Кто такой менеджер IT-проектов

Разработка ИТ-продуктов или услуг, развитие инфраструктуры, реализация изменений в существующих процессах или ввод новых — все это невозможно без ведения проектов. Лучше, если проектной деятельностью управляет отдельный специалист — менеджер проектов.

За что отвечает менеджер IT-проектов, какую пользу он приносит компании, какие инструменты автоматизации может применять в работе, узнаете из статьи.

Чем занимается менеджер IT-проектов

Есть стереотип, что менеджер проектов не делает ничего существенного. Разработчики создают код, дизайнеры рисуют макеты, аналитики работают с данными. Кажется, что менеджер только созванивается, больше других пишет в чатах и составляет отчеты. 

Содержание этой роли становится заметным, если исключить ее из рабочих процессов. Проект превращается в хаос: задачи выполняются бессистемно, сроки срываются, команда перегружена, а нужного результата нет. В отсутствие грамотного управления компания начинает нести убытки. 

Чтобы такого не происходило, нужен проджект-менеджер. Это человек, который отвечает за организацию технической разработки, тестирования и внедрения готового продукта. Сфера деятельности менеджера проектов включает несколько ключевых направлений.

• Планирование работ — формирует цели, сроки и стратегию выполнения этапов и задач.
• Распределение задач — следит, чтобы у каждого члена команды были четкие роли и зоны ответственности.
• Контроль сроков и бюджета — управляет ресурсами, предотвращает срывы дедлайнов и перерасход средств.
• Коммуникация по проекту — координирует команду, заказчиков и стейкхолдеров, проводит встречи и согласования.
• Минимизация рисков — заранее просчитывает возможные проблемы и находит пути их решения.
• Управление изменениями — корректирует планы, если появляются новые вводные, и удерживает проект в рамках бизнес-целей.

Чтобы работать над проектами было проще, используют системы автоматизации. Разберем, как менеджеры применяют подобные решения.

В чем помогает система управления проектами

Возможности решений этого класса рассмотрим на примере системы управления проектами ITSM 365. С ее помощью менеджеры могут:

• создавать и реализовывать проекты, этапы и задачи;
• отслеживать статусы и прогресс всего проекта, этапов и задач;
• фиксировать выполнение работы, оставляя комментарии для команды;
• назначать ответственных за проект и его этапы, обеспечивая чёткое распределение ролей;
• управлять настройкой оповещений для исполнителей и любых подписчиков;
• назначать встречи и контролировать их проведение. 

Остановимся подробнее на инструментах для решения главных задач менеджера IT-проектов.

Задача  №1. Создать структуру проекта

Чтобы работа шла по плану, важно разбить ее на этапы и распределить задачи между исполнителями. Проекты и задачи удобно создавать с помощью шаблонов — это сокращает рутину и экономит время. 

Процессы проекта можно представлять по моделям Agile и Waterfall, а визуализация с помощью канбан-досок и диаграмм Ганта позволит видеть полную картину.

Канбан-доски. Показывают статус каждой задачи: что уже сделано, что в процессе, а что требует доработки. Это помогает быстро находить  узкие места и перераспределять нагрузку.

Диаграммы Ганта. Помогают планировать ресурсы и следить за соблюдением сроков. Менеджер сразу видит, где есть задержки, какие задачи связаны между собой и являются критическими для соблюдения сроков, а какие можно сдвинуть без ущерба для проекта.

Система избавляет от необходимости фиксировать сроки и очередность задач в разрозненных источниках — все процессы четко структурированы и доступны для всех участников в одном и том же месте.

Задача №2. Держать фокус на важных деталях

Чтобы не терять время на поиски информации, все ключевые данные хранятся в одном месте. В карточке проекта фиксируются:

• «Пожары» и расход ресурсов — менеджер сразу видит количество задач с превышением сроков и трудозатрат (ТЗТ),  оставшиеся ТЗТ до запланированного объема по всему проекту, и количество задач с высокой вероятностью превышения ТЗТ. 
• Цели и сроки — участники команды всегда понимают, на чем сосредоточиться в первую очередь.
• Документы и файлы — важные материалы хранятся в единой для всех системе, а не теряются в почте или чатах.
• Роли и ответственные — четкое распределение задач помогает избежать путаницы и дублирования работы.

Карточка проекта в ITSM 365 Projects позволяет фиксировать все ключевые данные. Благодаря этому менеджеру не нужно держать всё в голове — система подсвечивает важные детали.

Задача №3. Проводить согласования и встречи

Менеджмент встреч отнимает много времени, особенно если задействовано несколько сторон. Система помогает упростить этот процесс:

• запросы на согласования в рамках задач можно отправлять даже нелицензированным пользователям, например, заказчику или подрядчику;
• встречи и совещания автоматически добавляются в календарь, а участники получают уведомления;
• сохраняется список встреч и история согласований, что исключает недопонимания и дублирующие обсуждения.

Благодаря этому выполнение проекта движется быстрее, а менеджер снимает с себя часть рутинных организационных моментов.

Задача №4. Контролировать исполнителей

Менеджер отвечает не только за постановку задач, но и за их выполнение. ITSM 365 помогает контролировать работу команды и предотвращать риски.

• Загруженность сотрудников — система показывает, кто перегружен работой, а у кого есть свободное время, что помогает эффективно распределять задачи.
• Оповещения и напоминания — менеджер получает уведомления о старте задач, приближении дедлайна и перерасходе ресурсов.
• Фокус на проблемных задачах — в системе легко отслеживать просроченные и критические задачи, чтобы не допускать срывов сроков.

Менеджеру не нужно постоянно уточнять у каждого исполнителя, чем он занимается — программа сама подскажет, какие риски есть в проектах.

Задача №5. Отслеживать эффективность работы

Чтобы проект двигался по плану, важно не только управлять текущими задачами, но быть в курсе общих показателей. Для этого есть удобный дашборд, в котором заложены следующие возможности.

• Данные по проекту отображаются в режиме реального времени с распределением по этапам, статусам и исполнителям;
• Доступны к сравнению плановые и фактические трудозатраты, что позволяет выявлять отклонения и корректировать работу команды;
• Настраиваемые виджеты позволяют выводить данные в необходимых разрезах.

Таким образом, менеджер имеет полное представление о состоянии всего проекта и производительности сотрудников без необходимости собирать отчеты вручную.

К выводам

Эффективная проектная деятельность невозможна без менеджера проектов. Чтобы менеджеру было проще работать, необходимо применять систему управления проектами, например, ITSM 365.

С использованием ITSM 365 менеджер IT-проектов получает инструменты для автоматизации рутинных задач, контроля сроков и ресурсов, а также организации эффективного взаимодействия внутри команды. 

• Автоматизация рутинных задач и распределение нагрузки между сотрудниками значительно ускоряет выполнение проектов.
• Контроль и планирование сроков и трудозатрат позволяет держать ситуацию под контролем и избегать задержек.
• Единое рабочее пространство для хранения информации и ведения переписки упрощает взаимодействие между сотрудниками и помогает быстрее находить необходимые данные.
• Кастомизируемые отчеты и аналитика обеспечивают прозрачность процессов и позволяют принимать решения на основе требуемых показателей.
• Гибкость и масштабируемость платформы позволяют настроить систему под индивидуальные потребности бизнеса, а также легко адаптировать её под изменения.
• Использование отечественного ПО гарантирует стабильную работу, не зависящую от внешних рыночных факторов.

Попробуйте систему для управления проектами от лидера рынка — подайте заявку на бесплатное тестирование.