Идеальная система управления проектами — что в ней должно быть? Чек-лист для руководителей

Вы выбрали систему управления проектами, но с ростом бизнеса столкнулись с проблемой: команда и спектр задач расширяется, а старая система не успевает за изменениями.

Этого не произойдет, если подобрать систему управления проектами на вырост. В статье расскажем, на что обратить внимание, сравнивая системы для управления проектами, и как найти решение, которое поддержит развитие вашей компании.

Что учесть при выборе системы управления проектами

При выборе системы для управления проектами многие начинают с поиска по запросу «топ 10 систем управления проектами». Это поможет сфокусироваться на перечне проверенных решений, но в итоге потребуется принять решение и остановиться на одном из них . Для этого важно учитывать несколько ключевых факторов.

1. Масштаб команды и проектов.  Выбор системы напрямую зависит от количества человек в вашей команде и уровня сложности решаемых задач. Если команда небольшая и каждый сотрудник отвечает за один проект, достаточно простого трекера для управления задачами, чтобы держать все под контролем. Когда в команде 20-50 человек, нужна средняя система, чтобы поддерживать взаимодействие между отделами и интеграцию с другими сервисами. Если же в проектах задействовано уже более 100 человек, не обойтись без мощного корпоративного решения. Такая система обеспечивает масштабируемость, гибкость и способность управлять множеством задач одновременно, не теряя контроля.
2. Функции и настройка системы. При выборе системы важно учесть, поддерживает ли она все необходимые инструменты для работы команды. Обратите внимание, есть ли в системе канбан-доски для визуализации и отслеживания задач, а также возможность автоматического учета трудозатрат — времени, которое ушло на их выполнение. Если ваши проекты требуют детального планирования, пригодятся гант-диаграммы, которые помогут отследить зависимости между этапами. Также удобно, если система поддается настройке — например, под Agile-методологию. Эти функции и характеристики поддержат удобство и эффективность в управлении проектами любого масштаба.
   
3. Интеграции с другим ПО. Чтобы работать в едином окне без необходимости постоянно переключаться между различными сервисами, выберите систему, которая интегрируется с уже используемыми инструментами — CRM-системами, бухгалтерскими платформами, почтовыми сервисами или системами хранения данных. Интеграция позволит автоматизировать процессы и минимизировать время на ввод данных в несколько систем. Убедитесь, что выбранная система способна поддерживать сервисы, которые критичны для работы вашей команды и выполнения задач. Это возможно только при наличии структурированного API.
   
4. Удобство интерфейса и обучения. Для эффективной работы с системой важно, чтобы ее интерфейс был интуитивно понятным и не требовал длительного изучения функций. Это позволит быстро приступить к работе и сосредоточиться на выполнении задач. Если система проста в использовании, ввод в проект новых сотрудников становится быстрее. Также важно убедиться, что вендор предоставляет понятные обучающие материалы. Они помогут команде стартовать без лишних вопросов и сразу приступить к работе с системой. Например, у ITSM 365 есть есть подробная инструкция для быстрого запуска системы и детальная пользовательская документация.
   
5. Безопасность данных. Для компаний, которым важен полный контроль над безопасностью данных, подходит установка системы on-premise. Такой вариант позволит строго управлять всеми аспектами безопасности информации. Однако для большинства бизнесов оптимальным выбором будет более доступный облачный вариант поставки. Такие решения гарантируют соответствие требованиям защиты персональных данных, проходят регулярные тесты на проникновение и поддерживают стандарты безопасной разработки, что делает их надежным выбором для бизнеса, стремящегося обеспечить высокий уровень защиты данных.
   

Как принять решение: пошаговый чек-лист

При выборе системы управления проектами важно определить, какие именно процессы нуждаются в улучшении. Затем следует оценить, какие функции системы помогут в решении существующих проблем. После этого можно выбирать среди систем с нужными характеристиками — и этот этап часто вызывает затруднения.

Как понять, что выбор не приведет к ошибке? Мы разработали пошаговый чек-лист, чтобы вы были уверены, что решение подойдет для вашей команды.

1. Анализ потребностей и закладывание бюджета. Начните с анализа текущих процессов: какие задачи требуют доработки, какие проблемы мешают эффективному выполнению работы команды. Исходя из этого определите примерный набор функций и бюджет для внедрения системы управления проектами, чтобы избежать лишних расходов.
2. Демо-тестирование бесплатных версий. Попробуйте несколько бесплатных версий систем для управления проектами, чтобы убедиться, что функциональность и уровень поддержки вендора подходит для решения ваших задач. После этого можно прикинуть, какой из вариантов имеет наилучшее соотношение цены и качества.
   
3. Оценка интеграций и масштабируемости. Проверьте, поддерживает ли система интеграцию с уже используемыми сервисами, такими как CRM или почтовые платформы. Проанализируйте, насколько эффективно система справляется с растущим объемом задач и есть ли в ней возможность настроек для будущего масштабирования.
   
4. Базовые и дополнительные функции. Убедитесь, что система управления проектами обладает не только необходимым минимумом, но и полезными функциями сверх требуемой базы. Например, мобильное приложение для iOS и Аndroid позволит быть в курсе рабочих задач даже вне офиса. Создание встреч прямо из карточки задачи ускорит рутинные действия, а дашборды для разных ролей покажут информацию в нужных разрезах.  
5. Финальный выбор и внедрение. Чем быстрее система управления проектами интегрируется в рабочие процессы, тем больше пользы уже со старта. После тестирования и сравнения возможностей систем, обратите внимание на наличие готовых методик для быстрого запуска и качество поддержки во время использования демо-версии. Если вендор предоставляет обучающие курсы или материалы, сотрудники смогут максимально эффективно решать свои задачи с самого первого дня. 
   

3 типичные ошибки при выборе системы управления проектами 

Бизнес, которому потребовалось решение для управления проектами, может столкнуться с тем, что она не соответствует реальным потребностям. Чтобы избежать этой довольно распространенной ситуации, стоит учитывать негативный опыт других компаний.

• Погоня за трендами без учета специфики. Выбирая систему, не стоит полагаться только на современные тренды. Например, ориентирование на наличие ИИ-технологий может привести к «потере» основополагающих характеристик, без которых искусственный интеллект — не более, чем необязательная добавка. Лучше сосредоточиться на инструментах, которые помогут справиться с основными задачами на всех этапах проектов.
• Игнорирование мнения команды. Иногда система нравится руководителю, но у разработчиков, технологов, аналитиков есть замечания. Если не учесть их мнение, внедрение системы может вызвать сопротивление, а само решение не будет обладать необходимой функциональностью и команде придется терпеть неудобства, что отразится на производительности.
  
• Неучет будущего роста компании. Часто при выборе системы для управления проектами не учитывают возможный рост. Если ответственный за принятие решения  не обладает достаточными компетенциями по части настроек системы, необходимо прислушаться к тем, кто будет ее настраивать, чтобы не упереться в потолок технических возможностей. так получится избежать затратной смены решения.
  

Заключение

При выборе системы для управления проектами, важно понимать, что универсально лучшего решения не существует. Что подошло для одной компании, может не работать для другой. Протестируйте несколько систем, чтобы понять, какая из них наилучшим образом решает ваши специфические задачи и соответствует долгосрочным целям. Помните, что правильный выбор — это не только решение текущих проблем, но и подготовка к будущему росту. 

Попробуйте нашу систему бесплатно в течение 14 дней, чтобы увидеть, как она соответствует задачам команды и бизнеса.