Управление задачами. Настройки

Управление задачами доступно Администратору и пользователям с правами "Менеджер процесса задач".

Чтобы перейти на вкладку "Настройки", в левом меню раскройте пункт "Процессы" и выберите пункт "Управление задачами".

Правила автоматизации

Правила автоматизации — инструмент, который позволяет настроить автоматическое выполнение действий в системе (одного или нескольких) при наступлении какого-либо события по заданным условиям. Например, можно настроить правило, по которому при создании задачи со словом "интернет" в теме задачи, она автоматически будет назначена в ответственность команды IT-службы.
В системе выполняются правила в статусе "Включено".

Если для правила настроено несколько действий, то они будут выполняться по порядку, заданному при настройке правила.

Список правил

Список правил автоматизации отображается на вкладке "Настройки" в блоке "Правила автоматизации".

Управление задачами - Правила автоматизации

По умолчанию в системе создано правило автоматизации "Маршрутизация задач", которое определяет ответственного по умолчанию. В правиле указана команда, которая будет считаться по умолчанию ответственной за те задачи, для которых не определен ответственный по другим правилам автоматизации.

При работе со списком правил можно:

  • использовать инструменты сортировки и фильтрации;
  • сохранять настройки как вид списка;
  • выполнять массовые операции с элементами списка (выключить, включить);
  • редактировать статус отдельного правила автоматизации в колонке "Статус";
  • добавлять новые правила автоматизации.

Добавление правила автоматизации

Чтобы добавить правило автоматизации:

  1. На вкладке "Настройки" нажмите кнопку "+Добавить" в блоке "Правила автоматизации".

  2. На форме добавления заполните поля:

    • "Название" — укажите название правила автоматизации;
    • "Класс/тип объекта" — укажите объект, для которого будет выполняться правило автоматизации. Для выбора доступны класс "Задача" и типы этого класса;

    • "Событие" — укажите событие, при наступлении которого будет выполняться правило автоматизации.

      Возможные значения: "Добавление объекта", "Изменение объекта" и "Смена статуса".

      При выборе "Изменение объекта" появляется поле "Выполнять действие при изменении атрибутов". Если поле заполнено, то действие выполнится при наступлении события и изменении хотя бы одного атрибута, указанного в поле, иначе дополнительных проверок атрибутов на изменение производиться не будет.

  3. В блоке "Основное" выберите состояние флажка "Выполнять синхронно":

    • флажок снят (по умолчанию) — правило автоматизации будет выполняться каждый раз при выполнении заданных условий;
    • флажок установлен — в момент срабатывания правила одновременно будет выполняться заданное действие.

  4. На форме добавления в блоке "Выполняемые действия" нажмите кнопку "+ Добавить действие". На форме добавления выберите действие, заполните его параметры и нажмите кнопку "Сохранить".

    Возможные действия, которые будут происходить с задачей при наступлении события и выполнении заданных условий:

    • "Добавить комментарий" — автоматическое отправление неприватного или приватного комментария по заданному шаблону;

    • "Изменить статус" — автоматическая смена статуса задачи на указанный в правиле;

    • "Назначить ответственного" — автоматическое назначение ответственного за задачу.

  5. На форме добавления в блоке "Условия выполнения" нажмите "Настроить", на форме "Настройка условий фильтрации" заполните поля и нажмите кнопку "Сохранить".

    Условия выполнения включает в себя:

    • поле задачи, по которому будут отбираться нужные задачи;
    • условие отбора;
    • значение выбранного поля.

    Условия выполнения могут объединяться по И и/или ИЛИ.

  6. Нажмите кнопку "Сохранить" на форме добавления правила автоматизации.

Форма добавления правила автоматизации

Новое правило автоматизации отобразится в списке правил в блоке "Правила автоматизации" в статусе "Настройка".

Включение и выключения правила автоматизации

Правила автоматизации в статусе "Настройка" не выполняются в системе.

Чтобы правило автоматизации выполнялось, его необходимо включить одним из способов:

  • В карточке правила автоматизации нажмите иконку ("Вкл/Выкл") в строке списка "Выполняемые действия";
  • На вкладке "Настройки" в блоке "Правила автоматизации" наведите курсор на ячейку "Статус" и нажмите иконку . На форме изменения статуса выберите новый статус и нажмите кнопку "Сохранить".

Карточка правила автоматизации

Чтобы перейти в карточку правила автоматизации, нажмите на название правила в списке.

Информация на карточке правила автоматизации структурирована по блокам:

  • "Основное" — отображается основная информация:

    • Класс/тип объекта;
    • Событие;
    • Выполнять действие при изменении атрибутов (отображается только при событии "Изменение объекта");
    • Выполнять синхронно.
  • "Статус" — отображается статус правила автоматизации.
  • "Параметры" — отображается название правила автоматизации.

  • "Выполняемые действия" — отображается список действий, которые будут происходить с задачей при наступлении события и выполнении заданных условий.

    Чтобы добавить действие, нажмите кнопку "+ Добавить действие" на панели действий списка. Новые выполняемые действия создаются в статусе "Включено".

    Действия с элементом списка:

    • изменить статус выполняемого действия, нажав иконку ("Вкл/Выкл") в строке списка;
    • изменить параметры действия, нажав иконку ("Редактировать") в строке списка или нажав на название действия в списке;
    • изменить порядок выполнения действий в правиле, нажав иконку  ("Действия") в строке списка и выбрав "Поднять приоритет" или "Понизить приоритет";
    • удалить действие из списка, нажав иконку  ("Действия")в строке списка и выбрав "Удалить".

    В списке доступно массовое удаление элементов ("удалить" на панели массовые операции).

  • "Условия выполнения" — отображаются условия, при выполнении которых будут выполняться действия с задачей при наступлении события.
  • "История изменений" — отображается последовательность изменения объекта.

Правила повторяющихся задач

Правила повторяющихся задач используются в работе процесса "Повторяющиеся активности". Включение/выключение процесса выполняется меткой "Повторяющиеся активности" в интерфейсе администратора в разделе "Настройка бизнес процессов → Метки".

Работа с правилами повторяющихся задач доступна администратору и пользователям с правами "Менеджер процесса задач". Описание настройки правила приведено в разделе Правила повторяющихся задач.

Шаблоны задач

Шаблоны задач позволяют сотрудникам быстро создавать типовые задачи и тратить минимальное время на заполнение описания задач, поиска ответственного и назначения дедлайна.

Если в системе созданы шаблоны задач, то на форме добавления задачи будет доступно поле выбора "Шаблон". После выбора шаблона параметры задачи "Описание" и "Ответственный" будут заполнены значением из шаблона. Значение параметра "Дедлайн" рассчитается в зависимости от времени решения, указанного в шаблоне. Значения параметров из шаблона могут быть изменены вручную на форме добавления задачи, см. Создание задачи.

Список шаблонов

Список шаблонов отображается на вкладке "Настройки" в блоке "Шаблоны задач".

При работе со списками можно:

  • использовать инструменты сортировки и фильтрации;
  • сохранять настройки как вид списка;
  • просматривать архив;
  • добавлять новые шаблоны задач.

Добавление шаблона задач

Чтобы добавить шаблон задач, на вкладке "Настройки" в блоке "Шаблоны задач" нажмите кнопку "+Добавить", заполните поля на форме добавления и нажмите кнопку "Сохранить".

Поля формы добавления:

  • "Название";
  • "Тема";
  • "Описание";
  • "Ответственный";
  • "Время на решение".

Карточка шаблона задач

Чтобы перейти в карточку шаблона задач, нажмите на название шаблона в списке.

Информация на карточке шаблона задач структурирована по блокам:

  • "Содержимое шаблона" — отображается текст шаблона задач.
  • "Параметры шаблона" — отображается основная информация: название, автор, дата создания и изменения.
  • "История изменений" — отображается последовательность изменения объекта.

В системе доступны следующие действия с шаблоном задач: создание, редактирование, архивирование и удаление карточки шаблона задач.

Шаблоны чек-листов

Шаблоны чек-листов позволяют добавить чек-лист к задаче по готовому шаблону.

Настройка чек-листов для задач выполняется на вкладке "Настройки" в блоках "Шаблоны чек-листов" и "Правила автоматического создания чек-листов".

Добавление шаблона чек-листов

Чтобы добавить шаблон чек-листов на вкладке "Настройки" в блоке "Шаблоны чек-листов" нажмите кнопку "+Добавить", заполните поля на форме добавления и нажмите кнопку "Сохранить".

Поля формы добавления:

  • "Название" — название самого шаблона. Не используется в чек-листе, который создается по данному шаблону.

  • "Заголовок чек-листа для карточки объекта" — название чек-листа, который будет создан по шаблону.

  • блок "Настройка чек-листа":

    • "Тип чек-листа" — простой или расширенный. Тип определяет формат пунктов в чек-листе.
    • "Наполнение чек-листа".

  • блок "Настройка доступа к чек-листу":

    • "Доступен для просмотра" — определяется, какой группой должен обладать пользователь, чтобы он мог просматривать данный чек-лист.

    • "Доступен для заполнения" — определяется, какой группой должен обладать пользователь, чтобы он мог заполнять данный чек-лист.

    • "Просмотр комментариев к пунктам чек-листа" — определяется, какой группой должен обладать пользователь, чтобы он мог просматривать комментарии к пунктам данного чек-листа.

      Значение параметра учитывается, если чек-лист доступен пользователю только для просмотра. Если чек-лист доступен пользователю для заполнения, то он автоматически может комментировать пункты и просматривать комментарии к ним.

  • блок "Правила создания" — отображается связь шаблона чек-листа и правила автоматического создания чек-листа.

Карточка шаблона чек-листа

Чтобы перейти в карточку шаблона чек-листа, нажмите на название шаблона в списке.

Информация на карточке шаблона чек-листа структурирована по блокам:

  • "Чек-лист" — отображается текст шаблона чек-листа.
  • "Параметры шаблона" — отображается основная информация: название, заголовок чек-листа.
  • "Доступы к чек-листу" — отображаются группы пользователей, которым доступен просмотр или заполнение чек-листов и комментариев к ним.
  • "Правила создания" — отображается связь шаблона чек-листа и правила автоматического создания чек-листа.
  • "История изменений" — отображается последовательность изменения объекта.

В системе доступны следующие действия с шаблоном чек-листа: создание, редактирование, архивирование и удаление карточки шаблона чек-листа.

Добавление правила автоматического создания чек-листа

Правило автоматического создания чек-листа определяет условия, которым должен удовлетворять объект, чтобы к нему автоматически добавились чек-листы при создании или редактировании. Чек-листы создаются из шаблонов, связанных с данным правилом автоматического создания.

Чтобы добавить правило автоматического создания чек-листа на вкладке "Настройки" в блоке "Правила автоматического создания чек-листов" нажмите кнопку "+Добавить", заполните поля на форме добавления и нажмите кнопку "Сохранить".

Поля формы добавления:

  • "Название" — название правила автоматического создания чек-листа.

  • блок "Условия выполнения шаблона". На форме настройки условий можно выбрать:

    • поле задачи, по которому будут отбираться нужные задачи;
    • условие отбора;
    • значение выбранного поля.

  • блок "Связанные шаблоны" — указывается шаблон, по которому будет создан чек-лист.

Карточка правила автоматического создания чек-листа

Чтобы перейти в карточку правила автоматического создания чек-листа, нажмите на название правила в списке.

Информация на карточке правила автоматического создания чек-листа структурирована по блокам:

  • "Условия выбора шаблона" — отображаются условия выбора шаблона.
  • "Параметры" — отображается основная информация: название, автор, дата создания.
  • "Связанные шаблоны" — отображается связь шаблона чек-листа и правила автоматического создания чек-листа.
  • "История изменений" — отображается последовательность изменения объекта.

В системе доступны следующие действия с правилом автоматического создания чек-листа: создание, редактирование, архивирование и удаление карточки правила автоматического создания чек-листа.