Управление задачами. Настройки

Управление задачами доступно Администратору и пользователям с правами "Менеджер процесса задач".

Чтобы перейти на вкладку "Настройки", в левом меню раскройте пункт "Процессы" и выберите пункт "Управление задачами".

• Правила автоматизации
• Правила повторяющихся задач
• Шаблоны задач
• Шаблоны чек-листов

Правила автоматизации

Правила автоматизации — инструмент, который позволяет настроить автоматическое выполнение действий в системе (одного или нескольких) при наступлении какого-либо события по заданным условиям. Например, можно настроить правило, по которому при создании задачи со словом "интернет" в теме задачи, она автоматически будет назначена в ответственность команды IT-службы.
В системе выполняются правила в статусе "Включено".

Если для правила настроено несколько действий, то они будут выполняться по порядку, заданному при настройке правила.

Список правил

Список правил автоматизации отображается на вкладке "Настройки" в блоке "Правила автоматизации".

По умолчанию в системе создано правило автоматизации "Маршрутизация задач", которое определяет ответственного по умолчанию. В правиле указана команда, которая будет считаться по умолчанию ответственной за те задачи, для которых не определен ответственный по другим правилам автоматизации.

При работе со списком правил можно:

• использовать инструменты сортировки и фильтрации;
• сохранять настройки как вид списка;
• выполнять массовые операции с элементами списка (выключить, включить);
• редактировать статус отдельного правила автоматизации в колонке "Статус";
• добавлять новые правила автоматизации.

Добавление правила автоматизации

Чтобы добавить правило автоматизации:

1. На вкладке "Настройки" нажмите кнопку "+Добавить" в блоке "Правила автоматизации".

2. На форме добавления заполните поля:

   • "Название" — укажите название правила автоматизации;
   • "Класс/тип объекта" — укажите объект, для которого будет выполняться правило автоматизации. Для выбора доступны класс "Задача" и типы этого класса;

   • "Событие" — укажите событие, при наступлении которого будет выполняться правило автоматизации.

     Возможные значения: "Добавление объекта", "Изменение объекта" и "Смена статуса".

     При выборе "Изменение объекта" появляется поле "Выполнять действие при изменении атрибутов". Если поле заполнено, то действие выполнится при наступлении события и изменении хотя бы одного атрибута, указанного в поле, иначе дополнительных проверок атрибутов на изменение производиться не будет.

3. В блоке "Основное" выберите состояние флажка "Выполнять синхронно":

   • флажок снят (по умолчанию) — правило автоматизации будет выполняться каждый раз при выполнении заданных условий;
   • флажок установлен — в момент срабатывания правила одновременно будет выполняться заданное действие.

4. На форме добавления в блоке "Выполняемые действия" нажмите кнопку "+ Добавить действие". На форме добавления выберите действие, заполните его параметры и нажмите кнопку "Сохранить".

   Возможные действия, которые будут происходить с задачей при наступлении события и выполнении заданных условий:

   • "Добавить комментарий" — автоматическое отправление неприватного или приватного комментария по заданному шаблону;

     

   • "Изменить статус" — автоматическая смена статуса задачи на указанный в правиле;

     

   • "Назначить ответственного" — автоматическое назначение ответственного за задачу.

     

5. На форме добавления в блоке "Условия выполнения" нажмите "Настроить", на форме "Настройка условий фильтрации" заполните поля и нажмите кнопку "Сохранить".

   Условия выполнения включает в себя:

   • поле задачи, по которому будут отбираться нужные задачи;
   • условие отбора;
   • значение выбранного поля.

   Условия выполнения могут объединяться по И и/или ИЛИ.

6. Нажмите кнопку "Сохранить" на форме добавления правила автоматизации.

Новое правило автоматизации отобразится в списке правил в блоке "Правила автоматизации" в статусе "Настройка".

Включение и выключения правила автоматизации

Правила автоматизации в статусе "Настройка" не выполняются в системе.

Чтобы правило автоматизации выполнялось, его необходимо включить одним из способов:

• В карточке правила автоматизации нажмите иконку ("Вкл/Выкл") в строке списка "Выполняемые действия";
• На вкладке "Настройки" в блоке "Правила автоматизации" наведите курсор на ячейку "Статус" и нажмите иконку . На форме изменения статуса выберите новый статус и нажмите кнопку "Сохранить".

Карточка правила автоматизации

Чтобы перейти в карточку правила автоматизации, нажмите на название правила в списке.

Информация на карточке правила автоматизации структурирована по блокам:

• "Основное" — отображается основная информация:

  • Класс/тип объекта;
  • Событие;
  • Выполнять действие при изменении атрибутов (отображается только при событии "Изменение объекта");
  • Выполнять синхронно.
• "Статус" — отображается статус правила автоматизации.
• "Параметры" — отображается название правила автоматизации.

• "Выполняемые действия" — отображается список действий, которые будут происходить с задачей при наступлении события и выполнении заданных условий.

  Чтобы добавить действие, нажмите кнопку "+ Добавить действие" на панели действий списка. Новые выполняемые действия создаются в статусе "Включено".

  Действия с элементом списка:

  • изменить статус выполняемого действия, нажав иконку ("Вкл/Выкл") в строке списка;
  • изменить параметры действия, нажав иконку ("Редактировать") в строке списка или нажав на название действия в списке;
  • изменить порядок выполнения действий в правиле, нажав иконку  ("Действия") в строке списка и выбрав "Поднять приоритет" или "Понизить приоритет";
  • удалить действие из списка, нажав иконку  ("Действия")в строке списка и выбрав "Удалить".

  В списке доступно массовое удаление элементов ("удалить" на панели массовые операции).

• "Условия выполнения" — отображаются условия, при выполнении которых будут выполняться действия с задачей при наступлении события.
• "История изменений" — отображается последовательность изменения объекта.
  

Правила повторяющихся задач

Правила повторяющихся задач используются в работе процесса "Повторяющиеся активности". Включение/выключение процесса выполняется меткой "Повторяющиеся активности" в интерфейсе администратора в разделе "Настройка бизнес процессов → Метки".

Работа с правилами повторяющихся задач доступна администратору и пользователям с правами "Менеджер процесса задач". Описание настройки правила приведено в разделе Правила повторяющихся задач.

Шаблоны задач

Шаблоны задач позволяют сотрудникам быстро создавать типовые задачи и тратить минимальное время на заполнение описания задач, поиска ответственного и назначения дедлайна.

Если в системе созданы шаблоны задач, то на форме добавления задачи будет доступно поле выбора "Шаблон". После выбора шаблона параметры задачи "Описание" и "Ответственный" будут заполнены значением из шаблона. Значение параметра "Дедлайн" рассчитается в зависимости от времени решения, указанного в шаблоне. Значения параметров из шаблона могут быть изменены вручную на форме добавления задачи, см. Создание задачи.

Список шаблонов

Список шаблонов отображается на вкладке "Настройки" в блоке "Шаблоны задач".

При работе со списками можно:

• использовать инструменты сортировки и фильтрации;
• сохранять настройки как вид списка;
• просматривать архив;
• добавлять новые шаблоны задач.

Добавление шаблона задач

Чтобы добавить шаблон задач, на вкладке "Настройки" в блоке "Шаблоны задач" нажмите кнопку "+Добавить", заполните поля на форме добавления и нажмите кнопку "Сохранить".

Поля формы добавления:

• "Название";
• "Тема";
• "Описание";
• "Ответственный";
• "Время на решение".

Карточка шаблона задач

Чтобы перейти в карточку шаблона задач, нажмите на название шаблона в списке.

Информация на карточке шаблона задач структурирована по блокам:

• "Содержимое шаблона" — отображается текст шаблона задач.
• "Параметры шаблона" — отображается основная информация: название, автор, дата создания и изменения.
• "История изменений" — отображается последовательность изменения объекта.
  
  

В системе доступны следующие действия с шаблоном задач: создание, редактирование, архивирование и удаление карточки шаблона задач.

Шаблоны чек-листов

Шаблоны чек-листов позволяют добавить чек-лист к задаче по готовому шаблону.

Настройка чек-листов для задач выполняется на вкладке "Настройки" в блоках "Шаблоны чек-листов" и "Правила автоматического создания чек-листов".

Добавление шаблона чек-листов

Чтобы добавить шаблон чек-листов на вкладке "Настройки" в блоке "Шаблоны чек-листов" нажмите кнопку "+Добавить", заполните поля на форме добавления и нажмите кнопку "Сохранить".

Поля формы добавления:

• "Название" — название самого шаблона. Не используется в чек-листе, который создается по данному шаблону.

• "Заголовок чек-листа для карточки объекта" — название чек-листа, который будет создан по шаблону.

• блок "Настройка чек-листа":

  • "Тип чек-листа" — простой или расширенный. Тип определяет формат пунктов в чек-листе.
  • "Наполнение чек-листа".

• блок "Настройка доступа к чек-листу":

  • "Доступен для просмотра" — определяется, какой группой должен обладать пользователь, чтобы он мог просматривать данный чек-лист.

  • "Доступен для заполнения" — определяется, какой группой должен обладать пользователь, чтобы он мог заполнять данный чек-лист.

  • "Просмотр комментариев к пунктам чек-листа" — определяется, какой группой должен обладать пользователь, чтобы он мог просматривать комментарии к пунктам данного чек-листа.

    Значение параметра учитывается, если чек-лист доступен пользователю только для просмотра. Если чек-лист доступен пользователю для заполнения, то он автоматически может комментировать пункты и просматривать комментарии к ним.

• блок "Правила создания" — отображается связь шаблона чек-листа и правила автоматического создания чек-листа.

Карточка шаблона чек-листа

Чтобы перейти в карточку шаблона чек-листа, нажмите на название шаблона в списке.

Информация на карточке шаблона чек-листа структурирована по блокам:

• "Чек-лист" — отображается текст шаблона чек-листа.
• "Параметры шаблона" — отображается основная информация: название, заголовок чек-листа.
• "Доступы к чек-листу" — отображаются группы пользователей, которым доступен просмотр или заполнение чек-листов и комментариев к ним.
• "Правила создания" — отображается связь шаблона чек-листа и правила автоматического создания чек-листа.
• "История изменений" — отображается последовательность изменения объекта.
  

В системе доступны следующие действия с шаблоном чек-листа: создание, редактирование, архивирование и удаление карточки шаблона чек-листа.

Добавление правила автоматического создания чек-листа

Правило автоматического создания чек-листа определяет условия, которым должен удовлетворять объект, чтобы к нему автоматически добавились чек-листы при создании или редактировании. Чек-листы создаются из шаблонов, связанных с данным правилом автоматического создания.

Чтобы добавить правило автоматического создания чек-листа на вкладке "Настройки" в блоке "Правила автоматического создания чек-листов" нажмите кнопку "+Добавить", заполните поля на форме добавления и нажмите кнопку "Сохранить".

Поля формы добавления:

• "Название" — название правила автоматического создания чек-листа.

• блок "Условия выполнения шаблона". На форме настройки условий можно выбрать:

  • поле задачи, по которому будут отбираться нужные задачи;
  • условие отбора;
  • значение выбранного поля.

• блок "Связанные шаблоны" — указывается шаблон, по которому будет создан чек-лист.

Карточка правила автоматического создания чек-листа

Чтобы перейти в карточку правила автоматического создания чек-листа, нажмите на название правила в списке.

Информация на карточке правила автоматического создания чек-листа структурирована по блокам:

• "Условия выбора шаблона" — отображаются условия выбора шаблона.
• "Параметры" — отображается основная информация: название, автор, дата создания.
• "Связанные шаблоны" — отображается связь шаблона чек-листа и правила автоматического создания чек-листа.
• "История изменений" — отображается последовательность изменения объекта.
  
  

В системе доступны следующие действия с правилом автоматического создания чек-листа: создание, редактирование, архивирование и удаление карточки правила автоматического создания чек-листа.