Настройки почты
- Обработка входящей почты
- Глобальные настройки оповещений
- Ключи доступа в оповещениях
- Текст сообщения после выставления оценки по почте
1 Обработка входящей почты
Регистрация заявок от незарегистрированных пользователей
Незарегистрированный пользователь может регистрировать заявки по электронной почте, если в системе разрешена регистрация заявки от незарегистрированных пользователей.
Настройка выполняется в карточке компании на вкладке "Настройки" → "Настройки почты" (блок "Обработка входящей почты").
Флажок "Регистрировать заявки от незарегистрированных пользователей":
- "да" — незарегистрированный пользователь может регистрировать заявки по электронной почте;
- "нет" — заявки по электронной почте может регистрировать только зарегистрированный пользователь, адрес электронной почты которого указан в системе.
Обработка автоматических писем
Автоматические письма — это письма, которые автоматически рассылаются почтовым клиентом, в случае если пользователь не доступен, например, на время отпуска.
Настройка выполняется в карточке компании на вкладке "Настройки" → "Настройки почты" (блок "Обработка входящей почты").
Флажок "Обрабатывать автоматические письма":
- "да" — полученные автоматические письма обрабатываются и в системе регистрируется либо заявка, либо комментарий к уже существующей заявке;
- "нет" — автоматические письма при получении не обрабатываются.
2 Глобальные настройки оповещений
Оповещение незарегистрированных пользователей
Незарегистрированный пользователь получает оповещения о ходе обработки своей заявки, если в системе разрешены оповещения незарегистрированных пользователей.
Настройка выполняется в карточке компании на вкладке "Настройки" → "Настройки почты" (блок "Глобальные настройки оповещений").
Флажок "Оповещать незарегистрированных пользователям":
- "да" — в заявках, у которых не указан контрагент, оповещения будут отправляться на контактный email;
- "нет" — в заявках, у которых не указан контрагент, оповещения не отправляются.
Подпись к оповещениям настраивается в карточке компании на вкладке "Настройки" → "Настройки почты" (блок "Глобальные настройки оповещений", ссылка "Редактировать").
Ключи доступа в оповещениях
Использование ключа доступа в оповещениях
В теле оповещения, отправленного ITSM 365.Support, может содержаться ссылка, в которую встроен специальный ключ доступа (accessKey). Ключ доступа позволяет переходить в веб-интерфейс ITSM 365.Support на карточку нужной заявки без авторизации (ввода логина и пароля сотрудника). Генерацию ключей доступа в оповещениях можно отключить.
Настройка выполняется в карточке компании на вкладке "Настройки" → "Настройки почты" (блок "Использование ключа доступа в оповещениях").
Флажок "Выдавать ключи доступа в оповещениях":
- "да" (по умолчанию) — ссылка в оповещениях содержит ключ доступа, при переходе по ссылке выполняется вход в систему под пользователем, которому было отправлено оповещение;
- "нет" — ссылка в оповещениях не содержит ключ доступа, при переходе по ссылке потребуется авторизация (ввод логина и пароля).
Настройки ключей доступа в оповещениях
Настройка выполняется в карточке компании на вкладке "Настройки" → "Настройки почты" (блок "Настройки ключей доступа в оповещениях"). Данный блок отображается, если в атрибуте "Выдавать ключи доступа в оповещениях" установлено "да".
Флажок "Выдавать ключи доступа сотрудникам без логина":
- "да" — сотрудник без логина может авторизоваться по ссылке из оповещения;
- "нет" — для сотрудника без логина ссылки в оповещениях не отображаются.
Флажок "Многоразовые ключи доступа":
- "да" — ключи доступа в оповещениях являются многоразовыми, при переходе по ссылке автоматически выполняется вход в систему в пределах срока жизни ключа доступа;
- "нет" — ключи доступа в оповещениях удаляются после использования.
Срок жизни ключа доступа (в днях). По умолчанию срок действия ключа 7 дней.
Текст сообщения после выставления оценки по почте
Пользователь может закрыть заявку непосредственно из письма с оповещением о переводе заявки в статус "Решено". Письмо с оповещением содержит кнопки оценки заявки, при нажатии на которые выставляется соответствующая оценка и заявка закрывается. После выставления оценки на экране пользователя открывается окно браузера с настраиваемым сообщением для пользователя и ссылкой на заявку.
В оповещении о решении заявки в кнопках для оценки заявки содержатся ссылки, в которые встроен специальный ключ доступа (accessKey), см. Ключи доступа в оповещениях.
Ключ доступа позволяет быстро и без перехода в систему выставить свою оценку за заявку.
В оповещении о решении заявки все ссылки передаются с ключами доступа, независимо от настройки "Выдавать ключи доступа в оповещениях". Если нужно отключить их генерацию, то напишите нам в поддержку и мы предложим решение.
Сообщение для пользователя содержит: "Спасибо за оценку!" и дополнительный текст, который можно настраивать для каждой оценки заявки отдельно. Если дополнительный текст не указан, то будет выводиться только "Спасибо за оценку!".
Настройка выполняется в карточке компании на вкладке "Настройки" → "Настройки почты" (блок "Текст после выставления оценки по почте", ссылка "Редактировать").
