Управляем проектами в ITSM 365

За последний год наша команда выросла, а проектов стало еще больше. Появилась необходимость более тщательно распределять нагрузку, отслеживать занятость ресурсов, статусы всех задач.

В качестве инструментов для ведения проектов мы рассматривали разные варианты софта, тестировали несколько приложений. Однако удобнее всего оказалось использовать для этих целей ITSM 365, где формируется большой пул задач для нашей команды. Чтобы видеть актуальную загрузку сотрудников, решили управлять всеми процессами в одной системе.

Я поделюсь опытом нашей команды, как мы не только взаимодействуем с клиентами, работаем с обращениями и инцидентами в ITSM 365, но и планируем различные проекты, отслеживаем их статусы и мониторим загрузку команды. 

Несмотря на то, что в 2024 году у нас появился новый продукт, который автоматизирует работу с проектами (и который мы рекомендуем нашим клиентам рассматривать в первую очередь), в этой статьей мы расскажем, как нам удалось настроить процесс управления проектами до его появления, с помощью платформы. Возможно, наш опыт будет для вас также полезен.

Планируем проекты

Помимо поддержки клиентов, мы развиваем наш продукт, выпускаем релизы, проводим исследования, пишем лучшие практики, разрабатываем учебные материалы и курсы. У каждого подобного проекта есть:

• заказчик — получатель результата проекта, который формулирует требования. Им может быть клиент, руководитель или член нашей команды;
• менеджер — ответственный за реализацию проекта в отведенные сроки. Им может быть любой член команды.

Какие задачи выполняет менеджер при планировании проекта?

1. Определяет цель, план, участников, сроки и фиксирует информацию на карточке проекта.

2. Формирует список задач, назначает ответственных, проставляет плановую дату решения и при необходимости редактирует задачи прямо в списке.

Если нужно создать одинаковую задачу для нескольких сотрудников, то на форме добавления менеджер указывает всех участников процесса, и для них автоматически создаются аналогичные задачи через модуль «Конструктор бизнес-процессов».

3. На диаграмме Ганта сверяет сроки, связывает задачи и перемещает их при необходимости. В процессе работы над проектом отслеживает статусы по задачам.

После завершения проекта менеджер формирует отчет, фиксирует важную информацию в разделе «Заметки» и обращается к ним при планировании будущих подобных проектов.

Отслеживаем статусы проектов

Для удобства каждого члена команды мы сформировали несколько списков:

• «Все проекты команды»;
• «Проекты, где я менеджер»;
• «Проекты, где я участник»;
• «Проекты, где я заказчик».

У каждого проекта есть статусы: запланирован, в процессе, отложен, завершен. Однако этой информации недостаточно для понимания, на какой стадии он сейчас находится. Поэтому еженедельно менеджер каждого проекта кратко описывает, что сделано, на вкладке «Ход проекта».

Таким образом, руководитель и все члены команды всегда в курсе, в каком статусе находятся проекты, и в любой момент могут посмотреть прогресс по каждому из них в общем списке.

Мониторим нагрузку команды

Визуализировать рабочий процесс нам помогает диаграмма Ганта. На ней видим, как ресурсы команды распределены по времени, кого нужно разгрузить, кому можно делегировать новую задачу.

Еще один полезный инструмент планирования – это канбан-доски. С их помощью мы отслеживаем дедлайны, статусы задач, мониторим нагрузку и равномерно распределяем задачи между членами команды. Подробнее в нашем ролике.

Управляем всеми процессами в ITSM 365

В ITSM 365 мы планируем проекты, решаем инциденты, обрабатываем обращения, взаимодействуем с клиентами, развиваем продукт, управляем ресурсами. Все в одной системе и всегда под рукой.

За полгода управления проектами в ITSM 365 мы отметили следующие преимущества:

• Экономия времени. Не нужно переключаться между системами и актуализировать данные в них.
• Гибкость настройки. В ITSM 365 можно доработать любую функциональность и максимально автоматизировать рутину.
• Прозрачность для участников. Все члены команды видят актуальную информацию по проектам, реагируют на перегруженность коллег и вовремя помогают друг другу.
• Наглядное отображение задач. Риск «потерять» их или просрочить выполнение минимален.
• Оптимизация расходов. Нет необходимости вносить дополнительные платежи за сторонний софт.

Настраивайте ITSM 365 под ваши требования и управляйте всеми процессами в одной системе.

Если вас заинтересовал наш опыт ведения проектов, а также если вы хотите познакомиться с нашим новым продуктом для автоматизации управления проектами, напишите нам по адресу cs@itsm365.com, и мы расскажем вам об этом подробнее.