Контактные лица

Взаимодействие с клиентом в процессе решения заявок происходит через контактных лиц. Контактные лица создаются внутри компании и являются нелицензированными пользователями.

Обычное контактное лицо:

  • может создавать заявки только от той компании/объекта обслуживания, в который оно вложено;
  • может видеть только свои заявки;
  • не видит заявки компании/объекта обслуживания, в которое оно вложено.

В системе доступны следующие действия с контактным лицом:

  • создание контактного лица;
  • редактирование информации о контактном лице;
  • перемещение и архивирование карточки контактного лица.

Контактное лицо может быть назначено ключевым контактным лицом и иметь расширенные возможности в рамках работы с заявками:

  • создавать заявки от компании/объектов обслуживания, в которых данный пользователь отмечен ключевым контактным лицом;
  • видеть список поданных заявок от компании/объектов обслуживания;

  • иметь доступ только к карточке компании/объекта обслуживания, в котором он назначен ключевым контактным лицом. Карточки вложенных объектов обслуживания недоступны для просмотра.

Ключевое контактное лицо назначается Администратором или руководителем компании.

Список контактных лиц

Все контактные лица

Чтобы посмотреть список всех контактных лиц, в левом меню выберите "Клиенты" → "Контактные лица".

При работе со списком можно:

  • перейти на карточку контактного лица, нажав на его название;
  • использовать инструменты сортировки и фильтрации;
  • сохранять настройки как вид списка;
  • экспортировать список в таблицу Excel;
  • обновлять список контактных лиц;
  • просматривать архив.

Иерархический список компаний и контактных лиц

Чтобы посмотреть список, в левом меню выберите "Клиенты" → "Компании".

Контактные лица компании

Чтобы посмотреть список контактных лиц конкретной компании, в карточке компании верхнего уровня разверните блок "Объекты обслуживания и контактные лица".

При работе со списками можно:

  • добавлять новое контактное лицо (кнопка "+ Добавить контактное лицо");
  • перейти на карточку контактного лица, нажав на его ФИО;
  • выполнять поиск объектов.

Карточка контактного лица

Чтобы перейти в карточку контактного лица, нажмите на ФИО контактного лица в списке.

Информация на карточке контактного лица структурирована по блокам и вкладкам:

  • блок "Основное" содержит информацию: ФИО, должность, отдел/компания, руководитель.

  • вкладка "Информация" содержит блоки:

    • "Фото" — отображается фото пользователя;
    • "Учетная запись" — отображаются параметры учетной записи пользователя;
    • "Контакты" — отображаются контакты текущего пользователя;
    • "Активы в использовании" — отображается список активов, в которых контактное лицо является пользователем.

  • вкладка "Договоры" — содержит список договоров, в рамках которых пользователю предоставляются услуги.

  • блок "Отделы и компании, где я ключевой пользователь" — содержит список отделов, компаний и объектов обслуживания, в которых пользователь является ключевым контактным лицом.

  • блок "История изменений" — отображает последовательность изменения объекта.

Любой блок на карточке контактного лица можно развернуть для просмотра на всю страницу, нажав иконку в правом верхнем углу блока. Иконка отображается при наведении курсора на блок.

Добавление контактного лица

Добавлять контактных лиц в систему может Администратор и пользователи с правами "Менеджеры клиентов".

Чтобы добавить новое контактное лицо, выполните следующие действия:

  1. В карточке компании / объекта обслуживания в блоке "Объекты обслуживания и контактные лица" нажмите кнопку "+ Добавить контактное лицо".

  2. На форме добавления заполните поля и нажмите кнопку "Сохранить".

    Поля формы добавления контактного лица:

    • Фамилия — фамилия контактного лица;
    • Имя — имя контактного лица;
    • Отчество — отчество контактного лица;
    • Должность — должность контактного лица в компании;
    • Email — адрес электронной почты, на который будут приходить оповещения об активностях (создании заявки, комментария к заявке и т.д.);
    • Логин — логин контактного лица для входа в систему;
    • Сгенерировать пароль и отправить пользователю на почту — возможность сгенерировать пароль, удовлетворяющий всем установленным в системе требованиям безопасности паролей, и отправить его на указанный адрес электронной почты.
    • Лицензия — регламентирует доступ пользователя в систему. По умолчанию выбрано: "Контактное лицо (нелицензированный)".

Редактирование параметров контактного лица

Чтобы внести изменения, на карточке контактного лица в блоке с информацией, которую необходимо изменить, нажмите кнопку "Редактировать".

Назначение контактного лица ключевым пользователем

Чтобы назначить контактное лицо ключевым пользователем компании, в карточке контактного лица в блоке "Отделы и компании, где я ключевой пользователь" нажмите кнопку "Связать". На форме "Связать с отделами и компаниями" выберите отделы и компании (одну или несколько) и нажмите кнопку "Сохранить".

Добавление контактного лица в получатели договора

Чтобы добавить контактное лицо в получатели договора, в рамках которого ему будут предоставляться услуги, в карточке контактного лица на вкладке "Договоры" нажмите кнопку "Связать". На форме "Связать с договорами" выберите договор (один или несколько) и нажмите кнопку "Сохранить".

Перевод контактного лица в другую компанию / объект обслуживания

Чтобы перевести контактное лицо из одной компании / объекта обслуживания в другой, в карточке перемещаемого контактного лица в блоке "Основное" нажмите кнопку "Переместить". На форме перемещения выберите новую компанию контактного лица.

Перевод карточки контактного лица в архив

Карточки уволившихся контактных лиц можно поместить в архив.

После архивирования:

  • Карточка контактного лица будет перенесена в архив и доступна для просмотра в списке архивных объектов.
  • Вся история активностей от этого пользователя сохранится в системе.
  • Пользователь не сможет авторизоваться в системе.
  • Его нельзя будет выбрать как контактное лицо в заявках.
  • Если сотрудник является руководителем отдела, директором компании, то соответствующий атрибут в карточке отдела или компании становится пустым, ссылка на пользователя удаляется.

Чтобы поместить контактное лицо в архив, в карточке контактного лица нажмите иконку в блоке "Основное" и подтвердите действие.

Просмотр архива

Чтобы просмотреть список архивных пользователей, в левом меню раскройте пункт "Клиенты" → "Компании" и нажмите иконку на панели действий списка.

На экране отобразится список архивных объектов.

Чтобы выйти из режима просмотра архива, нажмите иконку .

Восстановление из архива

Для восстановления пользователя из архива необходимо, чтобы его верхнеуровневый компания / объект обслуживания был неархивным. Для этого предварительно восстановите из архива верхнеуровневую компания / объект обслуживания или при восстановлении из архива выберите новое местоположение для пользователя.

В карточке архивного объекта

В списке архивных объектов перейдите на карточку архивного объекта и в блоке "Основное" нажмите иконку "Восстановить из архива".

На форме восстановления из архива выберите новое местоположение для пользователя и лицензию, если верхнеуровневый отдел/команда в архиве, и нажмите кнопку "Восстановить из архива".

Удаление карточки контактного лица

Чтобы удалить карточку контактного лица, в карточке пользователя в блоке "Основное" нажмите иконку и подтвердите удаление.