Управление сотрудниками
1 Карточка сотрудника
Карточка сотрудника является домашней страницей пользователя системы.
Внешний вид карточки сотрудника отличается для лицензированных и нелицензированных пользователей:
- лицензированные пользователи — исполнители-сотрудники компании, которые принимают участие в процессе обработки заявок и могут назначаться ответственными за заявки;
- нелицензированные пользователи — получатели ИТ-услуг.
Карточка нелицензированного пользователя
Карточка нелицензированного пользователя содержит вкладки:
- Исходящие — на вкладке отображаются все заявки, которые были зарегистрированы в привязке к данному пользователю. Рядом с названием вкладки отображается общее количество заявок с учетом настроенной фильтрации в списке.
- Согласования — на вкладке отображается информация по всем согласованиям, в которых участвовал данный пользователь. Подробное описание согласований см. Согласование заявок и запросов на изменение.
- Аккаунт — на вкладке отображается основная информация о пользователе и об услугах, предоставляемых данному пользователю. Подробное описание предоставления услуг
- Помощь — на вкладке отображаются разделы и статьи базы знаний, которые пользователь может использовать для самостоятельного решения возникающих вопросов. Подробное описание работы с базой знаний
Карточка лицензированного пользователя
Карточка лицензированного пользователя содержит вкладки:
В ответственности — на вкладке отображаются заявки, задачи, проблемы и запросы на изменение, которые находятся в персональной ответственности сотрудника или в ответственности его команд.
На отдельных вкладках справа от названия вкладки отображается общее количество объектов с учетом настроенной фильтрации в списке.
Исходящие — на вкладке отображаются заявки, задачи, которые были зарегистрированы в привязке к данному пользователю, и заявки, задачи, проблемы, запросы на изменение, инициированные данным сотрудником.
На самой вкладке справа от названия отображается суммарное количество всех объектов во всех списках.
Подписки — на вкладке отображаются: заявки, на которые подписан сотрудник, заявки, в которых сотрудник является наблюдателем и задачи, в которых он является подписчиком.
На самой вкладке справа от названия отображается суммарное количество всех объектов во всех списках.
- Согласования — на вкладке отображаются согласования сотрудника.
- Аккаунт — на вкладке отображается основная информация о сотруднике.
Отчеты — на вкладке отображается статистика по заявкам в ответственности сотрудника, см. Отчеты по состоянию дел.
Модуль отчётов по умолчанию отключен. Для активации модуля перейдите в интерфейс технолога и в разделе "Настройка бизнес процессов → Метки" активируйте метку "Отчеты".
2 Действия с сотрудником
В системе доступны следующие действия с сотрудником: редактирование параметров сотрудника, смена пароля, добавление сотрудника в команды, изменение прав сотрудника, перемещение, удаление.
Карточка сотрудника создается в карточке отдела, см. Добавление нового сотрудника .
Редактирование параметров сотрудника
Параметры своего аккаунта
Чтобы изменить параметры своего аккаунта, нажмите на логотип и на вкладке "Аккаунт" нажмите ссылку "Редактировать" в блоке "Общая информация", "Контактная информация" и пр.
Параметры другого аккаунта
Чтобы изменить параметры другого аккаунта, в карточке сотрудника перейдите на вкладку "Аккаунт" и нажмите ссылку "Редактировать" в блоке "Общая информация", "Контактная информация" и пр.
Добавление сотрудника в команды
В карточке сотрудника
Ответственным за заявку может назначаться лицензированный сотрудник, входящий в функциональную команду.
Чтобы добавить сотрудника в команду, в карточке сотрудника на вкладке "Аккаунт" нажмите кнопку "Добавить сотрудника в команду" в блоке "Участник команд". На форме добавления связи выберите команды и нажмите кнопку "Сохранить".
В карточке команды
Чтобы добавить сотрудника в команду, в карточке команды перейдите на вкладку "Информация" и нажмите ссылку "Связать" в блоке "Участники", см. подробнее Добавление участника команды.
Перемещение сотрудника в другой отдел
Чтобы перевести сотрудника из одного отдела в другой, т.е. изменить его положение в оргструктуре, в карточке перемещаемого сотрудника на вкладке "Аккаунт" нажмите иконку "Переместить". На форме перемещения выберите новый отдел сотрудника.
Чтобы удалить сотрудника, в карточке перемещаемого сотрудника на вкладке "Аккаунт" нажмите иконку "Удалить" и подтвердите удаление.
3 Учетная запись сотрудника
В системе доступны следующие действия с учетной записью сотрудника: предоставление доступа в систему, смена пароля, изменение набора прав сотрудника.
Доступ в систему для сотрудника
Чтобы предоставить доступ в систему сотруднику-специалисту ИТ-службы (исполнителю), в карточке сотрудника на вкладке "Аккаунт" нажмите ссылку "Редактировать" в блоке "Учетная запись". Выберите одно из значений в поле "Лицензия".
В системе существуют следующие лицензии:
- Именная — сотрудник с именной лицензией всегда имеет доступ в систему, лицензия связана с логином сотрудника.
Конкурентная — сотрудник с конкурентной лицензией имеет доступ в систему только при наличии свободной лицензии.
Если у компании имеется три конкурентные лицензии, это означает, что в системе одновременно могут находиться только три сотрудника с данной лицензией.
Для предоставления доступа в Личный кабинет сотруднику-получателю ИТ-услуг лицензия не требуется, в поле "Лицензия" остается значение "нелицензированный пользователь".
Изменение набора прав сотрудника
Права устанавливаются для лицензированных сотрудников.
Чтобы изменить набор прав лицензированного сотрудника, в карточке сотрудника на вкладке "Аккаунт" нажмите ссылку "Редактировать" в блоке "Учетная запись". В поле "Права" выберите набор прав, которым должен обладать сотрудник.
В системе выделяются следующие наборы прав для пользователей:
- Администратор — имеет доступ ко всем разделам системы, включая настройку и интерфейс технолога, а также имеет права на просмотр, редактирование, архивирование, удаление и прочие действия для всех объектов системы.
- Аудитор — имеет права на просмотр всех заявок и других объектов, зарегистрированных в системе. Если сотрудник-аудитор является ответственным за объект или входит в команду, ответственную за объект, то он получает права на работу со своими объектами.
- Координатор — имеет права на просмотр всех заявок и других объектов, зарегистрированных в системе, на изменение статуса, просмотр и добавление комментариев.
- Полевой инженер — имеет права на просмотр своей карточки сотрудника. Если полевой инженер является ответственным за заявку или входит в команду, ответственную за заявку, то он получает права на работу со своими заявками.
- Специалист по работе с запросами на изменение — участвует в процессе "Управление запросами на изменение", имеет права на работу с запросами на изменение.
- Специалист по работе с проблемами — участвует в процессе "Управление проблемами", имеет права на работу с проблемами.
Для входа в систему пользователю необходимо установить пароль.
Свой пароль
Чтобы изменить свой пароль, нажмите на логотип и на вкладке "Аккаунт" нажмите кнопку "Сменить пароль".
Пароль для другого сотрудника
Чтобы установить пароль для другого сотрудника, в карточке сотрудника на вкладке "Аккаунт" нажмите кнопку "Сменить пароль".
Сгенерировать пароль, удовлетворяющий всем установленным в системе требованиям безопасности паролей, можно:
- на форме добавления сотрудника, установив флажок "Сгенерировать пароль", см. Добавление нового сотрудника .
- на карточке сотрудника, нажав на иконку
"Выслать новый пароль" на вкладке "Аккаунт".
Для генерации пароля необходимо, чтобы у пользователя были указаны адрес электронной почты и логин. Пароль будет сгенерирован и отправлен пользователю на указанный адрес электронной почты. Для отправки пароля на электронную почту необходимо наличие подключения к серверу исходящей почты, см. Настройка исходящей почты.