Корпоративная система vs Excel: почему бизнес уходит от таблиц

Excel долгое время был главным средством контроля проектной деятельности, но сегодня организации все чаще переходят на корпоративные системы управления проектами (КСУП). Это происходит, так как в компаниях растет масштаб проектов и управлять ими с помощью таблиц становится практически невозможно. Какие потребности не закрывает Excel и в чем польза специализированных решений — разбираем в статье. 

Excel в управлении проектами: плюсы и минусы

Нельзя сказать, что от Excel-таблиц отказались совсем. Они по-прежнему используются в проектной деятельности, так как выигрывают в некоторых аспектах относительно других вариантов. 

• Легкость внедрения и использования — практически каждый знает базовый функционал Excel и умеет им пользоваться. 
• Гибкость и настраиваемость — пользователь может создать собственную структуру: планы задач, подобие диаграммы Ганта и финансовые отчеты.
• Бесплатный доступ — одной и той же таблицей в веб-версии может пользоваться неограниченное число сотрудников без необходимости покупать лицензии.

Excel-таблицы можно пересылать, копировать и сохранять на внешние носители. Однако такая доступность становится фактором риска для компании — может произойти утечка информации. Помимо этого, у Excel-таблиц есть еще несколько ограничений.

• Возможность потери информации — файл с таблицей можно случайно удалить без возможности восстановления.
• Риск человеческих ошибок — ручной ввод информации, копирование формул и отсутствие проверок может привести к проблемам с достоверностью данных.
• Сложность масштабирования — при увеличении числа задач и участников проекта таблицы становятся громоздкими, из-за чего работа может замедляться. 

В целом, Excel-таблицы — это удобный и функциональный инструмент для ведения проекта, если он прост в реализации. Когда бизнес растет и задачи усложняются, полезно рассмотреть другие решения.

Определение корпоративной системы управления проектами 

КСУП (от англ. Enterprise Project Management System) — это инструмент, предназначенный для планирования, контроля и согласованного ведения проектов в рамках всей организации. В отличие от Excel или простых task-менеджеров, корпоративная система управления проектами предлагает комплекс автоматизированных инструментов.  

КСУП включает три основных компонента: 

1. Базовый стандарт компании по управлению проектами — это методология, в которой подробно описываются основные проектные процессы, регламенты, шаблоны документов. Такая нормативно-регламентная база позволяет объединить всех участников проекта и построить общую систему учета. 

2. Информационная система для управления проектами (ИСУП) — это программное решение для автоматизации и поддержания этапов проекта, описанных в базовом стандарте компании: от планирования до контроля. 

3. Ответственный отдел и сотрудники — это проектный офис, куда входят все участники — от администраторов ИСУП до исполнителей проекта, которые отвечает за реализацию КСУП. Чтобы корпоративная система управления проектами работала правильно, необходимо удостовериться в компетенциях сотрудников: правильно ли они понимают проектные процессы и насколько грамотно используют методологию базового стандарта.   

Чем корпоративная система управления проектами отличается от Excel 

КСУП — это инвестиция в будущее компании, так как подобная система помогает сократить финансовые потери и контролировать результаты проектов. В отличие от Excel-таблиц, у КСУП есть следующие преимущества: 

• Централизованное хранение данных — информация о проекте собирается в едином окне с доступом для всей команды.

• Автоматическое управление проектом — при изменении даты контрольной точки система автоматически пересчитывает трудозатраты, сдвигает сроки зависимых задач и обновляет диаграмму Ганта.

• Интеграция с CRM, ERP и BI — КСУП можно объединить с нужным программным обеспечением, что создаст синергию между операционной деятельностью и взаимодействием с клиентами. 

Примером КСУП может служить продукт для управления проектами ITSM 365. Кроме типичных преимуществ систем этого класса, ITSM 365 предлагает инструменты для основных командных ролей — топ-менеджера, руководителя проекта и исполнителя.

• Исполнитель проекта видит свои задачи в формате списка или на канбан-доске, получает доступ к дедлайнам и уведомлениям, взаимодействует с другими участниками в комментариях, назначает встречи прямо из системы.
• Руководитель проекта управляет задачами и контрольными точками, отслеживает прогресс работы на диаграмме Ганта и канбан-доске, контролирует сроки, загрузку команды и статус исполнения задач. Ему доступны документы по проекту, информация о бюджете и исполнителях, а также возможность давать поручения всем участникам команды.
• Топ-менеджер получает доступ к дашбордам с ключевыми метриками: соблюдение сроков, статус проектов, выполнение KPI, отклонения по трудозатратам, продуктивность исполнителей и команд..

Таким образом, продукт для управления проектами ITSM 365 решает задачи с которыми не в силах справиться обычные Excel-таблицы.  Система охватывает все этапы реализации проекта — от постановки задач до итоговой аналитики — в удобном интерфейсе, с автоматическими уведомлениями и гибкой настройкой процессов под нужды команды.

В отличие от Excel, ITSM 365 даёт возможность:

• оперативно отслеживать статус задач и занятость исполнителей;
• формировать актуальную аналитику в несколько кликов, без ручного сбора информации;
• настраивать маршрутизацию заявок и контрольные точки;
• настраивать роли, права доступа и автоматические уведомления по задачам;
• вести контроль над рабочим процессом через визуальные инструменты — канбан-доски и диаграммы Ганта.

В результате компания получает не просто инструмент учета, а полноценную систему управления, способную расти вместе с бизнесом.

Почему крупные организации предпочитают КСУП

При росте количества проектов в компаниях, Excel и другие системы ручного администрирования превращаются в большой пласт неструктурированной информации. Версии документов теряются, формулы ломаются, а согласование изменений занимает больше времени, чем заявлено в SLA. 

КСУП дает возможность оценить затраты на проекты и понять, какие из проектов помогают достигать стратегических целей, а какие необходимо системно доработать. 

Еще один аргумент в пользу КСУП — это экономия ресурсов компании, достигаемая за счет повышения эффективности работы участников и лидеров команд.

Наконец, применение корпоративной системы управления проектами помогает запускать и вести несколько проектов одновременно, что влияет на развитие бизнеса и потенциально ведет к увеличению доходов. 

Как выбрать корпоративную систему управления проектами 

Если неправильно выбрать систему, это может привести к финансовым потерям и демотивации сотрудников. Например, слишком сложная программа вызовет много трудностей в адаптации, а слишком простая не покроет потребности проекта. Чтобы правильно выбрать КСУП, важно учитывать следующие критерии: 

• Размер компании и масштаб проектов — так, благодаря сквозной автоматизации процессов система ITSM 365 подойдет для сложных проектов с большим количеством участников, взаимосвязанных задач и контрольных точек.

• Совместимость КСУП с программным обеспечением — система должна легко интегрироваться с решениями, которые уже используются в компании: ERP, CRM, ITSM, 1С, КЭДО и др. Это обеспечивает интеграцию процессов и способствует более результативному управлению проектами. 

• Необходимые инструменты в системе — при выборе платформы нужно учитывать, позволяет ли она настраивать индивидуальные права для каждого сотрудника, видимость проектов и задач, автоматизацию процессов, систему оповещений и аналитику по проекту. 

Чтобы выбрать подходящую корпоративную систему управления проектами, можно начать с пилотного внедрения в одном из отделов. Это позволит на практике оценить плюсы от использования и соответствие потребностям компании, чтобы принять взвешенное решение о дальнейшем применении. 

Пилотное внедрение позволит снизить риски, сопровождающие переход на новую систему, и способствует более стабильной и последовательной интеграции. 

Как убедить руководство внедрить КСУП

Некоторые руководители сопротивляются внедрению корпоративной системы, так как не видят в этом ценности для бизнеса или считают КСУП слишком дорогим решением. Вот несколько советов, чтобы получить одобрение руководства для внедрения КСУП: 

1. Свяжите систему с проблемами бизнеса. Перечислите конкретные проблемы, которые способна решить система. Например, проекты срываются из-за ручного контроля в Excel, а КСУП поможет автоматизировать эту работу и снимет рутину с сотрудников. Так руководитель увидит связь между внедрением КСУП и решением реальных проблем компании. 

2. Покажите дополнительные выгоды. Например, стоимость внедрения может окупиться за 6-12 месяцев благодаря снижению ошибок и потерь данных. Обоснование бюджета поможет руководству сопоставить первоначальные затраты с долгосрочной экономией за счет сокращения издержек и повышения операционной эффективности проектов. 

3. Не настаивайте на приобретении. Предложите попробовать бесплатную демо-версию. Так руководитель сможет лично убедиться, что КСУП обеспечивает прозрачность, управляемость и результативность проектной деятельности, что напрямую влияет на рост прибыли.

4. Предложите безопасный сценарий внедрения. В начале пилотный проект — систему тестируют несколько отделов; затем масштабирование — подключаются другие подразделения; финальным этапом — полная интеграция системы. В любой момент от системы можно отказаться или скорректировать подход, если что-то не сработает. 

К выводам 

Компании делают выбор в пользу КСУП, потому что Excel не справляется с объемными проектами из-за ограниченного функционала. Незащищенность данных в Excel может стоить компании миллионы, а отсутствие автоматизации — привести к срыву проектов.  При этом инвестиции в КСУП от ITSM 365 и другие аналогичные системы окупаются за счет сокращения сроков реализации проектов и затрат ресурсов.

В системе управления проектами ITSM 365 содержатся все необходимые инструменты КСУП: канбан-доски и диаграммы Ганта, функции планирования, автоматизации, визуализации и контроля задач.  Система обеспечивает прозрачность процессов и делает управление проектами проще и надежнее. 

Оставить заявку на тестирование нашего решения можно прямо сейчас — отправьте запрос на cs@itsm365.com. Специалисты проконсультируют вас и откроют доступ к демостенду.