Правила повторяющихся заявок

Работа с правилами повторяющихся заявок доступна администратору и пользователям с правами "Менеджер процесса заявок".

Чтобы перейти к настройке правил повторяющихся заявок, в левом меню раскройте пункт "Процессы", выберите пункт "Управление заявками" и перейдите на вкладку "Настройки". В блоке "Правила повторяющихся заявок" можно посмотреть список правил и создать новое правило.

Список правил повторяющихся заявок

Список правил повторяющихся заявок отображается на вкладке "Настройки" в блоке "Правила повторяющихся заявок".

При работе со списками можно:

  • использовать инструменты сортировки и фильтрации;
  • сохранять настройки как вид списка;
  • выполнять массовые операции с элементами списка (поместить в архив, удалить);
  • посмотреть список архивных правил;
  • добавлять новые правила повторяющихся заявок.

Добавление правила

Чтобы добавить правило повторяющихся заявок, на вкладке "Настройки" в блоке "Правила повторяющихся заявок" нажмите кнопку "+Добавить", заполните поля на форме добавления и нажмите кнопку "Сохранить".

Поля формы добавления:

  • "Укажите параметры действия":

    • "Контактное лицо";
    • "Заказчик";
    • "Договор";
    • "Услуга";
    • "Тип заявки";
    • "Ответственный";
    • "Тема";
    • "Описание";
    • "Связанные активы";
    • "Шаблоны чек-листов";
  • "Добавить файл".

  • "Настройте расписание":

    • "Добавить правило":

      Поля формы добавления расписания:

      • "Повторять кажд." — укажите частоту повторения.
      • "Период" (дн., мес., нед.) — укажите период повторения.
      • "Дата следующего срабатывания" — укажите дату следующего повторения.

    • "Окончание действия" — укажите дату окончания повторения. Если заполнен, то по наступлению даты расписание выключается и повторяющаяся активность перестает работать.

    Пример настройки расписания:
    "Повторять кажд." — 1.
    "Период" — нед.
    "Дата следующего срабатывания" — 07.06.2024.
    При такой комбинации заявка будет создаваться 1 раз в неделю по пятницам, начиная с 07.06.2024.

Карточка правила повторяющейся заявки

Чтобы перейти в карточку правила повторяющейся заявки, нажмите на название правила в списке.

Информация на карточке правила повторяющейся заявки структурирована по блокам:

  • "Содержание активности" — отображается основная информация:

    • "Контактное лицо" — отображается ФИО контактного лица с возможностью перехода на карточку контактного лица.
    • "Заказчик" — отображается название отдела или компании/объекта обслуживания с возможностью перехода на карточку компании-клиента.
    • "Объект обслуживания" — отображается название объекта обслуживания с возможностью перехода на карточку объекта обслуживания. Объект обслуживания отображается в случае, если в качестве заказчика выступает внешний клиент.
    • "Договор" — отображается название договора с возможностью перехода на карточку договора.
    • "Услуга" — отображается название услуги с возможностью перехода на карточку услуги.
    • "Тип заявки" — отображается тип заявки.
    • "Ответственный" — отображается ФИО ответственного за заявку с возможностью перехода на карточку пользователя и карточку команды. Если ответственный не установлен в повторяющейся заявке, то ответственный определяется правилами автоматизации.
    • "Тема" — отображается тема повторяющейся заявки.
    • "Описание" — отображается описание правила повторяющейся заявки.
    • "Связанные активы" — отображается актив, связанный с правилом повторяющихся заявок, с возможностью перехода на карточку актива.
  • "Управление чек-листами" — отображаются шаблоны чек-листов, связанных с правилом повторяющихся заявок, с возможностью добавления новых шаблонов чек-листов или добавления связи с существующими шаблонами.
  • "Файлы" — отображаются файлы, прикрепленные к правилу повторяющейся заявки, с возможностью добавления файлов.

  • "Параметры шаблона" — отображаются параметры шаблона правила повторяющихся заявок: статус, название, дата создания, автор (с возможностью перехода на карточку пользователя).

    Статус меняется автоматически в зависимости от статусов правил в расписании. Если хотя бы одно правило включено, то статус повторяющейся активности "Включена".

  • "Расписание" — отображаются параметры расписания: дата последнего выполнения, дата следующего выполнения и дата окончания действия правила повторяющейся заявки с возможностью редактирования расписания и принудительного выполнения правила (кнопка "Выполнить сейчас").

  • блок со списком правил создания повторяющихся заявок с возможностью добавления нового правила, редактирования, удаления правил и изменения статуса правила.

  • "Созданные активности" — содержит статистику по заявкам, созданным по правилу повторяющихся заявок, с возможностью перехода на список заявок;
  • вкладка "Комментарии" содержит список комментариев к правилу.
  • вкладка "История" — отображается последовательность изменения объекта.

Если включено хотя бы одно правило создания повторяющейся заявки, то и общее правило будет включено. Если все правила повторяющихся заявок выключены, то общее правило будет выключено.

В системе доступны следующие действия с правилом повторяющихся заявок: создание, редактирование, архивирование и удаление карточки правила повторяющихся заявок.

Принудительное выполнение правила

Принудительное выполнение правила может использоваться:

  • Для проверки корректности настроек правила.
  • Для массового разового автоматизированного создания пакета типовых заявок:
    • при разовом получении от клиента задания на выполнение работ по списку объектов;
    • при сезонной инвентаризации оборудования.

Принудительное выполнение сценария не отменяет его выполнение по расписанию, проверьте дату следующего события.

Чтобы запустить принудительное выполнение правила, в карточке правила в блоке "Расписание" нажмите кнопку "Выполнить сейчас". Сценарий правила будет выполнен.

Настройка правил повторяющихся заявок для заказчиков

Настройка правил повторяющихся заявок возможна в карточке компании/объекта обслуживания и в карточке отдела.

Правила повторяющихся заявок для компании/объекта обслуживания

В карточке компании/объекта обслуживания в блоке "Правила повторяющихся заявок" отображается список правил повторяющихся заявок, созданных для данной компании/объекта обслуживания.

Работа с правилами повторяющихся заявок для компании-клиента/объекта обслуживания доступна администратору и пользователю, который обладает правами "Менеджеры клиентов"и указан как менеджер клиента для данной компании.

Правила повторяющихся заявок для отдела

В карточке отдела в блоке "Правила повторяющихся заявок" отображается список правил повторяющихся заявок, созданных для данного отдела.

Работа с правилами повторяющихся заявок для отдела доступна пользователю с правами администратора.