Компании

В системе доступны следующие действия с компанией: создание компании, редактирование информации о компании, перемещение компании и архивирование карточки компании, также в карточке компании добавляются ключевые контактные лица.

Список компаний в виде иерархического списка

Чтобы посмотреть список компаний, в левом меню раскройте пункт "Клиенты" и выберите пункт "Компании".

Действия в списке

При работе со списками можно:

  • добавлять новые компании (кнопка "+ Добавить компанию");
  • перейти на карточку компании, нажав на название компании;
  • использовать инструменты фильтрации;
  • сохранять настройки как вид списка;
  • экспортировать список в таблицу Excel;
  • открывать список компаний в виде плоского списка.

Список компаний в виде плоского списка

Переход к плоскому списку компаний

Чтобы отобразить список компаний в виде плоского списка, в левом меню раскройте пункт "Клиенты", выберите пункт "Компании" и нажмите кнопку "Открыть плоским списком".

Плоский список компаний и объектов обслуживания отображается на отдельной вкладке браузера.

При работе со списками можно:

  • перейти на карточку компании или объекта обслуживания, нажав на название;
  • использовать инструменты сортировки и фильтрации;
  • сохранять настройки как вид списка;
  • экспортировать список в таблицу Excel;
  • просматривать архив;
  • выполнять массовые операции с элементами списка (переместить, поместить в архив, удалить).

Просмотр списка архивных компаний

Чтобы посмотреть список архивных компаний и объектов обслуживания, нажмите иконку  ("Просмотреть архив") на панели действий списка.

При работе со списками можно:

  • использовать инструменты сортировки и фильтрации;
  • сохранять настройки как вид списка;
  • экспортировать список в таблицу Excel;
  • выполнять массовые операции с элементами списка (восстановить из архива, удалить).

Чтобы выйти из режима просмотра архивного списка, нажмите иконку  ("Выйти из архива") на панели действий списка.

Карточка компании

Чтобы перейти в карточку компании, нажмите на название компании в списке.

Карточка компании содержит две вкладки: "Аналитика" и "Основное".

На карточке компании на вкладке "Аналитика" отображается аналитика по клиенту.

Информация на карточке компании на вкладке "Основное" структурирована по блокам и вкладкам:

  • блок "Объекты обслуживания и контактные лица" содержит иерархический список вложенных в компанию объектов обслуживания и контактных лиц с возможностью перехода на их карточки.

  • вкладка "Информация" содержит блоки:

    • "Основное" — отображается информация о компании:

      • Название — название компании.
      • Вышестоящая компания — название вышестоящей компании.
      • Руководитель — ФИО руководителя компании.
      • Менеджер клиентов — ФИО менеджера клиентов компании. Менеджером клиента можно назначить лицензированного пользователя, команда которого обладает правами "Менеджеры клиентов".
    • "Дополнительно" — отображаются примечания по клиенту.

    • "Контакты" — отображается информация о расположении компании:

      • "Адрес" — адрес компании.
      • "Доменные имена" — адрес вашего сайта в интернете. В ITSM 365 доменное имя используется для определения заказчика при создании заявки по почте. Это часть email адреса, которая идет после @, например, ITSM 365.com. При обработке писем с неизвестного адреса система по домену определяет компанию-заказчика. Доменное имя должно быть уникальным. У одной компании может быть несколько доменных имен.
      • "Широта" — значение может быть установлено вручную или определяться автоматически при заполненном поле "Адрес", включенной метке "Геосервисы" и настроенной интеграции с сервисом DaData, подробнее. Широта необходима для отображения на карте точки по заявке.
      • "Долгота" — значение может быть установлено вручную или определяться автоматически при заполненном поле "Адрес", включенной метке "Геосервисы" и настроенной интеграции с сервисом DaData, подробнее. Долгота необходима для отображения на карте точки по заявке.
    • "Активы во владении" — отображаются активы, владельцем которых является данная компания.
    • "Активы в использовании" — отображаются активы, пользователем которых являются контактные лица данной компании.
    • "Правила повторяющихся заявок" — отображается список правил повторяющихся заявок, созданных для данной компании.

  • вкладка "Договоры" — содержит список договоров, в которых получателем является данная компания, с возможностью перехода на карточку договора.

  • блок "Ключевые контактные лица" — содержит список пользователей, которые являются ключевыми для данной компании.

    Ключевое контактное лицо - это пользователь, который видит все исходящие заявки и может регистрировать заявки от компании/объекта обслуживания, если он является там ключевым контактным лицом. Ключевое контактное лицо назначается администратором или руководителем этой компании/объекта обслуживания. Гибкая настройка доступа для ключевого контактного лица позволяет настроить его права таким образом, чтобы он мог видеть и регистрировать заявки только от той компании или объекта обслуживания, где является ключевым контактным лицом.

  • блок "Заявки, поданные текущим объектом" — содержит список исходящих заявок данной компании, доступен администратору, руководителю компании и ключевому контактному лицу.
  • блок "Заявки, поданные объектом и вложенными" — содержит список исходящих заявок компании и филиалов, доступен администратору, руководителю компании и менеджеру клиентов.
  • блок "История изменений" — отображает последовательность изменения объекта.

Любой блок на карточке компании можно развернуть для просмотра на всю страницу, нажав иконку (на всю страницу) в правом верхнем углу блока. Иконка отображается при наведении курсора на блок.

Добавление компании

Добавлять новую компанию в систему может Администратор и пользователи с правами "Менеджеры клиентов".

Чтобы добавить компанию, в списке компаний нажмите кнопку "+ Добавить компанию". На форме добавления компании введите название компании и нажмите кнопку "Сохранить".

Редактирование параметров компании

Чтобы изменить параметры компании, перейдите на карточку компании и на вкладке "Информация" в блоке "Основное" нажмите кнопку "Редактировать".

На форме редактирования введите новые параметры компании и нажмите кнопку "Сохранить".

Для компании-клиента/объекта обслуживания администратор может назначить пользователя в качестве менеджера. Пользователь должен быть лицензированным и иметь права "Менеджеры клиентов". Менеджер клиента имеет доступ к блоку “Заявки, поданные объектом и вложенными”, может просматривать карточки заявок, создавать правила повторяющихся заявок по данной компании и просматривать аналитику по ней.

Добавление доменного имени компании

Доменные имена — адрес вашего сайта в интернете. В ITSM 365 доменное имя используется для определения заказчика при создании заявки по почте. Это часть email адреса, которая идет после @, например, ITSM 365.com. При обработке писем с неизвестного адреса система по домену определяет компанию-заказчика. Доменное имя должно быть уникальным. У одной компании может быть несколько доменных имен.

Чтобы добавить доменное имя в контакты компании, в карточке компании на вкладке "Информация" в блоке "Контакты" рядом с полем "Доменные имена" нажмите ссылку "Добавить".

На форме "Добавить доменное имя" введите доменное имя компании и нажмите кнопку "ОК".

Добавление договора для компании

Добавление нового договора

Чтобы добавить договор, выполните следующие действия:

  1. На карточке компании на вкладке "Договоры" нажмите кнопку "+ Добавить договор".

  2. На форме добавления договора заполните поля:

    • Название — укажите название договора.
    • График работы — выберите график предоставления услуги для пользователя (круглосуточно —24*7, в рабочее время — 8*5 и т.д.).
    • Услуги — выберите услуги, которые предоставляются в рамках данного договора.

    • Выбрать всех получателей:

      • флажок установлен — договор автоматически будет назначен всем пользователям.
    • Получатели (Отделы/Компании) — выберите отделы и компании, которым будут предоставляться услуги в рамках данного договора.

    • Распространить по оргструктуре:

      • флажок установлен — договор автоматически будет назначен всем выбранным клиентам, вложенным в них объектам обслуживания и контактным лицам.

  3. Нажмите кнопку "Сохранить".

Договор создается в статусе "Запланирован", если дата начала действия договора стоит в будущем. Чтобы договор стал доступен пользователям, в карточке договора нажмите кнопку "Активировать". Если дата начала действия договора стоит в прошлом, то договор создается в статусе "Активен".

Договоры могут быть созданы в списке "Договоры и услуги".

Связь с существующим договором

Чтобы добавить связь с уже существующим договором, в карточке компании на вкладке "Договоры" нажмите кнопку "Связать". На форме "Связать с договорами" выберите договор и нажмите кнопку "Сохранить".

Копирование договора

Чтобы создать копию договора, выполните следующие действия:

  1. В карточке компании на вкладке "Договоры" нажмите кнопку " Копировать".

  2. На форме "Скопировать договор" заполните поля:

    • Договор для копирования — выберите договор, который будет скопирован.
    • Название договора — укажите название договора.
    • Дата начала действия — укажите дату начала действия договора.
    • Дата окончания действия — укажите дату окончания действия договора.

    • Скопировать услуги:

      • флажок установлен — в договор автоматически будут скопированы услуги.

    • Скопировать правила SLA:

      • флажок установлен — в договор автоматически будут скопированы правила SLA.

    • Распространить по оргструктуре

      • флажок установлен — договор автоматически будет назначен всем выбранным клиентам, вложенным в них объектам обслуживания и контактным лицам.

  3. Нажмите кнопку "ОК".

Копия договора создается в статусе "Запланирован", если дата начала действия договора стоит в будущем. Если дата начала стоит в прошлом, то договор создается в статусе "Активен".

Правила повторяющихся заявок

Правила повторяющихся заявок используются в работе процесса "Повторяющиеся активности". Включение и выключение процесса выполняется меткой "Повторяющиеся активности" в интерфейсе технолога в разделе "Настройка бизнес процессов → Метки".

Работа с правилами повторяющихся заявок доступна администратору и пользователю, который обладает правами "Менеджеры клиентов"и указан как менеджер клиента для данной компании. Описание настройки правила повторяющихся заявок приведено в разделе Настройка правил повторяющихся заявок для заказчиков.

Перемещение компании

Чтобы переместить компанию (изменить его положение в оргструктуре компании клиента), перейдите на карточку перемещаемой компании и на вкладке "Информация" в блоке "Основное" нажмите кнопку "Переместить".

На форме перемещения выберите новое местоположение компании.

Перевод карточки компании в архив

Чтобы перевести карточку компании в архив, перейдите на карточку перемещаемой компании и на вкладке "Информация" в блоке "Основное" нажмите иконку  ("Архивировать") и подтвердите действие.

Карточка компании будет перенесена в архив и доступна для просмотра в списке архивных объектов.

Удаление карточки компании

Чтобы удалить карточку компании, перейдите на карточку удаляемой компании и на вкладке "Информация" в блоке "Основное" нажмите иконку  ("Удалить") и подтвердите действие. При удалении объекта обслуживания будут удалены все вложенные в него филиалы и все контактные лица данной компании.