Контактные лица

Взаимодействие с клиентом в процессе решения заявок происходит через контактных лиц. Контактные лица создаются внутри компании и являются нелицензированными пользователями.

Обычное контактное лицо может создавать заявки только от той компании/объекта обслуживания, в который оно вложено, видит только свои заявки и не видит заявки компании/объекта обслуживания, в которое оно вложено.

Контактное лицо может быть назначено как ключевое с расширенными возможностями в рамках работы с заявками. Ключевое контактное лицо может создавать заявки от компании/объектов обслуживания, в которых данный пользователь отмечен ключевым контактным лицом, и также видит список поданных заявок от компании/объектов обслуживания.

Ключевое контактное лицо имеет доступ только к карточке компании/объекта обслуживания, в котором он назначен ключевым контактным лицом. Карточки вложенных объектов обслуживания недоступны для просмотра.

Ключевое контактное лицо назначается Администратором или руководителем компании.

В системе доступны следующие действия с контактным лицом: создание контактного лица, редактирование информации о контактном лице, перемещение и архивирование карточки контактного лица.

Список контактных лиц

Все контактные лица

Чтобы посмотреть список всех контактных лиц, в левом меню выберите "Клиенты" → "Контактные лица".

При работе со списком можно:

  • перейти на карточку контактного лица, нажав на его название;
  • использовать инструменты сортировки и фильтрации;
  • сохранять настройки как вид списка;
  • экспортировать список в таблицу Excel;
  • обновлять список контактных лиц;
  • просматривать архив.

Иерархический список компаний и контактных лиц

Чтобы посмотреть список, в левом меню выберите "Клиенты" → "Компании".

Контактные лица компании

Чтобы посмотреть список контактных лиц конкретной компании, в карточке компании верхнего уровня разверните блок "Объекты обслуживания и контактные лица".

При работе со списками можно:

  • добавлять новое контактное лицо (кнопка "+ Добавить контактное лицо");
  • перейти на карточку контактного лица, нажав на его ФИО;
  • выполнять поиск объектов.

Карточка контактного лица

Чтобы перейти в карточку контактного лица, нажмите на ФИО контактного лица в списке.

Информация на карточке контактного лица структурирована по блокам и вкладкам:

  • блок "Основное" содержит информацию: ФИО, должность, отдел/компания, руководитель.

  • вкладка "Информация" содержит блоки:

    • "Фото" — отображается фото пользователя;
    • "Учетная запись" — отображаются параметры учетной записи пользователя;
    • "Контакты" — отображаются контакты текущего пользователя;
    • "Активы в использовании" — отображается список активов, в которых контактное лицо является пользователем.

  • вкладка "Договоры" — содержит список договоров, в рамках которых пользователю предоставляются услуги.

  • блок "Отделы и компании, где я ключевой пользователь" — содержит список отделов, компаний и объектов обслуживания, в которых пользователь является ключевым контактным лицом.

  • блок "История изменений" — отображает последовательность изменения объекта.

Любой блок на карточке контактного лица можно развернуть для просмотра на всю страницу, нажав иконку в правом верхнем углу блока. Иконка отображается при наведении курсора на блок.

Добавление контактного лица

Добавлять контактных лиц в систему может Администратор и пользователи с правами "Менеджеры клиентов".

Чтобы добавить новое контактное лицо, выполните следующие действия:

  1. В карточке компании / объекта обслуживания в блоке "Объекты обслуживания и контактные лица" нажмите кнопку "+ Добавить контактное лицо".

  2. На форме добавления заполните поля и нажмите кнопку "Сохранить".

    Поля формы добавления контактного лица:

    • Фамилия — фамилия контактного лица;
    • Имя — имя контактного лица;
    • Отчество — отчество контактного лица;
    • Должность — должность контактного лица в компании;
    • Email — адрес электронной почты, на который будут приходить оповещения об активностях (создании заявки, комментария к заявке и т.д.);
    • Логин — логин контактного лица для входа в систему;
    • Сгенерировать пароль и отправить пользователю на почту — возможность сгенерировать пароль, удовлетворяющий всем установленным в системе требованиям безопасности паролей, и отправить его на указанный адрес электронной почты.
    • Лицензия — регламентирует доступ пользователя в систему. По умолчанию выбрано: "Контактное лицо (нелицензированный)".

Редактирование параметров контактного лица

Чтобы внести изменения, на карточке контактного лица в блоке с информацией, которую необходимо изменить, нажмите кнопку "Редактировать".

Назначение контактного лица ключевым пользователем

Чтобы назначить контактное лицо ключевым пользователем компании, в карточке контактного лица в блоке "Отделы и компании, где я ключевой пользователь" нажмите кнопку "Связать". На форме "Связать с отделами и компаниями" выберите отделы и компании (одну или несколько) и нажмите кнопку "Сохранить".

Добавление контактного лица в получатели договора

Чтобы добавить контактное лицо в получатели договора, в рамках которого ему будут предоставляться услуги, в карточке контактного лица на вкладке "Договоры" нажмите кнопку "Связать". На форме "Связать с договорами" выберите договор (один или несколько) и нажмите кнопку "Сохранить".

Перевод контактного лица в другую компанию / объект обслуживания

Чтобы перевести контактное лицо из одной компании / объекта обслуживания в другой, в карточке перемещаемого контактного лица в блоке "Основное" нажмите кнопку "Переместить". На форме перемещения выберите новую компанию контактного лица.

Перевод карточки контактного лица в архив

Карточки уволившихся контактных лиц можно поместить в архив.

После архивирования:

  • Карточка контактного лица будет перенесена в архив и доступна для просмотра в списке архивных объектов.
  • Вся история активностей от этого пользователя сохранится в системе.
  • Пользователь не сможет авторизоваться в системе.
  • Его нельзя будет выбрать как контактное лицо в заявках.
  • Если сотрудник является руководителем отдела, директором компании, то соответствующий атрибут в карточке отдела или компании становится пустым, ссылка на пользователя удаляется.

Чтобы поместить контактное лицо в архив, в карточке контактного лица нажмите иконку в блоке "Основное" и подтвердите действие.

Просмотр архива

Чтобы просмотреть список архивных пользователей, в левом меню раскройте пункт "Клиенты" → "Компании" и нажмите иконку на панели действий списка.

На экране отобразится список архивных объектов.

Чтобы выйти из режима просмотра архива, нажмите иконку .

Восстановление из архива

Для восстановления пользователя из архива необходимо, чтобы его верхнеуровневый компания / объект обслуживания был неархивным. Для этого предварительно восстановите из архива верхнеуровневую компания / объект обслуживания или при восстановлении из архива выберите новое местоположение для пользователя.

В карточке архивного объекта

В списке архивных объектов перейдите на карточку архивного объекта и в блоке "Основное" нажмите иконку "Восстановить из архива".

На форме восстановления из архива выберите новое местоположение для пользователя и лицензию, если верхнеуровневый отдел/команда в архиве, и нажмите кнопку "Восстановить из архива".

Удаление карточки контактного лица

Чтобы удалить карточку контактного лица, в карточке пользователя в блоке "Основное" нажмите иконку и подтвердите удаление.