От таблиц к доскам: когда пора автоматизировать управление проектами
8 мин читать
«Зачем нам специальное ПО, у нас и без него все нормально» — такая позиция насчет автоматизации проектов совсем не редкость.
Как правило, схема с участием Excel-таблиц, чатов и почты остается в ходу до наступления первых серьезных проблем. Тогда выясняется, что проще и дешевле вести проекты в предназначенной для этого системе, а не исправлять последствия ручного управления и запускать автоматизацию в авральном режиме.
К чему приводит работа в ручном режиме, что мешает автоматизации проектов, когда стоит рассмотреть внедрение системы — далее в статье.
Какие проблемы возникают без автоматизации
Мы в своей практике видим, что чаще всего в компаниях управляют проектами вне специализированных решений в двух случаях.
- Начали вести клиентские проекты в таблицах и чатах — вообще не задумывались об автоматизации, еще не успели оцифровать или сомневаются, нужно ли это делать.
- Чтобы сэкономить, ведут с помощью подручных средств внутренние проекты развития, — например, ИТ-инфраструктуры.
Ручное управление клиентскими или внутренними проектами приводит к ряду негативных последствий.
- Слабый контроль

Чтобы узнать статус по проектам, приходится уточнять лично, в переписке или по телефону. Даже если потратить 5-7 минут на каждого из 10 исполнителей, потребуется больше часа. Если не все отвечают быстро, актуализация растягивается на весь день. Когда проектов несколько и они крупные, это регулярно отнимает значительную часть рабочего времени.
После сбора статусов нужно оценить текущую ситуацию целиком. В разных проектах часто — разные форматы отчетов, и с одного взгляда невозможно понять, что в них происходит. Анализ больших, совершенно разных по наполнению таблиц — это не только долго, но и утомительно.
Кроме того, собранные вручную сводки из разных источников быстро теряют актуальность. Ситуация может поменяться в любую минуту, и все усилия будут потрачены зря. В таблицах не увидеть прогресс в режиме реального времени, от этого страдает оперативный контроль. Также стоит учесть, что при масштабировании бизнеса потребуется еще больше часов на рутину, а риски возрастут в разы.

Решение: чтобы управлять проектами было проще, в системах автоматизации предусмотрены инструменты аналитики. Например, в ITSM 365 отслеживают текущие статусы по проектам и отдельным задачам с помощью настраиваемых дашбордов и диаграммы Ганта.
На дашбордах видны: производительность сотрудников, распределение задач по статусам и ответственным, общее количество выполненных и текущих задач. Сводка обновляется автоматически, чтобы не пришлось постоянно опрашивать коллег и следить за актуальностью данных. Базовые отчеты для разных проектов строятся в едином формате — так проще разобраться в информации и выделить главное.
В каком порядке ведутся работы, можно узнать с помощью диаграммы Ганта. Функция критического пути наглядно покажет задачи, от которых зависит соблюдение сроков проекта. Видно сразу, не нужно искать!
- Невидимые риски
Раз за разом откладываете дела и тушите пожары, общаясь с недовольными заказчиками? В отсутствие специальной системы заранее не узнать, что сотрудник перегружен задачами и и не укладывается в сроки. Как следствие, предотвращать проблемы и гарантировать качество проекта практически невозможно. Все могло бы быть по-другому, без задержек и штрафов, но остается только смотреть, как «уплывают» сроки и лояльность клиентов.

Решение: в ITSM 365 в карточке проекта сразу видны горящие активности — количество задач с превышением срока, приближением к перерасходу или превышением плановых трудозатрат. Система также отправляет оповещения о скором наступлении дедлайна по задачам на почту или в виде push-уведомлений. Это помогает держать фокус на проблемных зонах и снизить риски невыполнения обязательств.
На канбан-доске оценивают нагрузку на исполнителей и при необходимости перераспределяют задачи, чтобы избежать завала. Если вести учет трудозатрат, получится более точно планировать сроки и оценивать продуктивность сотрудников.
- Потеря информации
Для неавтоматизированных проектов проблема доступности информации — одна из самых острых. Приходится долго искать нужные файлы, перепроверять детали, поднимать историю переписки. Некоторые задачи и договоренности попросту пропадают из-за человеческого фактора. Это негативно влияет на скорость и успешность проекта, так как мешает исполнителям выполнять работу и перегружает руководителя. Однако возможен и более страшный сценарий.
Когда проект покидает менеджер, который знает, что где находится, начинается настоящий хаос. Процессы приостанавливаются, бизнес несет убытки. Если проекты касаются обслуживания клиентов, то в ущербе — не только финансы, но и репутация компании. Придется отложить другие задачи и потратить много времени и сил, чтобы вернуть все под контроль.

Решение: если использовать систему управления проектами, то все данные содержатся в одном и том же месте — карточке проекта или задачи. Например, в ITSM 365 в карточке проекта содержится информация о текущем статусе, участниках, сроках, учете времени. Там же прикрепляют документы и файлы, ведут переписку в комментариях, создают согласования и сохраняют их итоги. Все детали под рукой и доступны к просмотру в любой момент.
- Разрозненность процессов
Когда одни и те же сотрудники занимаются и поддержкой, и проектами, им приходится переключаться между инструментами. Это рассеивает внимание и повышает риск пропустить что-то важное. Руководству сложно оценивать текущую ситуацию и степень занятости специалистов, что часто приводит к избыточной нагрузке.

Решение: вести поддержку и управление проектами в единой системе — такой, как ITSM 365. В случае внутреннего обслуживания получится с наименьшими затратами контролировать и координировать действия сотрудников. Когда речь идет о клиентском сервисе, то объединение процессов не только упрощает сбор отчетности и оперативный контроль, но и повышает эффективность ведения проектов.
Запуск автоматизации: откладывать или стартовать
Если в компании привыкли работать без системы управления проектами, это похоже на долгое сидение в неудобной позе. Иногда дискомфорт не ощущается и кажется, что все в порядке, но стоит поменять положение, сразу становится значительно легче. Чаще всего «застывают» в одной из четырех позиций.
- «Наши проекты слишком простые», «У нас и так работает»
Даже если сейчас проекты не самые крупные, есть смысл подсчитать затраты времени на актуализацию данных, переписку в разрозненных каналах, поиск информации, изучение нестандартизированных таблиц — выйдет впечатляющая цифра. Система автоматизации поможет высвободить это время для решения управленческих задач, например, выработки стратегии на основе объективных данных и готовых отчетов.
- «Сложно начинать работу в системе»
На первый взгляд внедрение нового инструмента — большая и непростая задача. Если система облачная и собрана на той же платформе, что и service desk, запуск будет мгновенным. Например, в ITSM 365 доступ к управлению проектами появляется в виде дополнительного раздела в едином личном кабинете буквально за несколько минут.
Чтобы привыкнуть к продукту, потребуется время, но уже спустя пару месяцев никто не вспомнит об этих трудностях. Адаптация проходит особенно легко, когда система уже используется в сервисных процессах.
Если же продолжать вести проекты вручную, то таблицы и чаты продолжат разрастаться с каждым днем, еще сильнее снижая эффективность работы. Если уйдет менеджер проекта, разобраться в его наследии может быть гораздо сложнее, чем переехать в систему автоматизации.
- «Система автоматизации — это дорого»
Небольшим компаниям и внутренним подразделениям непросто выделить средства на приобретение системы, но это не значит, что их проекты приговариваются к Excel и десяткам чатов.
Проблему ограниченного бюджета можно решить, если использовать один и тот же инструмент для разных процессов. Так получится вычеркнуть расходы на поиск, внедрение, поддержку и покупку лицензий. Кроме того, без переключения между окнами сотрудники работают продуктивнее и успевают принести больше пользы за то же время.
- «Наши проекты слишком специфические»
Бывает сложно решиться на внедрение, когда в компании уже организовали работу над проектами с кастомными параметрами задач, ролями участников или особенностями жизненного цикла.
В этом случае коробочные решения действительно могут не подойти, поэтому есть смысл рассматривать системы на low-code платформе — как ITSM 365. Такой инструмент поддержит реализацию необходимой логики и позволит гибко масштабироваться по мере роста и развития компании.
До автоматизации проектов
После внедрения системы
Рутина занимает большую часть рабочего времени. Приходится вручную уточнять статусы, составлять отчеты, а затем бороться с неактуальностью данных и разбираться в таблицах по разным проектам.
Рутина сведена к минимуму, больше времени на анализ и стратегию. Как обстоят дела, можно понять всего за пару минут. В помощь — наглядные, всегда актуальные отчеты на дашбордах и контроль хода работ на диаграмме Ганта.
Нет прозрачности в процессах. Проблемы выясняются постфактум и их нельзя предотвратить, сложно следить за загрузкой сотрудников.
Внимание проблемным зонам. О приближении дедлайнов и неравномерной нагрузке известно заранее, можно принять превентивные меры.
Информация постоянно теряется.Переписка по проекту в разрозненных каналах, нечеткая фиксация договоренностей.
Вся информация в одном месте. В карточке — все данные по проекту или задаче. Переписка в комментариях, функция согласований.
Приходится переключаться между системами во время работы. Теряется контекст, трудно сохранять фокус. Сотрудники работают медленнее, пропускают задачи, забывают о поручениях.
Процессы поддержки и проектов в единой системе. Сотрудники работают в режиме одного окна. Перестают пропускать задачи и выполняют их быстрее, не теряя контекст.
Сложно контролировать разрозненные процессы. Нужно много времени, чтобы оценить текущую ситуацию и степень занятости специалистов в проектах и поддержке.
Универсальная отчетность и типовые инструменты. Уходит меньше ресурсов на координацию и контроль проектов и поддержки, больше времени на стратегические задачи.
К выводам
Ведение проектов в специальной системе — важный шаг, чтобы повысить рентабельность бизнеса и снизить затраты на внутренние процессы компании.
Мы рекомендуем рассмотреть возможность автоматизации, если:
- приходится тратить более 1 часа в день на сбор и актуализацию данных;
- необходимо уточнять статусы по задачам более 1 раза в неделю;
- учащаются срывы сроков или падает качество выполнения задач;
- растет команда, количество проектов или требования к производительности;
- планируется смена руководителя одного или нескольких проектов.
В ITSM 365 есть все необходимые инструменты для устранения проблем ручного управления и повышения эффективности проектов. Чтобы бесплатно протестировать систему в течение двух недель, подайте заявку на подключение демо-стенда.