проекты в специальной системе лучше, чем в чатах или экселе. Но что если внедренное решение не поддается настройке?

Здесь преимущества резко заканчиваются: нужно заниматься доработкой либо оставлять специфические процессы за бортом автоматизации. Вести проекты так, как нужно в данном конкретном случае, а не как велит ограниченная функциональность, поможет технология low-code. 

Что есть в ITSM 365 для ведения проектов классическим способом и как докрутить решение под методологию Agile, расскажем в статье. Перед этим разберем, почему системы без полноценной настройки — не соперники low-code продуктам.

К чему приводит негибкость систем и как low-code спасает ситуацию

Представим, вы — менеджер проектов. Хорошая новость в том, что у вас есть система автоматизации, плохая — ее нельзя настроить под ваши процессы.

Приходится звать разработчиков, много платить и долго ждать хэппи-энда, подставляя костыли в виде других решений. Лишние или неудобные функции отвлекают и раздражают сотрудников. Пока «настройщики» добегут до результата, вас ждут месяцы непродуктивной работы и уйма дополнительных расходов.

Взять в помощники low-code платформу — лучшее, что можно сделать для компании и команды в таких условиях. Она справится с уже имеющимися проблемами и не допустит возникновения новых — и вот как это происходит.

Кастомизация под любые процессы. Говорим «low-code автоматизация бизнес-процессов» — подразумеваем «все будет, как вы захотите». В системе не только настраивают оповещения, статусы и типы задач, в ней также можно скрыть из интерфейса ненужные функции или быстро поправить их под себя в визуальном редакторе. В случае ITSM 365, после кастомизации стоимость лицензий не увеличится, в отличие от конкурентов, которые продают дополнительные процессы за отдельную плату. 

Сокращение расходов на доработку. Так как система настраивается под любые требования, можно обойтись без значительных вложений на старте и во время использования. Потребовалось внести изменения — делаете это сами в интерфейсе технолога, если доработка сложная или масштабная — привлекаете поддержку продукта. В любом случае это выгоднее, чем оплачивать труд своих или сторонних разработчиков на протяжении всего использования системы.

Запас гибкости для развития системы. Low-code инструменты гарантируют быструю и недорогую настройку, а значит по мере усложнения и развития проектов не потребуется искать более продвинутый и гибкий продукт, затыкая дыры в функциональности другими решениями. 

Если какие-то встроенные фичи не требуются прямо сейчас, их можно отключить, а затем быстро вернуться к использованию, когда появится такая необходимость. На какие функции можно рассчитывать без настроек уже на старте, зависит от конкретного решения. 

Что входит в базовые возможности ITSM 365

Изначально в системе — все самое необходимое для «классического», стандартного ведения проектов.

Создание нового проекта. Обычно начинают с формирования иерархической структуры: создают этапы, которые дробят на задачи или другие составляющие. Чтобы экономить время, новые задачи или проект целиком добавляют с помощью настраиваемых шаблонов. 

Планировать последовательность задач удобно на диаграмме Ганта. Функция критического пути поможет выделить задачи, от которых зависят сроки всего проекта. Также устанавливают сроки выполнения, трудозатраты и ответственных. Это помогает планировать ресурсы и график работ, а затем сопоставлять прогнозируемые показатели с действительными. 

Оперативный контроль. Текущую ситуацию отслеживают с помощью настраиваемых уведомлений о дедлайнах и приближении к лимитам трудозатрат, а также сводки по проекту, выведенной на специальную панель. На ней: индикация пожаров, план/факт по трудозатратам, количество задач с просрочкой, задачи, которые скоро будут просрочены.

Индикаторы «проблемных» задач кликабельны и ведут в список объектов, поэтому менеджер проекта сможет быстро ознакомиться с подробностями.

Работа над задачами. В системе создают встречи в Zoom и Яндекс Телемост. Митинги на текущий день выводятся на стартовую страницу системы, чтобы их не пропустить.

Исполнители получают оповещения и напоминания, ведут переписку в комментариях, хранят файлы в карточках задач, прикрепляют чек-листы, ведут учет трудозатрат — списывают часы и согласовывают их у руководителей. Согласования доступны и по задачам, есть несколько стратегий голосования.

Аналитика по проекту. Показатели по проекту более детально представлены на дашбордах. Менеджер проекта и руководство компании следят за производительностью и трудозатратами сотрудников, количеством задач в разных статусах, нагрузкой на участников команды. Анализ данных в low-code системе ITSM 365 гибко настраивается — как и другие функции.

Как настроить систему для ведения Agile-проектов

Типовая комплектация ITSM 365 «заточена» под стандартные проекты, но систему можно настроить и для других схем работы — например, по методологии Agile. 

Прежде всего, из рабочего пространства убирают иерархическую структуру, диаграмму Ганта и канбан-доску — базовые инструменты системы. Вместо них — scrum-доска, отдельная вкладка под бэклог проекта и разбивка задач на спринты. 

Покажем в деталях, какие изменения вносят в наш продукт, чтобы вести Agile-проекты.

• Управление спринтами

Управление спринтами организовано с помощью доски и списка спринтов. На доске перемещают задачи между спринтами, в списке добавляют новые спринты, а также фильтруют и сортируют их для получения нужного представления.

При создании нового спринта указывают цель. При этом дата начала и окончания проставляется автоматически или вручную — low-code платформа позволяет настроить нужную логику.

Также можно добавить кастомные поля в форму создания спринта или создавать спринты автоматически — например, в привязке к дате завершения предыдущего «забега». Если необходимо, система перенесет незавершенные задачи в новый спринт самостоятельно — меньше ручных действий, больше удобства в управлении проектом.

• Scrum-доска

Задачи активного спринта ведут на скрам-доске, в карточках задач видна краткая информация — тема, приоритет, дедлайн. Руководитель проекта или скрам-мастер отслеживает ход спринта, актуализирует статусы задач, выявляет возможные проблемы — например, перегруженность сотрудников или риск переноса задачи в следующий спринт.

Для команды проекта scrum-доска — это единое место для работы. Сотрудник выбирает задачу и переносит ее по статусам, перемещая между колонками или меняя статус на карточке.

• Управление бэклогом

В бэклоге — список всех задач проекта, который можно фильтровать и сортировать, а также сохранять настроенные виды списка. Например, руководитель отбирает наиболее приоритетные задачи, чтобы взять их в следующий спринт. При необходимости можно ввести оценку задач на основе story points.

Как и все списки в системе, бэклог с примененными фильтрами и сортировкой можно выгрузить в табличном формате или отправить на почту прямо из системы.

Вместо заключения

Настроив систему ITSM 365, получится закрыть весь процесс управления проектами по Agile: создать новый спринт, наполнить его данными и задачами, контролировать текущий спринт на scrum-доске, управлять бэклогом. 

Если в компании ведут гибридные проекты, можно настроить контроль задач и по этапам, и по спринтам. Если нужна только kanban-доска, не составит труда убрать из рабочего пространства все остальное — low-code автоматизация позволяет управлять проектами максимально удобно и эффективно.

Управление портфелями проектов, использование мобильного приложения, настройка ролей для контроля доступа — ITSM 365 подстраивается под особенности каждой компании и каждого проекта. При развитии процессов не придется искать другую систему или параллельно использовать дополнительные инструменты, гибкий продукт закроет новые потребности.

Чтобы обсудить ваши задачи и узнать, чем будет полезна наша система для ведения проектов в вашем конкретном случае, подайте заявку на тестирование продукта. Наш специалист свяжется с вами и откроет доступ к демо-стенду.