От контроля до стратегии: ключевые функции проектного офиса

Чтобы вести проекты даже в небольших компаниях, требуется вовлечь несколько команд, пригласить подрядчиков, следить за сроками и бюджетом. Избежать ошибок и перерасхода ресурсов в таком сложном процессе поможет единый центр координации— project management office (PMO). 

В статье разберем, какие важные функции может выполнять PMO, как меняется его роль в зависимости от зрелости вашей компании и какие инструменты требуются проектному офису для эффективной работы.

Что такое PMO в проектах

Project management office (PMO) — это структурное подразделение, отвечающее за стандартизацию подходов и применение лучших практик в управлении проектами. Его задачи — выстраивать прозрачные процессы в рамках проектной деятельности, оказывать методологическую поддержку команд, обеспечивать управление всеми проектами организации.

В зависимости от зрелости компании, PMO может выполнять различные функции — от контроля над отдельными задачами до стратегического управления портфелем проектов. Project management office выступает единым координационным центром, который объединяет менеджеров, участников команд и руководителей проектов, обеспечивая общий доступ к информации и согласованность решений.

Основные функции PMO

Цель любого проектного офиса — наладить эффективное управление проектами, при этом конкретный набор задач будет зависеть от стратегии и текущих приоритетов компании. 

В зависимости от требований бизнеса, команда проектного офиса делает акцент на тех функциях, которые наиболее актуальны на данном этапе развития организации. В их число входят:

• внедрение проектов,
• обеспечение качества и соответствия стандартам,
• управление рисками и проблемами,
• поддержка коммуникации и обмена информацией,
• обучение и развитие компетенций.

Внедрение проектов. PMO обеспечивает запуск и выполнение проектов в соответствии с четко выстроенным маршрутом, что снижает риск спонтанных решений, непредвиденных ошибок  и нестыковок между командами. От старта до завершения каждый участник знает, что и когда нужно делать, на чём сосредоточиться, какие цели приоритетны.

Контроль качества и соблюдение стандартов. PMO следит за тем, чтобы каждый проект соответствовал требованиям заказчика, внутренним регламентам и лучшим практикам. Контроль всех этапов снижает вероятность ошибок, увеличивает предсказуемость результата и помогает выдерживать нужный уровень качества. Это особенно важно для ИТ- и цифровых проектов, где несоблюдение стандартов может привести к длительному поиску и исправлению ошибок .

Управление рисками и проблемами. Сотрудники PMO заранее анализируют возможные сложности и предлагают механизмы для их преодоления, учитывая как внутренние риски, например, нехватку ресурсов, так и внешние в виде изменений на рынке или со стороны заказчика. 

Коммуникация и обмен информацией. Проектный офис помогает наладить регулярное и понятное взаимодействие между всеми участниками проекта. Налаженная коммуникация  обеспечивает единое для всех понимание задач и целей проекта, что уменьшает вероятность перерасхода ресурсов и недовольства заказчиков. Добиться этого проще, используя платформы для управления ИТ-проектами.

Развитие компетенций и обучение команды. Важная функция PMO — повышение профессионального уровня сотрудников. Офис может отвечать за внутреннее обучение, наставничество, помощь в адаптации новых участников проектных команд. Это создаёт культуру роста и помогает удерживать сильных специалистов.

Стратегические функции PMO

Помимо повседневной работы, у проектного офиса есть важные задачи на стратегическом уровне. Он не просто сопровождает отдельные проекты, а выстраивает целостную систему управления проектной деятельностью компании. 

Здесь PMO берёт на себя функции, связанные с анализом и развитием портфеля проектов, а также стратегическим планированием и управлением изменениями — разберем их подробнее.

Анализ и оптимизация процессов. В рамках стратегических задач PMO анализирует текущие процессы управления проектами, выявляет узкие места и предлагает пути их улучшения, что необходимо для слаженной и эффективной работы команд. Таким образом, проектный офис выполняет не только поддерживающую, но и стратегическую роль — формирует системный подход к управлению проектами на уровне всей компании.

Управление портфелями проектов. Одна из ключевых задач PMO — управление портфелем проектов, то есть совокупностью всех текущих и планируемых инициатив компании. Он отвечает за их приоритизацию, распределение ресурсов и контроль выполнения всех проектов в целом. Такой системный подход нужен, чтобы более точно соотносить усилия команд с бизнес-целями, оптимизировать распределение ресурсов и контролировать прогресс по всем направлениям проектной деятельности.

Планирование и управление изменениями. Проектный офис определяет направления развития проектов и необходимость внедрения изменений. PMO помогает компании адаптироваться к новым условиям и требованиям рынка, поддерживая таким образом достижение долгосрочных целей.

Система для управления проектами: зачем использовать в PMO

Чтобы успешно реализовывать даже самые сложные проекты, применяют специализированные программные решения. Одним из них является ITSM 365 — система для комплексного управления проектами. Она предоставляет основные инструменты для планирования, мониторинга и анализа выполнения задач, что способствует повышению эффективности бизнес-процессов.

Перечислим основные преимущества нашей системы.

• Работа над проектом в едином пространстве. Сотрудники из разных подразделений следят за ходом проекта или участвуют в нем в соответствии с пользовательскими правами, ведут переписку в комментариях, получают уведомления и напоминания. 
• Возможность создавать и дорабатывать дашборды. В системе настраивают отчеты под требования команды и бизнеса — будь то срезы по контролю сроков, загруженности команды или мониторингу трудозатрат. Также можно менять визуальное оформление и выводить дополнительные параметры для анализа.
• Масштабирование и изменение бизнес-процессов. Решение построено на low-code технологиях, что позволяет дорабатывать его под задачи организации без привлечения разработчиков. По мере необходимости можно масштабировать возможности платформы, подключая готовые конфигурации. Например, для управления сервисом или подбором сотрудников.
• Снижение затрат на использование ПО. Использование единой платформы для операционных процессов снижает расходы на приобретение лицензий и поддержку систем. Это становится особенно важно с ростом и развитием компании: система  масштабируется под новые задачи без дополнительных вложений. 

Какие роли и инструменты есть в системе управления проектами

В ITSM 365 учтены задачи и потребности всех участников проектной деятельности — от исполнителей до топ-менеджеров. Система помогает каждому пользователю видеть только релевантную информацию, быстро ориентироваться в своих задачах и принимать обоснованные решения.

Рассмотрим, какие возможности получают разные роли в рамках единой платформы.

• Менеджер проекта

Работник на этой должности отслеживает workflow проекта, текущие статусы, загрузку исполнителей с помощью диаграммы Ганта, канбан-доски и дашбордов по участникам и всему проекту. 

В системе также предусмотрена карточка по каждой задаче, в которой содержатся ключевые параметры — сроки, бюджет, трудозатраты. Менеджер видит «горящие» задачи с перерасходом времени или трудозатрат на навигационной панели,  изучает детали в карточке и принимает необходимые меры. 

Менеджер может добавлять задачи и этапы в иерархической структуре проекта, назначать ответственных, контролировать ход выполнения задач и формировать заявки в смежные отделы прямо из системы. 

• Участник проекта

В личном кабинете каждого исполнителя отображаются актуальные задачи, дедлайны и уведомления, а встроенные чек-листы помогают точно следовать заданным регламентам. Сотрудник оперативно связывается с коллегами через комментарии, ведет учет трудозатрат по мере выполнения задач и отслеживает свой прогресс. 

Работа в единой системе позволяет каждому участнику проекта сконцентрироваться на своем участке проекта и не терять время на поиск информации в чатах, почте и планировщиках.

• Топ-менеджер

Если решением пользуются несколько отделов, то руководителю верхнего уровня не нужно ждать, пока соберут отчеты из разных систем. В ITSM 365 удобно отслеживать ключевые показатели по срокам, ресурсам, KPI и производительности в разрезе отдельных подразделений или по всей компании благодаря настраиваемым дашбордам. 

Информация по разным процессам — проектная деятельность, внутреннее обслуживание, сервис клиентов  — собрана в одном окне. Это упрощает контроль и помогает быстрее принимать управленческие решения.

К выводам

Проектный офис приносит наибольшую ценность, когда его функции не завязаны на ручном управлении. Автоматизация процессов освобождает команду PMO от рутинных задач и позволяет выделить больше ресурсов на стратегическую работу. 

Чтобы не столкнуться с хаосом в проектах и недовольством заказчиков, необходимо  потратить время на выбор подходящей системы. Правильно подобранный инструмент станет опорой для текущих процессов и масштабирования проектной деятельности. 

В системе управления проектами ITSM 365 содержатся все необходимые инструменты для планирования и контроля точечных задач и этапов проекта. У каждого пользователя — от исполнителя до руководителя проектов — есть доступ к данным, необходимым для выполнения работы и оценки текущей ситуации. 

Благодаря прозрачности процессов и четкому распределению обязанностей управлять проектом становится проще, что снижает риски, улучшает оперативный контроль и управление ресурсами. 

Чтобы оценить возможности ITSM 365 для управления проектами, подайте заявку на бесплатную консультацию.