Зачем автоматизировать процессы HR-отдела

Рекрутинг — это многоэтапный процесс, в рамках которого HR-менеджеры занимаются составлением вакансии, поиском кандидатов в различных источниках, отбором подходящих резюме, проведением собеседований, оценкой претендентов и выбором подходящих специалистов. 

Каждый из этих шагов требует затрат большого количества ресурсов, которые можно уменьшить, внедряя специальные системы. Чем еще полезна для бизнеса автоматизация HR-процессов и какие функции выполняют подобные решения — далее в статье.

Что такое автоматизация и почему ее запускают в HR-отделе

Автоматизация — это использование ИТ-инструментов в различных подразделениях компании с целью сокращения ручного труда. 

Часто компании начинают цифровую трансформацию именно с HR-направления. ИТ-решения применяют для таких функций, как рекрутинг, оценка навыков, адаптация, обучение и развитие персонала. Так делают потому, что многие задачи, связанные с этими процессами, повторяются, а также требуют сохранения большого объема данных и оперативного взаимодействия между отделами. 

По данным McKinsey, автоматизация позволяет компаниям сократить до 30% бюджета на управление персоналом, чтобы перераспределить его, например, на стратегическое развитие и улучшение корпоративной культуры. Кроме того, автоматизация HR-отдела может освободить около 80% времени, которое специалисты затрачивают на выполнение административной работы, чтобы они могли сосредоточиться на создании условий для профессионального роста и эффективной работы сотрудников.

В чем плюсы автоматизации рекрутинга

Чтобы понять, зачем автоматизируют процессы рекрутинга, необходимо узнать, сколько времени отнимают типовые действия в работе специалистов по подбору персонала. 

Для этого мы провели опрос среди рекрутеров, которые поделились, как распределяется их рабочее время при найме новых сотрудников без использования специализированных систем. Вот данные, которые мы получили:

• 50% времени — рутинная работа с вакансиями и резюме:  согласование текста вакансий; поиск, просмотр, первичный отсев и сохранение резюме во внутреннюю базу.
• 30% времени — проведение собеседований.
• 20% времени — коммуникация с кандидатами.

Все это происходит в условиях дефицита квалифицированных специалистов на рынке труда. Рекрутеры могли бы сконцентрироваться на вовлечении соискателей, но вынуждены тратить много времени на работу с вакансиями и резюме.

Также нередки задержки на последующих этапах воронки подбора, например, в согласованиях кандидатов или выставлении офферов, что приводит к повышению риска отказа со стороны соискателей  и удорожанию найма. Наконец, без специализированных инструментов аналитики сложно отслеживать эффективность работы отдельных рекрутеров и всей команды. 

Системы автоматизации не заменяют рекрутеров, а помогают им держать в фокусе важные задачи и меньше думать о второстепенных. Например, автоматическое сохранение резюме и функция согласования с заказчиками вакансий, кандидатов и офферов помогают ускорить процессы сразу на нескольких этапах, а встроенные дашборды — находить и устранять проблемы, влияющие на продуктивность.

Какие HR-процессы можно автоматизировать

Системы автоматизации позволяют не только ускорить поиск сотрудников, но и повысить эффективность других функций HR-отдела.

На основе нашего опыта разработки и внедрения платформы  ITSM 365 наиболее часто переводят в цифровой формат следующие HR-процессы.

1. Подбор персонала

Система помогает оценивать текущие потребности бизнеса в найме сотрудников и формировать стратегию подбора на основе аналитических данных. Кроме этого, в продукте ITSM 365 для подбора персонала доступно создание и согласование заявок на вакансии, ведение базы кандидатов, хранение резюме и документации, а также контроль над показателями в разрезах вакансий, кандидатов и рекрутеров.

2. Адаптация сотрудников

Без автоматизации этап ввода новых сотрудников в работу может быть хаотичным и затянутым. ITSM 365 позволяет структурировать и упростить этот процесс, обеспечивая быструю интеграцию новичков в команду. В системе можно создавать индивидуальные планы адаптации со списками задач, назначать наставников и фиксировать ответственных лиц. Встроенные напоминания о контрольных точках и обязательных мероприятиях гарантируют своевременное выполнение всех этапов, делая процесс адаптации структурированным и управляемым.

3. Управление сервисами HR-отдела

Неавтоматизированная обработка кадровых запросов приводит к задержкам, потере заявок и увеличению трудозатрат HR-специалистов. ITSM 365 позволяет оптимизировать этот процесс, обеспечивая прозрачность на всех этапах. Система упрощает прием и обработку таких запросов, как выдача справок, оформление на работу или увольнение сотрудника. Автоматическое создание задач, назначение ответственных и контроль выполнения с учетом регламентных сроков помогают избежать ошибок и ускорить работу над запросами.

4. Оценка персонала

Эффективная система оценки помогает компании развивать сотрудников и повышать их продуктивность. ITSM 365 автоматизирует этот процесс, позволяя создавать и заполнять анкеты, назначать аттестации и фиксировать результаты. Вся история performance review хранится в системе, обеспечивая удобный доступ к данным для анализа и принятия управленческих решений.

5. Ведение базы сотрудников

Без систематизированного учета данных о персонале сложно повысить эффективность HR-процессов. ITSM 365 обеспечивает централизованное хранение информации о каждом сотруднике, включая должность, подразделение, контактные данные, историю кадровых изменений. Встроенные инструменты позволяют быстро формировать отчеты  в разных разрезах для HR-специалистов и руководства.

6. Увольнение сотрудников

Без четко выстроенного процесса увольнения могут возникнуть задержки в передаче дел, несогласованность между отделами и нарушение внутренних регламентов. ITSM 365 помогает структурировать этот процесс. В системе создают заявки на увольнение и отслеживают выполнение всех необходимых процедур — от подачи заявления до передачи дел, а также автоматически формируют задачи для кадровой службы, ИТ-отдела и других подразделений.

Отдельно отметим, что ITSM 365 гибко настраивается под потребности каждой компании, чтобы автоматизация HR- и других процессов была максимально эффективной. 

Преимущества ITSM 365 в автоматизации рекрутинга

Использование системы автоматизации в подборе персонала способно  значительно облегчить работу рекрутеров. Наше решение помогает:

• Уменьшить нагрузку на сотрудников. Шаблоны заявок на подбор, вакансий и офферов, доступ ко всей необходимой информации в едином окне, автоматическое сохранение и парсинг резюме с сайтов снижают долю ручной работы и повышают производительность труда.
• Выстроить взаимодействие с другими отделами. После выполнения заявки на подбор в ITSM 365 можно автоматически запустить цепочку задач для ИТ, АХО, отдела кадров и бухгалтерии в рамках подготовки к выходу на работу нового сотрудника. Система установит сроки и проконтролирует выполнение необходимых действий.
• Повысить эффективность найма. Автоматизация рутинных действий, доступ к аналитике по кандидатам, вакансиям, работе отдельных специалистов и всей команды ускоряет найм, сокращает расходы и увеличивает вероятность нахождения идеального кандидата.

Также в системе предусмотрены специальные функции для руководителей отдела:

• Сводные данные по вакансиям в разных статусах и продуктивности работы специалистов обеспечивают оперативный контроль и планирование деятельности отдела.
• Программа помогает следить за продвижением кандидатов по воронке найма, рассчитывать эффективность источников резюме и  собирать информацию о причинах отказов.
• Просмотр количества вакансий на каждом рекрутере позволяет оценивать и корректировать распределение нагрузки между сотрудниками.

В свою очередь, заказчики вакансий изучают историю рассмотрения соискателей, участвуют в согласованиях кандидатов, следят за прогрессом по вакансиям и оценивают работу рекрутеров.

Таким образом, ITSM 365 предлагает возможности для эффективной работы каждого участника процесса подбора, а также обеспечивает удобство взаимодействия как в рамках найма, так и последующего выхода на работу новых сотрудников.

Заключение

Правильно подобранная платформа для автоматизации HR-процессов помогает снять лишнюю нагрузку со специалистов и руководителей, кратно увеличив производительность труда. 

Компании, которые внедряют цифровые решения, быстрее адаптируются к рынку и эффективнее управляют персоналом. Если ваша компания еще не использует автоматизированные HR-инструменты, то стоит рассмотреть возможность их внедрения.

Оставить заявку на тестирование нашего решения можно прямо сейчас — отправьте запрос на cs@itsm365.com. Специалисты проконсультируют вас и откроют доступ к демостенду.