Работа с активами

Работа со всеми активами доступна Администратору и пользователям с правами "Менеджер активов".

Пользователи с правами "Участники процесса активов" имеют права на работу с активами в рамках собственной и командной ответственности (редактирование, изменение статуса, перенос в архив), создание активов и просмотр карточки актива. Участники процесса активов не могут удалять активы.

Перевод актива в эксплуатацию

Новый актив в системе создается в статусе "Доступен к использованию".

Чтобы перевести актив в эксплуатацию, на карточке актива нажмите кнопку "В эксплуатацию", на форме изменения статуса укажите дату начала действия (по умолчанию вычисляется текущая дата) и нажмите кнопку "Сохранить".

Актив перейдет в статус "В эксплуатации".

Перевод актива в резерв

Актив в статусе "В эксплуатации" можно перевести в резерв.

Чтобы перевести актив в резерв, на карточке актива нажмите кнопку "В резерв", на форме изменения статуса нажмите кнопку "Сохранить".

Актив перейдет в статус "Доступен к использованию".

Перевод актива в ремонт

Актив типа "Оборудование" в статусе "В эксплуатации" можно перевести в ремонт.

Чтобы перевести актив в ремонт, на карточке актива нажмите кнопку "В ремонт", на форме изменения статуса укажите дату начала ремонта в поле "Дата ремонта" (по умолчанию вычисляется текущая дата) и нажмите кнопку "Сохранить".

Актив перейдет в статус "В ремонте".

Списание актива

Актив в статусах "Доступен к использованию" и "В эксплуатации" можно списать.

Чтобы списать актив, на карточке актива нажмите кнопку "Списать", на форме изменения статуса укажите дату в поле "Окончание действия" для программного обеспечения или "Фактическая дата окончания использования" для оборудования (по умолчанию вычисляется текущая дата) и нажмите кнопку "Сохранить".

Актив перейдет в статус "Списан".

Восстановление актива после списания

Чтобы восстановить актив после списания, на карточке актива нажмите кнопку "Восстановить", на форме изменения статуса нажмите кнопку "Сохранить".

Актив перейдет в статус "Доступен к использованию".

Добавление связи между активами

Чтобы добавить связь между активами, в карточке актива в блоках "Вложенное оборудование", "Программное обеспечение" (для оборудования) и "Связанное оборудование" (для программного обеспечения) нажмите кнопку "Связать", на форме добавления связи выберите объекты, которые хотите связать с данным активом, и нажмите кнопку "Сохранить".

Добавление комментария к активу

В карточку актива можно добавить сопроводительную информацию в виде комментариев.

Чтобы добавить комментарий, выполните следующие действия:

  1. В карточке актива на вкладке "Комментарии" установите курсор в поле ввода комментария.

  2. Введите содержание комментария.

    При вводе комментария можно использовать инструменты форматирования текста, нажав иконку "Показать панель инструментов" в правом верхнем углу поля ввода.

    Для ввода комментария можно использовать стандартную форму добавления комментария, нажав "Развернуть" на панели кнопок справа.

    Поля полной формы добавления комментария:

    • Шаблон — выберите один из доступных шаблонов комментариев. После выбора шаблона поле "Текст" будет заполнено значением из шаблона.

      Поле отображается, если в системе созданы шаблоны комментария.

    • Текст — отредактируйте содержание комментария из шаблона или укажите свое содержание комментария.

      В текст можно вставить упоминание:

      • Пользователя — после ввода символа @ выберите ФИО пользователя.

        Выбранному пользователю будет отправлено оповещение с текстом комментария. По имени пользователя из комментария можно перейти на карточку пользователя.

      • Статью базы знаний — после ввода строки БЗ выберите статью базы знаний.

        По названию статьи базы знаний из комментария можно будет перейти на карточку статьи базы знаний.

    • Приватный:

      • флажок снят — комментарий доступен для просмотра пользователям и специалистам;
      • флажок установлен — комментарий доступен для просмотра только специалистам и выделен цветом.

    • Выбрать файл — прикрепите необходимые файлы.

      Файлы, прикрепленные к комментарию, будут отображаться над текстом комментария в блоке "Комментарии" и на вкладке "Файлы" в карточке актива.

  3. Нажмите кнопку "Отправить".

Добавление сопутствующего документа к активу

В карточку актива можно добавить сопроводительную информацию в виде сопутствующих документов.

Чтобы добавить сопутствующий документ в карточку актива, на вкладке "Файлы" нажмите кнопку "Добавить файл".

Редактирование параметров актива

Чтобы изменить параметры актива, в карточке актива измените доступную для редактирования информацию в блоках "Параметры", "Основное", "Дополнительно", например, можно изменить производителя актива или серийный номер.

Для изменения информации нажмите кнопку "Редактировать" в соответствующем блоке.

Назначение пользователей актива

Назначение пользователей актива доступно для уровней использования "Отделы/Компании" и "Пользователи".

В карточке актива с уровнем использования "Пользователи"

Чтобы назначить пользователей актива, на карточке актива в блоке "Пользователи" нажмите кнопку "Связать", на форме добавления связи выберите отдел/компанию и/или пользователей в списке и нажмите кнопку "Сохранить".

Чтобы разорвать связь актива с пользователем, выберите актив в списке и нажмите иконку . На форме подтверждения разрыва связи подтвердите действие.

В карточке актива с уровнем использования "Отделы/Компании"

Чтобы назначить пользователем актива отдел / компанию / объект обслуживания, на карточке актива в блоке "Отделы/Компании" нажмите кнопку "Связать", на форме добавления связи выберите отдел / компанию / объект обслуживания в списке и нажмите кнопку "Сохранить".

Чтобы разорвать связь актива с отделом / компанией / объектом обслуживания, выберите актив в списке и нажмите иконку . На форме подтверждения разрыва связи подтвердите действие.

На карточке пользователя

Чтобы назначить сотрудника пользователем актива, в карточке пользователя на вкладке "Информация" в блоке "Активы в использовании" нажмите кнопку "Связать". На форме добавления связи выберите существующие активы в списке и нажмите кнопку "Сохранить".

Чтобы разорвать связь актива с пользователем, выберите актив в списке и нажмите иконку . На форме подтверждения разрыва связи подтвердите действие.

На карточке отдела / компании / объекта обслуживания

Чтобы назначить отдел / компанию / объект обслуживания пользователем актива, в карточке отдела / компании / объекта обслуживания в блоке "Активы в использовании" нажмите кнопку "Связать". На форме добавления связи выберите существующие активы в списке и нажмите кнопку "Сохранить".

Чтобы разорвать связь актива с отделом / компанией / объектом обслуживания, выберите актив в списке и нажмите иконку . На форме подтверждения разрыва связи подтвердите действие.

Перевод карточки актива в архив

Если актив больше не используется в компании и не участвует в процессах, его можно поместить в архив.

Чтобы перевести карточку актива в архив, в карточке актива в блоке "Основное" нажмите иконку и подтвердите действие.

После архивирования:

  • Карточка актива будет помещена в архив и доступна для просмотра в списке архивных активов.
  • Актив нельзя будет связывать с заявками, пользователями, отделами и т.д.
  • Вся история активностей этого актива сохранится в системе.

Активы, помещенные в архив, можно восстановить из архива, подробнее.

Удаление актива

Чтобы удалить актив, в карточке удаляемого актива в блоке "Основное" нажмите иконку и подтвердите удаление.