Как модель зрелости помогает навести порядок в проектах

Хаотичное управление проектами — распространенная проблема на разных этапах развития бизнеса. Чтобы выстроить проектную деятельность, компании упорядочивают процессы   согласно модели зрелости. Этот подход особенно востребован в IT-направлениях, где проекты требуют точной оценки и высокой степени согласованности процессов.

Что такое модели зрелости, какими они бывают, что нужно для корректного применения этой методики, читайте далее в статье.

Что такое модель зрелости компании

Модель зрелости — это структурированный подход к оценке степени развития организации по ключевым направлениям: процессы, команды, технологии и управление. Она помогает понять, что происходит в данный момент в бизнесе, насколько стабильно могут осуществляться проекты, и что необходимо улучшить, чтобы ускорить рост и масштабирование компании. Характеристики уровней зрелости зависят от степени формализации, управляемости процессов и вовлеченности команд.   

Изначально такие модели применяли для разработки программного обеспечения (software engineering). Яркий пример — capability maturity model (CMM). В последние годы модели зрелости стали использовать и в других отраслях — от операционного менеджмента до проектного управления, поскольку они доказали свою эффективность в постоянное совершенствовании слабых мест и определении пути развития организации. 

Согласно maturity model, деятельность компании можно отнести к разным уровням зрелости — от хаотичной (нулевой) до оптимизированной (пятой). Эти уровни отражают степень формализации процессов, вовлеченности руководства, устойчивости результатов и способности к постоянному улучшению.

Например, на первом уровне зрелости в компании отсутствуют формализованные регламенты, а успех зависит от конкретных людей и ручного контроля. На третьем уровне — процессы стандартизированы и воспроизводимы. Пятый уровень предполагает постоянное совершенствование рабочих процессов на основе метрик и анализа данных.

Существует несколько подходов к построению моделей зрелости, разработанных под разные сферы: CMMI — для процессов разработки ПО, OPM3 (PMI) и P3M3 (Axelos) — управления проектами, Kerzner Management Maturity Model — универсальной оценки зрелости организации. Все они отличаются в деталях, но едины в понимании зрелости — это не просто наличие документации, а измеряемость, управляемость и воспроизводимость бизнес-процессов.

Зачем нужна модель зрелости в управлении проектами

Управление проектами — системный подход, требующий согласованной работы процессов, команд и цифровых решений. Без него невозможно обеспечить предсказуемость результатов, масштабируемость компании и стратегическое развитие.

Модель зрелости позволяет:

• определить текущую способность организации управлять проектами;
• выявить области улучшений рабочего процесса;
• задать направление развития проектной функции;
• улучшить ИТ-систему управления проектами;
• подготовить основу для автоматизации и внедрения цифровых решений.

В эпоху цифровой трансформации зрелость процессов и использование новых технологий — важное конкурентное преимущество. Именно поэтому все больше компаний интегрируют maturity model в системы управления проектами, что позволяет контролировать задачи, системно проводить улучшение процессов деятельности и повышать устойчивость компании.

Как определить уровень зрелости компании

Определить уровень зрелости компании можно с помощью стандартных моделей оценки зрелости — например, модель зрелости организационного развития. В ее основе — диагностика ключевых областей: бизнес-процессов, организационной структуры, ресурсов компании и особенностей управления. Они измеряются и контролируются с помощью аналитики. 

Методики оценки уровня зрелости обычно включают несколько этапов:

• анкетирование ключевых участников процессов;
• анализ документации и процедур;
• интервью с руководителями;
• сопоставление с эталонной maturity model.

Например, модель зрелости возможностей P3M3 позволяет провести структурированную оценку уровня зрелости управления проектами, программами и портфелями. Результаты диагностики должны быть привязаны к целям развития компании — от текущего состояния до запланированного перехода на более высокий уровень.

Как внедрить модель зрелости в управление проектами

После того как уровень зрелости определен, полученные данные используются для последовательного развития проектной функции. Стратегия может включать следующие улучшения:

• настройка и регламентация процессов;
• обучение команд и развитие проектной культуры;
• развитие системы управления процессами компании;
• внедрение инструментов контроля и анализа;
• автоматизация управления проектами;
• перераспределение ролей и точек контроля.

Обратите внимание, зрелость управления проектами — это не конечная цель, а непрерывный путь. Он требует системного подхода и согласованных усилий. Не менее важна управленческая воля: без активного участия руководства переход организации на следующий уровень зрелости не возможен.

Чтобы внедрение maturity model действительно приносило эффект, компании нужен инструмент, который отображает структуру процессов по проектам, а также помогает выстраивать прозрачную работу и контролировать ее ход на каждом этапе.

С этой задачей справляется продукт ITSM 365 для управления проектами — решение, разработанное с учетом потребностей компаний малого и среднего бизнеса. С его помощью можно:

• формализовать проектные процессы и распределение ролей, обеспечивая четкую структуру и ответственность на всех уровнях;
• обеспечить прозрачность и управляемость для всех участников проекта — от исполнителей до топ-менеджеров;
• визуализировать данные по проектам благодаря дашбордам, чтобы оценивать прогресс и принимать обоснованные решения;
• синхронизировать работу разных подразделений в рамках единой платформы, устраняя информационные разрывы.

Благодаря low-code технологиям, продукт ITSM 365 адаптируется к процессам компании и масштабируется по мере ее развития. Решение помогает снизить затраты на закупку и поддержку стороннего программного обеспечения, а также повысить эффективность работы проектных команд и зрелость управления проектами.

Основные ошибки при оценке уровня зрелости

Неточная диагностика зрелости может затормозить развитие проектного управления. Важно учитывать некоторые моменты, чтобы избежать распространенных ошибок и понять состояние процессов на уровне всей организации.

1. Игнорирование ключевых компонентов. Если держать фокус только на процессах, игнорируя взаимодействия в команде или эффективность цифровых инструментов, это приведет к искажению оценки зрелости.

2. Субъективность оценки. Опора на мнение одного или двух внутренних экспертов и отсутствие четких критериев делает результаты менее объективными. По возможности необходимо  подключать внешних специалистов, которые будут оценивать ситуацию согласно регламенту, а не ощущениям.

4. Отсутствие четких метрик. Без детализированных метрик невозможно отследить улучшение процессов. Каждый уровень зрелости должен быть связан с измеряемыми показателями. Лучше, если сбор и анализ данных будет автоматизирован. Например,  автоматизированная ИТ-система управления проектами позволяет оценивать процессы обслуживания внутренних и внешних клиентов согласно заданным метрикам.

5. Неактуальные данные. Часто при оценке используется информация, не отражающая текущее состояние. Регулярность пересмотра — обязательное условие для безошибочного определения уровня зрелости. 

К выводам

Уровень зрелости компании — это степень прозрачности, воспроизводимости и контроля бизнес-процессов. Чтобы его повышать, важно выбрать подходящую maturity model для оценки и анализа текущего состояния и проводить системную работу по выстраиванию и улучшению ключевых направлений и компонентов деятельности организации на основе цифровых решений.

Продукт ITSM 365 для управления проектами помогает компаниям оценить и повысить уровень зрелости путем оптимизации проектной деятельности и других зависящих от нее процессов.

Чтобы оценить возможности ITSM 365 для комплексной автоматизации и управления проектами, подайте заявку на бесплатную консультацию — cs@itsm365.com.