Работа с кандидатами

В процессе работы с кандидатами ответственный рекрутер занимается поиском кандидатов, добавляет их в систему, оформляет согласия на обработку персональных данных и т.д.

Заказчику просмотр и редактирование данных кандидата недоступно.

Ответственный рекрутер, лидер команды рекрутеров, менеджер процесса подбора и администратор могут редактировать описание данные кандидата во всех статусах.

Прикрепление кандидата к вакансии

Чтобы прикрепить кандидата к вакансии, в карточке кандидата нажмите кнопку "Прикрепить к вакансии". На форме добавления связи выберите нужное резюме и вакансию из списка и нажмите кнопку "ОК".

На форме добавления в списках отображаются:

  • резюме тех кандидатов, которые находятся в статусах "В резерве", "Найден на вакансию", "Не прошел испытательный срок".

  • вакансии в активных статусах, на которые кандидат еще не рассматривался.

Кандидат будет прикреплен к вакансии и будет отображаться на ее карточке в блоке "Кандидаты".

На карточке кандидата рассмотрение на эту вакансию будет отображаться в списке в блоке "Рассмотрение на вакансии".

Изменение данных кандидата

Заказчику просмотр и редактирование данных кандидата недоступно.

Ответственный рекрутер, лидер команды рекрутеров, менеджер процесса подбора и администратор могут редактировать данные кандидата во всех статусах.

Чтобы изменить данные кандидата, на карточке кандидата в блоках "Данные о кандидате", "Фото", "Контакты" нажмите "Редактировать". На форме редактирования внесите изменения и нажмите кнопку "Сохранить".

Обработка дублей

Если у кандидата нашлись совпадения по ФИО, номеру телефона, почте и дате рождения с другим кандидатом в системе, то эти карточки автоматически попадут в блок "Вероятные дубли".

Ответственный рекрутер, лидер команды рекрутеров, менеджер процесса подбора и администратор могут при работе с дублями:

  • связать с каким-то другим кандидатом, который не попал в вероятные дубли;
  • объединить дубли, чтобы сократить количество карточек в системе и синхронизировать данные по кандидату;
  • обновить список.

Добавление связи кандидата с другим кандидатом

Чтобы связать кандидата с другим кандидатом, в карточке кандидата в блоке "Вероятные дубли" нажмите кнопку "Связать". На форме добавления связи выберите из списка кандидатов, которые могут быть дублями, и нажмите кнопку "Сохранить".

Чтобы разорвать связь с другим кандидатом, нажмите иконку в строке кандидата и подтвердите действие.

Объединение дублей кандидатов

Чтобы объединить дубли кандидатов, в карточке кандидата в блоке "Вероятные дубли" в списке установите флажок у дублей для объединения и нажмите кнопку "Объединить". На форме объединения ознакомьтесь с предупреждением, проверьте перечень дублей для объединения и нажмите кнопку "ОК".

В результате объединения кандидатов:

  • резюме и рассмотрения выбранных из списка дублей кандидатов прикрепятся к текущему кандидату;
  • выбранные кандидаты из списка дублей будут перемещены в архив.

Обновление дублей кандидатов

При добавлении кандидата система автоматически проводит проверку кандидата на вероятные дубли. Для существующих кандидатов проверка на дубли запускается вручную.

Чтобы обновить список дублей кандидатов, в карточке кандидата в блоке "Вероятные дубли" нажмите кнопку "Обновить дубли". В списке дублей информация обновится.

Получение согласия на обработку персональных данных

Рекрутер отправляет согласие на обработку ПД кандидату по указанным контактам на почту или в мессенджеры и после получения ответа кандидата меняет статус согласия.

Чтобы изменить статус согласия на обработку ПД, в карточке кандидата в блоке "Согласие на обработку ПД" нажмите кнопку "Редактировать". На форме изменения статуса выберите соответствующий статус и нажмите кнопку "Сохранить".

В статусах согласия "Ожидает решения" и "Согласовано" в блоке отображаются поля с датой и временем ожидания ответа от кандидата и хранения ПД в системе компании. Сроки ожидания ответа кандидата и хранения ПД определяются параметрами, указанными в Управлении подбором.

После истечения срока хранения ПД кандидата их необходимо либо удалить из системы, либо запросить согласие повторно.

Добавление комментария к кандидату

Для фиксирования заметок рекрутера и договоренностей можно использовать комментарии.

Блок с комментариями можно развернуть для просмотра на всю страницу, нажав на иконку в правом верхнем углу блока. Иконка отображается при наведении курсора на блок.

Чтобы добавить комментарий, выполните следующие действия:

  1. В карточке кандидата на вкладке "Комментарии" установите курсор в поле ввода комментария.

  2. Введите содержание комментария.

    При вводе комментария можно использовать инструменты форматирования текста, нажав иконку "Показать панель инструментов" в правом верхнем углу поля ввода.

    Для ввода комментария можно использовать стандартную форму добавления комментария, нажав "Развернуть" на панели кнопок справа.

    Поля полной формы добавления комментария:

    • "Шаблон" — выберите один из доступных шаблонов комментариев. После выбора шаблона поле "Текст" будет заполнено значением из шаблона,

      Поле отображается, если в системе созданы шаблоны комментария.

    • "Текст" — отредактируйте содержание комментария из шаблона или укажите свое содержание комментария.

      В текст можно вставить упоминание пользователя. Для этого после ввода символа @ выберите ФИО пользователя. Выбранному пользователю будет отправлено оповещение с текстом комментария. По имени пользователя из комментария можно будет перейти на карточку пользователя.

    • "Приватный" — доступно только менеджеру процесса подбора и администратору:

      • флажок снят — комментарий является общим для пользователей и для специалистов;
      • флажок установлен — комментарий доступен только для специалистов и выделен цветом.

    • "Выбрать файл" — прикрепите к комментарию необходимые файлы.

      Файлы, прикрепленные к комментарию, будут отображаться над текстом комментария в блоке "Комментарии".

  3. Нажмите кнопку "Отправить".

Если на экране открыта карточка кандидата, то список комментариев обновится автоматически и в списке отобразится новый комментарий (без ручного обновления страницы).

После добавления комментария заказчику вакансии и подписчикам будет отправлено оповещение. Оповещение может быть отключено.

Пользователь может ответить на полученное сообщение по электронной почте. Если в теме ответного сообщения указан номер вакансии, то текст сообщения в виде комментария будет добавлен в карточку вакансии. Также пользователь может добавить комментарии через Личный кабинет в карточке вакансии.

Прикрепление файла к кандидату

Рекрутер может прикрепить файлы к карточке кандидата.

Чтобы прикрепить файл, в карточке кандидата на вкладке "Файлы" нажмите кнопку "Добавить файл". На форме добавления выберите файл и нажмите кнопку "Сохранить".

Перевод кандидата в черный список

Чтобы перевести кандидата в черный список, в карточке кандидата нажмите кнопку "В черный список". На форме изменения статуса нажмите кнопку "Сохранить". Кандидат перейдет в статус "В черном списке".

Чтобы вернуть кандидата из черного списка, в карточке кандидата нажмите кнопку "В резерв". На форме изменения статуса нажмите кнопку "Сохранить". Кандидат перейдет в статус "В резерве".

Удаление кандидата

Чтобы удалить карточку кандидата, перейдите на карточку удаляемого кандидата и в блоке "Данные о кандидате" нажмите иконку и подтвердите действие. При удалении кандидата будут удалены все вложенные в него объекты без возможности восстановления.

Удаление кандидата доступно менеджеру процесса подбора и администратору.