Облачная инвентаризация. 3 шага к учету ИТ-активов

Статья для тех, кто планирует вести базу ИТ-активов в облачном сервисе ITSM 365. В ней мы опишем один из способов инвентаризации, который может быть реализован с помощью нашей системы. Больше полезных кейсов настроек — в рубрике «Лучшие практики».

Что такое инвентаризация ИТ-активов

Регулярная инвентаризация ИТ-активов необходима для эффективного управления инфраструктурой компании. В ходе этой процедуры составляется детальный список всех компонентов ИТ-парка, учитываются их взаимосвязи и конфигурации, а также техническое состояние. Выявляются отклонения в эксплуатации активов, что помогает вовремя проводить корректирующие мероприятия.

Как правило, все это осуществляется в плановом режиме в установленные отчетные периоды. Бывают случаи и внепланового проведения инвентаризации: при открытии новых офисов компании, переезде, внедрении ПО, которое потребует расширить серверную инфраструктуру, переводе цифровых мощностей в облачную среду и т.д. В случае таких глобальных изменений бизнесу нужно понимать текущую ситуацию с ИТ-активами, чтобы оптимально распределить ресурсы.

Чем поможет инвентаризация ИТ-активов

При росте бизнеса ИТ-инфраструктура компании постоянно «перестраивается»: оборудование модернизируется, ремонтируется, списывается, утилизируется, закупается новое. Сопровождать и актуализировать изменяющуюся информацию вручную сложно и неэффективно, поэтому все чаще для этого применяются облачные решения для мониторинга и инвентаризации активов. В частности, автоматизировать процесс учета любых компонентов ИТ-инфраструктуры — от «железа», ПО, лицензий до виртуальных цифровых мощностей — поможет ITSM 365.

В результате применения облачного ПО для управления ИТ-активами технические сотрудники получат возможность:

• загружать информацию об объектах инфраструктуры, конфигурационных единицах и других компонентах в единую базу;
• формировать и печатать штрихкоды прямо из сервиса для маркировки оборудования;
• проводить автоматическую инвентаризацию по файлу с собранными данными;
• получать сведения об имеющихся в компании ИТ-активах и неучтенном оборудовании в наглядном виде.

Из каких шагов состоит инвентаризация оборудования

Всего 3  шага для быстрого старта учета ИТ-активов в ITSM 365:

1. Заносим или импортируем данные.

2. Печатаем штрихкоды.

3. Проводим инвентаризацию.

Добавление ИТ-активов

Добавить актив в ITSM 365 можно разными способами: в списке "Все активы", непосредственно в карточке ПО, в карточке оборудования, в карточке пользователя.  

Помимо описанного способа в ITSM 365 реализован  механизм универсального импорта. С его помощью в облачный сервис можно загружать данные из других внешних систем инвентаризации и учета.

Печать штрихкодов

Для печати штрихкодов не нужно использовать стороннее ПО и составлять отдельный файл с инвентарными номерами, достаточно иметь только принтер этикеток. Сформировать и отправить на печать этикетку с необходимой информацией можно прямо из карточки ИТ-актива.

Приятный бонус – универсальная настройка параметров печати для любых принтеров этикеток. Кроме штрихкода на этикетку легко добавить другие важные данные об оборудовании.

Инвентаризация оборудования

С помощью сканера штрихкодов специалист собирает информацию, получает файл в формате CSV с инвентарными номерами ИТ-активов и загружает этот файл в ITSM 365.

ITSM 365 обрабатывает файл и распределяет ИТ-активы из файла на 4 категории.

«Найдено». Это все ИТ-активы, которые нашлись в выбранном хранилище конфигурационных единиц по инвентарным номерам из файла.

«Не найдено». Все ИТ-активы, которые есть в выбранном хранилище конфигурационных единиц, но их инвентарных номеров не было в файле.

«Не отсюда». ИТ-активы, которые нашлись по инвентарным номерам из файла, но находятся в других хранилищах конфигурационных единиц.

«Нет в системе». Здесь фиксируются инвентарные номера из файла, по которым не найдены ИТ-активы в ITSM 365.

Возможности ITSM 365 не ограничиваются инвентаризацией только ИТ-активов компании. Включить в процесс учета можно любые другие объекты: офисная мебель, хозяйственные и канцтовары, расходные материалы и т.д.

Попробуйте начать инвентаризацию активов вашей компании с помощью ITSM 365. Протестируйте возможности облачного решения!

Остались вопросы? Напишите нам в техническую поддержку, и мы расскажем, как организовать учет активов в SaaS-сервисе и выполнить все настройки.