Проведение встречи

При назначении встречи на электронную почту участника отправляется письмо с ics-файлом в формате календаря. Если участник принимает приглашение, то данная встреча добавляется в почтовый календарь. Для онлайн встречи к ics-файлу прикрепляется ссылка на видеоконференцию.

Участникам встречи будут приходить уведомления на электронную почту:

  • при добавлении новой встречи с их участием;
  • при изменении встречи;
  • при исключении участника из встречи;
  • при отмене встречи (только для Zoom).

Напоминания о встрече будут приходить участникам: за 15 минут, в момент начала встречи и после ее завершения для заполнения итогов встречи.

Статус встречи меняется автоматически в зависимости от даты и времени встречи:

  • "Запланирована" — до наступления даты и времени встречи;
  • "Проводится" — при наступлении даты и времени встречи;
  • "Проведена" — после завершения даты и времени встречи.

Также встречу можно отменить, тогда встреча будет в статусе "Отменена".

Изменить детали встречи

Отредактировать встречу можно во всех статусах, кроме статуса "Проведена".

Чтобы изменить детали встречи, в карточке встречи в блоке "Детали встречи" нажмите кнопку "Редактировать".

На форме редактирования внесите изменения в полях и нажмите кнопку "Сохранить".

Изменить информацию об участниках встречи

Отредактировать встречу можно во всех статусах, кроме статуса "Проведена".

Чтобы изменить адреса участников встречи или описание встречи для них, в карточке встречи в блоке с информацией об участниках встречи нажмите кнопку "Редактировать".

На форме редактирования внесите изменения в полях и нажмите кнопку "Сохранить".

Поля на форме редактирования:

  • Участники;
  • Дополнительные адреса;
  • Описание.

Чтобы прикрепить файлы к описанию встречи, в карточке встречи в блоке с информацией об участниках встречи нажмите кнопку "Добавить файл".

Добавить внешних участников

Чтобы пригласить внешних участников на встречу, в карточке встречи в блоке с информацией об участниках встречи нажмите кнопку "Пригласить внешних участников".

На форме добавления внешних участников встречи внесите изменения в полях и нажмите кнопку "Сохранить".

На карточке встречи отобразится блок "Информация для внешних участников".

Изменить информацию о внешних участниках встречи

Отредактировать встречу можно во всех статусах, кроме статуса "Проведена".

Чтобы изменить адреса внешних участников встречи или описание встречи для них, в карточке встречи в блоке "Информация для внешних участников" и нажмите кнопку "Редактировать".

На форме редактирования внесите изменения в полях и нажмите кнопку "Сохранить".

Поля на форме редактирования:

  • Внешние участники;
  • Дополнительные адреса;
  • Описание.

Чтобы прикрепить файлы к описанию встречи, в карточке встречи в блоке "Информация для внешних участников" нажмите кнопку "Добавить файл".

Добавить файлы к встрече

Чтобы добавить файлы к встрече, выполните следующие действия:

  1. В карточке встречи на вкладке "Файлы" нажмите кнопку "Добавить файл".

  2. Заполните поля на форме добавления и нажмите кнопку "Сохранить".

    Поля формы добавления файла:

    • "Содержимое файла"

      • "Выбрать файл" — прикрепите необходимые файлы.

      • список прикрепленных файлов — отображается при прикреплении файла.

    • "Описание" — укажите описание к прикрепленным файлам.

Файлы, прикрепленные к встрече, будут отображаться на вкладке "Файлы" в карточке встречи.

Также на вкладке "Файлы" отображается ics-файл — приглашение на встречу в формате календаря и ссылкой на видеоконференцию, если встреча онлайн.

Фиксировать результат встречи

Результаты встречи можно фиксировать в блоке "Комментарии".

Добавление комментариев доступно администратору, организатору и участникам встречи, а также пользователям с правами "Менеджер процесса заявок", "Менеджер процесса подбора" и пользователям, которые являются ответственными в объектах.

Чтобы добавить комментарий, выполните следующие действия:

  1. В карточке встречи на вкладке "Комментарии" установите курсор в поле ввода комментария.

  2. Введите содержание комментария.

    При вводе комментария можно использовать инструменты форматирования текста, нажав иконку "Показать панель инструментов" в правом верхнем углу поля ввода.

    Для ввода комментария можно использовать стандартную форму добавления комментария, нажав "Развернуть" на панели кнопок справа.

    Поля полной формы добавления комментария:

    • "Текст" — введите содержание комментария.

      В текст можно вставить упоминание пользователя: после ввода символа @ выберите ФИО пользователя. Выбранному пользователю будет отправлено оповещение с текстом комментария. По имени пользователя из комментария можно перейти на карточку пользователя.

  3. Нажмите кнопку "Отправить".

Отменить встречу

Действие доступно только для сервиса ВКС Zoom.

Чтобы отменить встречу, в карточке встречи нажмите кнопку "Отменить", на форме изменения статуса заполните причину отмены встречи и нажмите кнопку "Сохранить".

Встреча перейдет в статус "Отменена" без возможности ее возобновления.

Удалить встречу

Удаление встречи доступно только администратору.

Чтобы удалить встречу, в карточке удаляемой встречи в блоке "Параметры" нажмите иконку  ("Удалить") и подтвердите действие. При удалении встречи будут удалены все вложенные в нее объекты без возможности восстановления.